財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映公司整體業(yè)務(wù)的運(yùn)作效果，故財(cái)務(wù)部付款的功能除了可以支付款項(xiàng)以外，還可以對所涉及前端環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控，這也是會計(jì)管理職能的體現(xiàn)之一。費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)作為一些公司日常運(yùn)作中的薄弱環(huán)節(jié)，存在較大的內(nèi)控風(fēng)險，迫切需要強(qiáng)化內(nèi)控。

　　內(nèi)控是“一個過程”

　　費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)內(nèi)控不嚴(yán)，則會存在很大的隱患。如：不相容職務(wù)沒有分離，授權(quán)與執(zhí)行的錯位；ERP模塊功能造成的會計(jì)分錄割裂，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)錯誤；業(yè)務(wù)部門預(yù)算與執(zhí)行的匹配不及時，超預(yù)算得不到控制，預(yù)算制度形同虛設(shè)；費(fèi)用報(bào)銷滯后，造成會計(jì)信息的失真，不能按照權(quán)責(zé)發(fā)生制記錄業(yè)務(wù)；由于制度運(yùn)行缺陷，付款環(huán)節(jié)成為前端控制失效的集中體現(xiàn)，只能去被動消化。

　　費(fèi)用報(bào)銷付款相關(guān)的內(nèi)控可以分為與財(cái)務(wù)核算相關(guān)和經(jīng)營管理相關(guān)，是通過一系列制度流程的執(zhí)行來達(dá)到目的。內(nèi)控是一個過程，需要全員參與，但內(nèi)控僅提供合理保證，不能杜絕舞弊與錯誤，需要通過不 斷借鑒先進(jìn)企業(yè)的成熟發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、結(jié)合自身特點(diǎn)來完善與推行。

　　嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)簽等級制度

　　以級別最高的業(yè)務(wù)人員來報(bào)銷費(fèi)用是保證公司權(quán)簽等級的做法。

　　執(zhí)行與檢查的職責(zé)需要分離的原理，要求任何級別業(yè)務(wù)人員都不能權(quán)簽自己的費(fèi)用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)。

　　如果業(yè)務(wù)發(fā)生人將費(fèi)用單據(jù)轉(zhuǎn)交低級別的人員提交，而自己再權(quán)簽該業(yè)務(wù)費(fèi)用，就屬于典型的逃避權(quán)簽等級的行為。對這些隱性的違反內(nèi)部控制的行為進(jìn)行甄別，需要財(cái)務(wù)部會計(jì)在審核這些費(fèi)用時，查詢更多的費(fèi)用清單、交易明細(xì)，以判斷業(yè)務(wù)真實(shí)的發(fā)生人。有的公司化繁為簡，規(guī)定如多人發(fā)生同一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動時，必須以最高級別的人員來報(bào)銷費(fèi)用，如此才能有效保證公司的權(quán)簽等級得到遵循。

　　強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作通報(bào)機(jī)制

　　加強(qiáng)結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應(yīng)對措施則需要在明細(xì)賬之間建立業(yè)務(wù)通報(bào)機(jī)制，共享中轉(zhuǎn)科目的 使用，互相檢查。先進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的模塊，其中包括原業(yè)務(wù)處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報(bào)機(jī)制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實(shí)現(xiàn)，即將共享文件置于服務(wù)器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關(guān)鍵人的修改權(quán)限是必要的。

　　在借助IT手段降低差錯的同時，也必須及時總結(jié)常見的跨模塊業(yè)務(wù)，將其以流程文件或業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)的方式固化下來，避免發(fā)生會計(jì)人員變動時工作交接的紕漏。這些累計(jì)下來的流程與文檔，將成為公司管理訣竅的有機(jī)組成部分。

　　加強(qiáng)預(yù)算管理

　　預(yù)算額度是費(fèi)用報(bào)銷的高壓線，超過預(yù)算額度的業(yè)務(wù)活動需要特別審批。加強(qiáng)預(yù)算的管理作用，需要在費(fèi)用報(bào)銷審批環(huán)節(jié)就納入預(yù)算的管理范圍，預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過預(yù)算的業(yè)務(wù)活動將被更嚴(yán)格地審批。另外，所有的預(yù)算均需要拆分到公司或部門內(nèi)明細(xì)業(yè)務(wù)以及人員。預(yù)算的控制只有通過對明細(xì)項(xiàng)目的控制，才能達(dá)到總預(yù)算的有效執(zhí)行。

　　防止預(yù)提費(fèi)用失控濫用

　　費(fèi)用報(bào)銷滯后是客觀存在的，不能完全克服，但公司內(nèi)控人員需要從防范公司風(fēng)險的角度來建立防止預(yù)提費(fèi)用失控濫用的制度。

　　會計(jì)主體首先需要確立企業(yè)會計(jì)政策，明確預(yù)提費(fèi)用的范圍、金額限度、反沖辦法、錯誤稽核與改進(jìn)措施。比如設(shè)定單一費(fèi)用的發(fā)生額下限，超過該限額的費(fèi)用均需要預(yù)提。

　　從會計(jì)分錄來看，形成預(yù)提費(fèi)用的同時，必然形成預(yù)提負(fù)債。內(nèi)控人員可通過當(dāng)期計(jì)入的費(fèi)用發(fā)生額與反沖額對比，來判斷預(yù)提的準(zhǔn)確性。合理范圍內(nèi)的預(yù)提差異是可以容忍的誤差。但針對預(yù)提與反沖較大的項(xiàng)目，需要進(jìn)一步分析差異形成的原因，要分析是業(yè)務(wù)活動發(fā)生了波動，還是預(yù)提方法不合理。賬齡分析也是稽核預(yù)提費(fèi)用的一種常用辦法，通過對長期掛賬的預(yù)提負(fù)債的賬齡分析，可以發(fā)現(xiàn)原對應(yīng)的預(yù)提費(fèi)用是否正確。

　　實(shí)際工作中，比較有效的一種控制措施是建立預(yù)提費(fèi)用臺賬以及提高費(fèi)用入賬的及時率。另外，還要加大對超期報(bào)銷的處罰力度，從反面強(qiáng)化及時報(bào)銷入賬。