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近年來,我國企業(yè)資金管理水平有了顯著的提高,但由于各種綜合性因素的影響,企業(yè)資金管理的作用沒有得到充分發(fā)揮。
一、傳統(tǒng)集團資金管理方式存在的弊端
傳統(tǒng)集團資金管理方式大部分是集權(quán)式管理模式,高度集權(quán)式的資金管理方式本身存著在一些嚴(yán)重弊病。
(一)集團總部與各成員企業(yè)之間財務(wù)信息不能及時共享
資金管理權(quán)高度集中,財務(wù)部全權(quán)控制資金。這樣雖然可以使資金的籌集和使用得以集中,能夠從集團整體利益的角度出發(fā),進行有關(guān)項目的投資。但是,這樣往往會對資金統(tǒng)管得太死,失去了流動資金的靈活性,不利于規(guī)范財務(wù)管理,影響集團生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行和集團資源的整合。
?。ǘ┬畔⑹д?,難為科學(xué)決策提供依據(jù)
現(xiàn)代企業(yè)管理的根本是信息管理,企業(yè)必須及時掌握真實準(zhǔn)確的信息來控制物流、資金流。然而,目前我國相當(dāng)多集團公司的信息不透明、不對稱和不集中。集團公司的高層決策者難以獲取準(zhǔn)確的財務(wù)信息,從而導(dǎo)致集團無法監(jiān)控下屬單位資金流向,資金使用效率低下,資金風(fēng)險大。
?。ㄈ┍O(jiān)控不力,缺乏事前、事中的嚴(yán)格監(jiān)督
目前,母公司對子公司、公司管理層對各資金運動環(huán)節(jié)普遍存在著監(jiān)控不力、內(nèi)部人控制的現(xiàn)象。
?。ㄋ模┵Y金散亂,使用效率低下
目前,集團公司內(nèi)部資金分散的現(xiàn)實已成為現(xiàn)階段企業(yè)財務(wù)資金管理中最突出的問題。一是子公司多頭開戶的現(xiàn)象比較普遍;二是投資決策隨意性大;三是資金沉淀嚴(yán)重,欠款居高不下,流動資金占用有增無減,企業(yè)信用和盈利能力下降。
二、數(shù)據(jù)集中管理模式概述
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某軟件公司推出了M5資金協(xié)同管理軟件,通過多公司一個賬套集中管理模式,為集團建立統(tǒng)一的資金管理平臺,集團下屬公司通過平臺,把本公司的資金收付信息實時登記到系統(tǒng)中,集團通過平臺對下屬公司的收付款過程進行在線控制,既增強了收付款的安全,又提高了資金收付工作的效率,使出納、資金會計、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能實時獲得整個集團資金變動情況。
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1.收款管理
收款管理主要是處理企業(yè)所有的對外收款的業(yè)務(wù)。包括銀行收款和現(xiàn)金收款兩類。
?。?)收款編制:包括直接收款錄入、現(xiàn)銷業(yè)務(wù)收款及從網(wǎng)上銀行導(dǎo)入三種方式;錄入收款單時,若結(jié)算人有相應(yīng)的應(yīng)收記錄,可選擇按往來單據(jù)金額進行收款,系統(tǒng)自動建立核銷關(guān)系,收款確認(rèn)后可自動核銷;現(xiàn)銷收款為在銷售單上直接收款,生成收款單,并核銷相應(yīng)往來;網(wǎng)銀收款明細導(dǎo)入:通過下載網(wǎng)上銀行收付明細記錄,從收款信息直接導(dǎo)入生成系統(tǒng)內(nèi)銀行收款單。
?。?)收款確認(rèn)、登賬:出納根據(jù)收款底單或現(xiàn)金核對系統(tǒng)收款金額,并進行“收款確認(rèn)”。確認(rèn)后該筆收款自動登賬、自動產(chǎn)生相應(yīng)往來收款記錄,并可在往來系統(tǒng)進行核銷。
2.付款管理
付款管理主要處理企業(yè)所有的對外付款的業(yè)務(wù)。有現(xiàn)金付款和銀行付款兩種形式。
?。?)付款分類管理:付款分為預(yù)付款、應(yīng)付往來單位款、應(yīng)付內(nèi)部公司款、應(yīng)付員工往來款等四類??稍O(shè)定不同崗位負(fù)責(zé)不同的付款申請、審批。細化付款管理監(jiān)控、降低支付風(fēng)險。
(2)付款過程的管理:付款過程包括付款單編制、付款審批、支付票據(jù)打印、網(wǎng)上銀行支付提交、登賬、核銷等工作的全程管理,所有工作均在線完成。
