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備考信息
原始憑證要用藍(lán)色或黑色筆書寫,字跡清楚、規(guī)范,填寫支票必須使用碳素筆,屬于需要套寫的憑證,必須一次套寫清楚,合計的小寫金額前應(yīng)加注幣值符號,如“¥”、“$”等。
無論是外來原始憑證,還是自制原始憑證,都必須在每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成時直接取得或填制有關(guān)的原始憑證。這是填制和復(fù)核會計憑證的最基本、最一般的原則要求。原始憑證的填制必須做到真實可靠、手續(xù)完備,內(nèi)容完整、書寫清楚,連續(xù)編號、及時填制。具體講應(yīng)注意以下問題:
1.從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章(一般蓋財務(wù)專用公章),沒有公章的原始憑證不能作為報賬的依據(jù)。有些特殊的原始憑證,出于習(xí)慣和使用單位認(rèn)為不易偽造,可不加蓋公章。
2.從個人處取得的原始憑證應(yīng)有填制人員的簽名或蓋章。
3.自制原始憑證同樣具有法律效力,雖不一定加蓋公章,但一定要有完整的簽審手續(xù)。經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、審核人、簽領(lǐng)人一定要簽名或蓋章;經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人所指定的人員的簽名或蓋章也視為有效。
4.對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的公章,一般用財務(wù)專用章。不蓋公章的原始憑證是無效憑證。
5.購買實物的原始憑證,必須有實物驗收說明;支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
6.一式幾聯(lián)的原始憑證,必須用雙面復(fù)寫紙復(fù)寫,并連續(xù)編號。因填寫錯誤或其他原因而作廢,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,整份保存,不得缺聯(lián)。復(fù)印的原始憑證不能作為記賬憑證的依據(jù)。
7.已經(jīng)銷售的物品被退回,實物要驗收入庫或另作處理。退還款時,要先填制退貨發(fā)票。用現(xiàn)金退款時,要取得對方的收款收據(jù);以銀行存款退還的。以銀行結(jié)算憑證記賬聯(lián)作為證明,不得以退貨發(fā)票代替對方的收據(jù)。
8.職工因公借款,應(yīng)填寫正式借據(jù)作為記賬憑證的附件。
9.經(jīng)過行政機關(guān)批準(zhǔn)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),批文是不可缺少的原始憑證。年終,如果需要將批文抽出另行保管時,應(yīng)當(dāng)復(fù)印一份作為附件替換正式批文。
10.對重要空白原始憑證,應(yīng)指定專人保管,領(lǐng)用時應(yīng)填寫領(lǐng)用單,注明用途、領(lǐng)用單位、領(lǐng)取人以及空白原始憑證的起訖號碼。用完后,要以存根銷號。
11.購買??厣唐?,除了銀行轉(zhuǎn)賬或匯款憑證、銷貨方開出的發(fā)貨票、本單位的購物入庫或使用證明外,還必須附有社會集團購買力專控辦公室簽辦的批準(zhǔn)購買文件。
12.發(fā)生頻率極高、性質(zhì)、內(nèi)容相同,只是每張憑證反映金額不同的原始憑證,在編制記賬憑證之前,可按制度規(guī)定編制原始憑證匯總表。
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