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管理工作中的“七種浪費”

來源: 讀者上傳 編輯: 2010/01/08 11:46:41  字體:

  豐田生產(chǎn)方式中所歸納的“七種”浪費,主要發(fā)生在生產(chǎn)現(xiàn)場,但是產(chǎn)生這些浪費的深層次的原因是什么?如果僅僅關注現(xiàn)場存在的問題,而不解決被現(xiàn)象所掩蓋的本質問題,無疑是舍本逐末,即使表面上轟轟烈烈,但實際效果也很有限。為了能使經(jīng)營管理革新活動深入有效地開展下去,我們首次提出管理工作中的七種浪費這個概念,來引導大家共同參與這項工作。

  七種浪費之一:等待的浪費

  管理工作中的等待浪費主要有以下幾種情況:

  等待上級的指示。上級不安排工作就坐等,上級不指示就不執(zhí)行,上級不詢問就不匯報,上級不檢查就拖著辦。算盤珠子不撥不動,缺乏主動精神。你多干事多吃虧,出了問題怎么辦?聽從指示沒有錯,再大責任可分擔。很多工作的完成,是在幾次檢查、催辦下完成的,造成極大的浪費。

  等待外部的回復。我已與你聯(lián)系過了,靜待回音,什么時候回復不是我能決定的,延誤工作的責任應該由對方負責,我只能等。等待其它部門或其他人的聯(lián)系。你不找我去協(xié)助,我就可以躲避,總有原因可以找,就說情況不清楚。對其它相關工作不關心,沒興趣,多一事不如少一事,等就等吧,沒啥了不起。

  等待下級的匯報。任務雖已布置,但是沒有檢查,沒有監(jiān)督。不主動去深入實際調查研究,掌握第一手資料,只是被動地聽下級的匯報,沒有核實,然后作決定或向上級匯報,瞞天過海沒有可信度,出了問題,責任往下級身上一推。

  等待生產(chǎn)現(xiàn)場的聯(lián)系。較嚴重的等待是生產(chǎn)現(xiàn)場對于技術、品質、資材等部門服務、指導、指示、供應的等待,“三現(xiàn)主義”的缺乏是等待中的最致命原因之一,嚴重影響生產(chǎn)現(xiàn)場工作的及時解決。

  上述情況,在工作中是大量存在的,這種缺乏工作責任心、主動性和工作積極性,滿足現(xiàn)狀、消極怠工的情況引發(fā)的浪費所造成的危害更大,危害企業(yè)的正常運行。

  七種浪費之二:協(xié)調不利的浪費

  管理中相互配合、協(xié)調不利,造成工作停滯浪費主要有下述幾種情況:

  工作進程的協(xié)調不利。某項工作在兩個部門間協(xié)調不利、交接不清,工作進度受到影響,相互之間都不主動聯(lián)系。某些工作應哪個部門負責沒有明確界定,處于部門間的斷層,工作缺乏協(xié)作精神和交流意識,都在觀望停滯,認為應該別的部門負責,結果工作沒人管了,原來的小問題被拖成了大問題。

  領導指示的貫徹協(xié)調不利。對公司領導的工作指示和部長會議及相關會議布置的工作沒有傳達、內部沒有有效的協(xié)調組織落實,致使公司的要求在本部門停滯,沒有得到有效地貫徹,形成工作盲區(qū)。

  信息傳遞的協(xié)調不利。信息在相關部門、相關人員手中停滯,使應該得到這些信息的相關部門掌握不到,難以有效地開展工作,不能準確及時決策,造成較大的浪費。信息不能匯總、分類,停滯在分散之中;信息沒有對其充分的分析、核實和利用,發(fā)揮效應,停滯在原始狀態(tài)之中;信息不準確,造成生產(chǎn)盲目、資材供應混亂、計劃的頻繁調整、沒有效益的加班、庫存的增加。

  ERP業(yè)務流程的協(xié)調不利。部門間協(xié)調不利,相互制約、不溝通、各自為政、部門利益第一,形成獨立的部門割裂,促成協(xié)調的障礙,沒有或不能及時維護系統(tǒng),使業(yè)務流程不能順利流轉,造成后續(xù)流程的停滯,原有職責的不適應性不是橫向流轉而是折向運行,造成流程的缺項停滯。

