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在項(xiàng)目采購管理中成本降低的幾點(diǎn)認(rèn)識

來源: 劉怡 編輯: 2009/09/29 15:41:52  字體:

  項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下,為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。

  現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個(gè)知識領(lǐng)域,包括:項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理以及項(xiàng)目采購管理

  本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購管理領(lǐng)域,并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā),探討在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出,并提高項(xiàng)目資金的使用效率。

  項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外,還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源,離開了這些物質(zhì)資源,再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù),在市場經(jīng)濟(jì)條件下,這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù),就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的,如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金?如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用?是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。

  梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到:“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價(jià)格和最具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購成本,從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。

  1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本

  制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面,同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。

  制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測,是對整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制,確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束,能提高項(xiàng)目資金的使用效率,優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量,從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。

  2、供應(yīng)商的選擇

  供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分,項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。

  第一,選擇供應(yīng)商的數(shù)量。

  供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題,實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說,單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購成本。因而,在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源,尋求多家供應(yīng),同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足,以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策,降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量,又能有力的控制采購支出。一般來說,供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3-4家為宜。

  第二,選擇供應(yīng)商的方式。

  選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為,在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購成本。

  3、采購環(huán)境的利用

  項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。

  充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如,結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等,了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價(jià)格及供求信息,所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制,以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的,良好的市場信息機(jī)制包括:

 ?。?)建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫,以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商,以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。

 ?。?)建立同一類貨物的價(jià)格目錄,以便采購者能進(jìn)行比較和選擇,充分利用競爭的辦法來獲得價(jià)格上的利益。

 ?。?)對市場情況進(jìn)行分析和研究,作出市場變化的預(yù)測,使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí),能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。

  只有建立了良好的市場信息機(jī)制,才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”,并對采購環(huán)境有充分的了解和把握,這使得采購者能處于供需雙方的有力地位,獲得價(jià)格上的優(yōu)勢,不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù),也能取得成本上的利益。否則,如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉,會(huì)造成采購工作的延誤,采購預(yù)算的超支,失去成本控制的優(yōu)勢。因此,在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境,建立良好的市場信息機(jī)制,同樣是有效降低采購成本的途徑之一。

  4、供應(yīng)商的管理

  基于長期的降低采購成本的理念出發(fā),我們認(rèn)為,在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想,也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢,對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意:

  第一,與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

  對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商,應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,建立一種雙贏的合作關(guān)系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢,也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立,能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。

  第二,供應(yīng)商行為的績效管理

  在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理,以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng),對供應(yīng)商進(jìn)行評級,建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等,并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作:增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等,對供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨,從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。

  5、全流程成本概念,控制總成本

  在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時(shí),應(yīng)該確立采購全流程成本的概念,我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品固然是成本的降低,但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。

  同時(shí),降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本,還要考慮相關(guān)方面的利益,成本就像在U形管中的水銀,壓縮這邊的成本,那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng),這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤之中的。所以,需要建立這種全流程成本的概念,來達(dá)到對整個(gè)項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低,還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效,從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣,我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。

 

責(zé)任編輯:文會(huì)計(jì)

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