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預(yù)付款項(xiàng)包括預(yù)付貨款和預(yù)付工程款等。預(yù)付賬款與應(yīng)收賬款都屬于公司的債權(quán),但兩者產(chǎn)生的原因不同,應(yīng)收賬款是公司應(yīng)收的銷貨款,通常是用貨幣清償?shù)?,而預(yù)付賬款是預(yù)付給供貨單位的購貨款或預(yù)付給施工單位的工程價(jià)款和材料款,通常是用商品、勞務(wù)或完工工程來清償?shù)摹R虼?,二者?yīng)當(dāng)分別設(shè)置科目。
公司對(duì)供貨方客戶或工程承包方預(yù)付賬款時(shí),應(yīng)借記“預(yù)付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目。以后收到預(yù)購的材料、商品或完工工程時(shí),借記“材料采購”、“固定資產(chǎn)”等科目,貸記“預(yù)付賬款”科目。補(bǔ)付的貨款,借記“預(yù)付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目;退回多付的貨款,作方向相反的分錄。
當(dāng)然,預(yù)付貨款情況不多的公司,也可以將預(yù)付的貨款直接記入“應(yīng)付賬款”借方。預(yù)付貨款時(shí),借記“應(yīng)付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目,收到貨品再轉(zhuǎn)銷。
通過“應(yīng)付賬款”科目登記預(yù)付貨款業(yè)務(wù),會(huì)使應(yīng)付賬款的某些明細(xì)科目出現(xiàn)借方余額,在期末編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí),“應(yīng)付賬款”所屬明細(xì)賬戶科目借方余額的,代表公司的債權(quán),應(yīng)將這部分借方余額在資產(chǎn)負(fù)債表的資產(chǎn)方列示,而不能和“應(yīng)付賬款”所屬明細(xì)賬戶科目貸方余額 (公司的債務(wù))抵銷,除非根據(jù)法律規(guī)定是無條件的抵銷。
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