  協(xié)調不利是管理工作中最大的浪費之一,它使組織不能形成凝聚力,缺乏團隊意識、協(xié)調精神,導致工作效率的低下。

  七種浪費之三:閑置的浪費

  我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構重疊,職能重疊,形成人浮于事,使生產(chǎn)要素不能有效的利用,發(fā)揮最大的作用,造成閑置的浪費。

  固定資產(chǎn)的閑置。過于樂觀地估計了市場形勢和低估了生產(chǎn)潛力,熱衷于擴大規(guī)模,非常容易導致固定資產(chǎn)的閑置,從而出現(xiàn)廠房、生產(chǎn)設備等開工不足的浪費,導致成本升高,利潤降低,競爭力下降。

  職能的閑置或重疊。公司在進行組織設計時為某些部門設置了一些職能,但在實際工作中,該職能卻沒有發(fā)揮作用,造成了部門職能的閑置,而且對公司的相關工作造成影響。兩個部門承擔類似的工作,好像是誰都負責,其實是誰也不負責。錯時互相推諉,易導致工作中互相制肘。本來兩個部門間的事,人為再找一個部門來協(xié)調共擔責任,工作復雜化。

  工作程序復雜化形成的閑置。在某些情況下,對于某些不十分重要的任務,上級其實只承擔簽字的職能,但如果無上級的簽字或認可,則業(yè)務就無法進行,會出現(xiàn)等待和停滯等浪費。原來比較簡單的事,一些部門非要寫個報告,填個報表,由于報表內容太多,即使保存后再想使用也找不到,那么就再提供一份吧。一個有效的管理者在某種程度上是一個規(guī)范化的高手,把復雜工作標準化,規(guī)范化、簡單化,從而使普通人可以承擔原來完成不了的工作,起到較大的作用。

  人員的閑置。人多好辦事,都強調本部門工作的重要性,增加人員,三個人干兩個的人工作,為了避免上級“人浮于事”的批評,以重疊的交替安排工作造成工作量不滿,勞動紀律渙散。

  信息的閑置。在當今競爭日益激烈的情況下,公司內外充斥著大量的信息,從中汲取有用的信息,并且經(jīng)過匯總、分析等處理,進行放大輸出,但在信息閑置方面的浪費是極其驚人的,需要從根本上進行變革,從信息的有目的搜集開始,經(jīng)匯總、分析、存檔、再輸出的全過程中,找出不準確、不及時等浪費,并進行根除。

  扁平化管理、業(yè)務流程再造、ERP的事實,是工作流程化、規(guī)范化、職責化的有效措施,可以從流程中職責到位杜絕閑置的浪費。

  七種浪費之四:無序的浪費

  “無以規(guī)矩,不能成方圓”,這句古語說明了秩序的重要性。

  缺乏明確的規(guī)章、制度、流程,工作中容易產(chǎn)生混亂,這是人所周知的。但是如果有令不行、有章不循,按個人的意愿行事造成的無序浪費,更是非常糟糕的事。

  職責不清造成的無序。由于制度、管理等方面的原因,造成某項工作好像兩個部門都管,卻糾纏不休,整天扯皮,使原來的有序反而變成無序,造成極大得浪費。某個部門某個人,當看到某項工作比較緊急,如果不做就會影響到公司利益時,挺身而出,進行了補位。這時就出現(xiàn)了一種怪現(xiàn)象:那么,今后這項工作就由你們來做吧,責任部門反而放任不管了,這也是一種無序。

  業(yè)務能力低下造成的無序。素質低下、能力不能滿足工作需要都造成工作的無序。應該承擔某項工作的部門和人員,以不會干等為理由,堂而皇之地拒絕承擔該項工作,更是一種無序的浪費。當出現(xiàn)部門和人員變更時,工作交接不力、協(xié)作不到位,原來形成的工作流程經(jīng)常被推翻,人為增加從無序恢復到有序的時間。

  有章不循造成的無序。隨心所欲,把公司的規(guī)章制度當成他人的守則,沒有自律、不以身作則,威信下降,不按制度進行管理考核造成無章無序的管理,影響員工的積極性和創(chuàng)造性,相互攀比,影響部門的整體工作效率和質量。