3.轉(zhuǎn)戶管理
資金轉(zhuǎn)戶包括轉(zhuǎn)戶申請、付款(轉(zhuǎn)出)確認(rèn)、收款(轉(zhuǎn)出)確認(rèn)、登賬等過程,系統(tǒng)可在線記錄每個過程的執(zhí)行信息,未確認(rèn)的為在途資金,保證轉(zhuǎn)戶資金安全。
4.網(wǎng)上銀行對接功能
網(wǎng)上銀行接口功能可實現(xiàn)資金系統(tǒng)數(shù)據(jù)與網(wǎng)上銀行數(shù)據(jù)的對接。
?。?)從資金系統(tǒng)到網(wǎng)銀:通過“生成銀行支付文件”功能,可以批量處理需要通過銀行支付的付款單生成網(wǎng)上銀行接受的支付文件,并直接通過網(wǎng)銀進行支付。
(2)從網(wǎng)上銀行下載數(shù)據(jù)導(dǎo)入資金系統(tǒng):通過“下載銀行收付記錄”功能,可以隨時從網(wǎng)上銀行下載銀行收付名細,在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以查看與銀行同步的數(shù)據(jù),包括賬戶余額,并且可以將收款記錄直接生成銀行收款單。
?。?)銀行對賬:可以動態(tài)、實時進行資金數(shù)據(jù)與銀行數(shù)據(jù)進行核對,生成銀行未達賬。
5.資金統(tǒng)計報表
只要數(shù)據(jù)一錄入,即可實時查到整個集團各公司的資金統(tǒng)計表。包括資金日記賬、余額表、資金變動趨勢表等。
?。?)資金日記賬:可以按賬戶等條件查詢各資金賬戶的發(fā)生額及結(jié)余情況。
?。?)賬戶余額表:可以按年月、公司、賬戶對各資金賬戶的發(fā)生額及結(jié)余情況進行分類匯總。以下為多個公司的賬戶余額表,可逐級展開到明細數(shù)據(jù)。
?。?)整個集團資金余額變動趨勢:可任選多個公司查看其總余額的變動趨勢。
6.過程控制
資金賬戶的控制權(quán)落實到個人,便于多賬戶的管理;將外部單位的賬戶的修改經(jīng)過記錄到修改日志中,使賬戶的安全性得到控制;對付款單的打印次數(shù)進行控制,保證付款單的唯一性,提高有效支付的安全程度;可按應(yīng)付款生成付款單;付關(guān)聯(lián)公司款項時,系統(tǒng)自動生成對應(yīng)公司的收款單,保證付款的關(guān)聯(lián)性;資金單據(jù)自動生成會計憑證,保證資金系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的一致性;可依據(jù)網(wǎng)上銀行的收款記錄生成銀行收款單,及時反映銀行賬戶的到款情況。
三、應(yīng)用效果
(一)實現(xiàn)集團資金集中管理
按多公司一個賬套的模式,把所有公司的資金賬戶進行統(tǒng)一管理,在現(xiàn)有賬戶結(jié)構(gòu)基本不變的情況下,集團總部可實時掌握所有公司的資金收付情況,實現(xiàn)集中支付、集中審計、集中劃撥等
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消除了手工填寫付款單,付款記錄在申請支付時即已進入系統(tǒng):付款審批可使用在打印的付款單上手工審批或通過網(wǎng)絡(luò)在線審批;收款實時登記與確認(rèn),保證資金信息的及時性與準(zhǔn)確性;所有賬戶納入統(tǒng)一管理,加強了現(xiàn)金賬戶的管理。
?。ㄈ┨岣叱黾{工作效率
出納的全部資金收付工作能在系統(tǒng)上完成,消除了手工填單和手工登賬,極大地提高了出納工作效率,減少差錯。
?。ㄋ模崟r監(jiān)控、實時查詢、統(tǒng)計分析
只要錄入了收、付款單,即可實時掌握各個賬戶的資金變動和結(jié)余狀況,便于進行資金調(diào)度和資金管理。管理人員可以在線查詢收付款情況,完成各類收/付統(tǒng)計。同時還提供了員工收款在線查詢。
?。ㄎ澹┚W(wǎng)上銀行
付款記錄可直接傳送到網(wǎng)上銀行進行支付,消除一次重復(fù)錄入、減少差錯,提高網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的操作效率和安全性;下載銀行收付明細、并查詢銀行收付明細和生成銀行收款單。通過及時導(dǎo)入銀行數(shù)據(jù),保持與銀行數(shù)據(jù)的同步; 自動生成銀行未達賬記錄,使得每月的銀行對賬工作變得簡單和輕松。
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