  業(yè)務流程的無序。直線職能制的縱向部門設置對橫向部門的業(yè)務流程嚴重割裂,各部門大多考慮某項工作在本部門能否得到認真貫徹,而很少考慮如何協(xié)助相關部門順利實施。通常考慮以本部門為中心,而較少以工作為中心,不是部門支持流程,而是要求流程圍繞部門轉,從而導致流程的混亂,工作無法順利完成,需要反復協(xié)調,加大管理成本。

  在這種的無序狀態(tài)中,如何通過有效的方法,使無序變?yōu)橄鄬τ行?,從而整合資源,發(fā)揮出最大的效率,這是中高層管理者應該注意和重點考慮的問題之一。

  七種浪費之五:失職的浪費

  失職的浪費是管理中的最大浪費,責任心不強的表現(xiàn)形式之一是應付。顧名思義,應付就是工作雖然干了,但是不主動、不認真,敷衍搪塞了事,不是追求最好的結果,從而缺乏實際效果,這種浪費在工作中是經(jīng)常見到的。

  在體系管理中,許多應該日常進行的工作基本上沒有認真去做,不重視日常規(guī)范管理,缺乏基礎工作,審核前突擊進行表面工作,來應付審核,則實際效果就可想而知了。

  在公司布置的工作,沒有按計劃要求去完成,做一些表面文章,去應付公司的檢查。如果再加上承擔檢查工作的人員也進行應付,或者礙于情面不予指出,就會形成空對空。

  在涉及系統(tǒng)性和流程性工作時,某些環(huán)節(jié)特別是前段如果不認真,則將對后續(xù)工作產(chǎn)生較大的影響,例如交貨期確認不準確、不及時,就會導致生產(chǎn)制造系統(tǒng)出現(xiàn)多種浪費。

  在工作中沒有計劃,沒有自查,做事只做前面,隨著時間的推移,后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主動,讓做什么事,只是應付了事,而不是自己嚴格要求要做得更好。應做的事,不會做,說一聲不會做就不用再做了,不會也不學,不認為站在這個崗位上不會做應當做的事是一種恥辱,更有甚者,告訴如何去做都不做。這些失職都對工作產(chǎn)生極大的危害。昨天的事今天沒有結果,明天做什么也不知道。

  失職的浪費主要是責任心不強、素質低下和工作質量差等失誤造成的,但管理考核及職責的不明確使其沒有受到制約和監(jiān)督。

  七種浪費之六:低效的浪費

  低效的含義包括:

  工作的低效率或者無效率。相對于管理工作的高效率而言,低效率造成的隱性浪費是非常大的;原來只要一個人承擔的工作,需要兩個以上人員來完成;應該按計劃完成的任務反復拖期。

  錯誤的工作,是一種負效率。沒有一次把事情做好就是最大的浪費,應該正確完成的工作被做錯,會出現(xiàn)返工、重做、糾正等浪費,甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作,則損失更大。更可怕的是,這種錯誤在某種程度上是被允許的,會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住,從而反復發(fā)生,造成類似的浪費。

  我們允許的是創(chuàng)造性的失誤,而不允許反復發(fā)生低級的錯誤。

  低效率是由什么原因造成的呢?

  管理人員的低素質導致工作的低效率。學習能力的不足、危機意識的淡化,造成許多人員的素質滿足不了工作的需求。在每個組織中,人員的素質肯定是參差不齊的,抱怨是沒有用的,更不能把責任推到普通員工的身上,只有低素質的管理者,而沒有絕對低素質的員工。高素質的管理者能夠通過培訓指導,人盡其才,用人所長,有效地帶領員工完成任務。一頭獅子帶一群羊和一頭羊帶一群獅子是完全不一樣的。

  方法不當也是低效率的原因之一。人員安排不得當,會導致低效率。計劃安排不合理,工作難以按期完成。順序安排有問題,會造成主次不分,重點工作無人做。

  固步自封的僵化思想是低效率的溫床。過去的成功經(jīng)驗、過去行之有效的方法,會使某些“成功”人是沾沾自喜,沉湎于過去的輝煌之中,從而不思進取,不繼續(xù)提高自己,使用原有的一套來面對千變萬化的內部和外部環(huán)境,不僅導致了低效率,甚至會拖累整個組織的前進腳步,成為整個組織前進的絆腳石。

  七種浪費之七:管理成本的浪費

  管理成本是企業(yè)成本構成的一項重要組成部分,而我們現(xiàn)在談的是一個廣義的概念,是指各職能管理部門在組織、管理生產(chǎn)、品質、財務、營銷等過程中的各種費用成本。管理必須依“理”行事,“理”在企業(yè)管理中具體指“目標、指標、計劃”,通過確立計劃、執(zhí)行計劃、考核計劃、改善計劃,可以最直觀地涉及有形成本概念和浪費現(xiàn)象。

  計劃編制無依據(jù)。公司沒有下達指標,部門無法編制自身的工作目標。公司的目標、指標下達后卻不知道怎么分解。部門領導沒有告訴做什么工作,不知編制計劃。計劃不如變化快,無法序時地編制計劃。綜合部門不催不報計劃或忘記申報計劃,沒有日常工作的積累和統(tǒng)計基礎,沒有定額標準無法編制計劃等。沒有計劃工作概念,沒有長遠工作規(guī)劃,工作隨想隨做,為完成綜合計劃部門的要求臨時“拍腦子”,上報的計劃缺乏可執(zhí)行性、漏洞百出,需要計劃綜合部門另外花費大量的時間和人力去分析和查找錯誤,重新修改和調整,造成極大的浪費。

  計劃執(zhí)行不嚴肅。有計劃但領導沒有給我,我不知道計劃的內容所以無法執(zhí)行。計劃變化過快使計劃無法執(zhí)行。領導臨時交代或安排的工作所以沒有計劃。計劃工作由于前道環(huán)節(jié)工作沒有完成致使計劃無法完成。計劃由于各種原因被迫頻繁調整。公司制訂的目標、指標由于執(zhí)行有困難而不予落實執(zhí)行,按照自己想象的內容去執(zhí)行。計劃編制后根本不看,至于計劃的內容是什么都不知道。如:降成本的計劃、降成本的項目計劃不嚴格執(zhí)行,束之高閣。

  計劃查核不認真。計劃考核反正由公司的統(tǒng)一部門進行,日常我就不用再進行比照了。計劃出現(xiàn)了偏差,理由要么是計劃報大了,要么是計劃漏報了,而沒有從問題的現(xiàn)象出發(fā),認真分析形成的原因,以及下一步的糾正措施。

  計劃處置完善不到位。計劃執(zhí)行情況由于沒有認真地分析,自然無法了解和掌握計劃地進度和完成情況、存在問題。即便通過別的部門發(fā)現(xiàn)了問題,也不現(xiàn)檢討反省、客觀地分析存在差異地原因,進而找出改善措施,而是一味強調理由,推卸責任。計劃問題發(fā)現(xiàn)后,措施也編制了,但在下期的計劃中又沒有體現(xiàn)或糾正,致使問題長此以往地存在。

  費用投入與收入(收益)不配比?;ㄍ瑯拥腻X其收益是一樣的嗎?花100元是否受到了10000元的收入或利益。由于自身責任心不強或管理失誤造成的隱性損失浪費計算過嗎?用錢后的目的達到了嗎?達到了多少?大家是否都仔細計算過、分析過?

  綜上所述,管理工作中的七種浪費要比豐田生產(chǎn)方式所指出的生產(chǎn)現(xiàn)場中的七種浪費嚴重的多,但是解決起來也困難得多。因為生產(chǎn)現(xiàn)場中的浪費大多數(shù)可以量化,然而管理工作大多為軟性指標,具有較大的彈性,要想進行量化和細化相對較困難。而且大家大多司空見慣,多一事不如少一事,即使上級要求,也是緊一陣后松一陣,形成反復,而如果不能對管理工作中的浪費形成共識,齊抓共管,是很難持續(xù)有效地長期開展下去的,因此,對經(jīng)營管理革新活動的艱巨性和長期性必須要有清醒的認識,要有打持久戰(zhàn)的心理準備。但是,管理工作中的浪費一旦在某種程度上被消除,則可能會出現(xiàn)幾何級數(shù)的放大效應,因此,我們要鼓足勇氣,從消除點滴的管理做起,向著經(jīng)營管理革新的目標一步一步地堅定不移地走下去。

責任編輯:zoe
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