基于財務(wù)控制的公司管理 專題
編者按：
本土職業(yè)經(jīng)理人經(jīng)常疑惑于為什么外資企業(yè)的決策過程和結(jié)果比較科學(xué)、高效，其實很簡單，科學(xué)的管理體系來自于系統(tǒng)本身和信息的來源。一般來講，外資企業(yè)采取三套綜合管理系統(tǒng)：
1.總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的公司階段性年度計劃管理：生產(chǎn)、管理成本的控制——銷售推廣的實施——市場促銷的引導(dǎo)；
2. 財務(wù)職能領(lǐng)導(dǎo)的生產(chǎn)資源管理系統(tǒng)：負責(zé)從原材料的采購——生產(chǎn)——成品——倉儲——銷往市場的整個過程；
3. 銷售職能領(lǐng)導(dǎo)的客戶網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)：包括產(chǎn)品銷出后經(jīng)銷商的進銷存消費終端（零售商）的進銷存——各區(qū)域市場、品牌的銷售、庫存和份額占有狀況。
從上述三個不同的系統(tǒng)中可以看到：
1. 公司從各基層測算后經(jīng)上下級協(xié)調(diào)得到統(tǒng)一數(shù)據(jù)；
2. 從各職能、各項費用實際發(fā)生中歸類形成實際記賬報告；
3. 從各地市場、經(jīng)銷商和終端（零售商）處收集銷售、市場數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)綜合起來規(guī)模龐大、時效性很強、操作過程復(fù)雜。
簡言之，一套科學(xué)的決策體系是基于全面、可靠的數(shù)據(jù)信息來源和客觀、系統(tǒng)的分析的。而在這個復(fù)雜的決策系統(tǒng)當(dāng)中，財務(wù)部門“天然地”處于控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的最佳位置。
曾在聯(lián)邦快遞任職23年之久的現(xiàn)任美國CNL控股公司首席財務(wù)官特雷西·G·施密特在回顧自己的職業(yè)生涯時說，首席財務(wù)官的角色就是充當(dāng)戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)之間的橋梁。經(jīng)濟的變動周期正在縮短，變動幅度也越來越劇烈，這就要求財務(wù)管理和資源配置更加靈活和敏感。
首席財務(wù)官在溝通戰(zhàn)略和執(zhí)行方面取得巨大成功的方法之一是創(chuàng)建強大的控制體系，以確保一切暢通無阻。找出如何評估各個層面的成功運作的方法，然后對執(zhí)行情況進行監(jiān)控是成功執(zhí)行的兩個中心因素。
此外，技術(shù)在成功的實施過程中也扮演著重要的角色。它提供持續(xù)的反饋渠道，告訴我們正在發(fā)生的什么事情是我們所期望的，這在把握趨勢及發(fā)現(xiàn)潛在問題方面極有幫助。然而，技術(shù)是一把雙刃劍。如何駕馭這個工具并不是一件容易的事。近年來，財務(wù)軟件的應(yīng)用是大勢所趨。但是，如果使用者的思路和腦子沒有及時跟上，期待著技術(shù)工具解決所有的問題是不現(xiàn)實的。因為軟件中是包含著許許多多的先進的管理理念、內(nèi)控機制的。
最后，如果首席財務(wù)官沒有足夠的領(lǐng)袖魅力和正直品質(zhì)與高層團隊聯(lián)合起來，并幫助領(lǐng)導(dǎo)整個團體，雖然他也許在其他方面都很優(yōu)秀，仍會遭到可悲的失敗。
本期專題將結(jié)合CFO和財務(wù)總監(jiān)們可以直接參與操控的預(yù)算控制、信息系統(tǒng)控制等話題與讀者交流基于財務(wù)控制的公司治理。
基于財務(wù)控制的公司治理專題 焦點訪談
長久以來，CFO利用信息系統(tǒng)通過整合公司信息，形成基于財務(wù)分析的管理報告，以幫助企業(yè)改善和提高績效似乎是大企業(yè)的 “專利”，但在企業(yè)叢林中，越來越多的小企業(yè)顯現(xiàn)出超強的活力，究竟他們需不需要信息工具又是如何借助信息工具制勝的呢？在技術(shù)與人的博弈中，誰主導(dǎo)誰才是合理的？
小的，也可以是美好的
文/本刊駐美特派記者 陳靜美
在談及企業(yè)運營效率時，一位在某知名外企工作的朋友說，其實每家公司的運營效率都還有很大的提升空間，他發(fā)現(xiàn)工作時間不下半數(shù)的職員并沒有百分之百地投入工作，多部門合作某一項目時這個問題更加突出；大企業(yè)比小公司似乎更拖沓。雖然類似的“大企業(yè)病”被詬病無數(shù)，但大企業(yè)的力量永遠不容小覷。那么，在信息時代競爭激烈的企業(yè)叢林中，究竟是什么在幫助小企業(yè)爭得一席之地的呢？
Per Hallberg是某小型投資顧問公司的高級分析決策顧問，目前在公司的芝加哥分部工作。他認為信息時代企業(yè)之間的競爭更加激烈，競爭形勢也不斷多元化，小型公司可以憑借其獨特優(yōu)勢爭取到與大公司平等的競爭機會，甚至在某些領(lǐng)域或特定的行業(yè)中，小公司將對其同行的大企業(yè)造成極大的威脅。有很多像他所服務(wù)的小企業(yè)在業(yè)界取得成功的最直接的競爭力就來源于合理利用信息工具助力其內(nèi)部管理和外部決策，使得自己的決策速度比對手更快、企業(yè)運營效率更高。
《首席財務(wù)官》：在您服務(wù)的公司中，CFO是如何通過信息工具對公司實施控制和管理的呢？
Per Hallberg：中小型公司的財務(wù)主管往往身兼數(shù)職，比如定期財務(wù)報告、辦公室管理，部門協(xié)調(diào)等，在我服務(wù)的公司，財務(wù)主管還要協(xié)調(diào)不同國家的分部以及職員間的溝通。所以，中小型企業(yè)的財務(wù)主管應(yīng)該具備足夠的整合能力，主要體現(xiàn)在其對來自不同渠道的信息分析能力，并在公司發(fā)展的不同階段做出相應(yīng)的判斷，以使公司其他部門和總部決策層對公司的實際運轉(zhuǎn)情況有清晰的認識。信息工具以及其他管理工具只是提高效率的工具，并不能替代工具使用者的整合思維及其個人管理能力和技巧。
《首席財務(wù)官》：您提到CFO的整合能力，這需要做大量的溝通工作，在您的公司是通過什么辦法提高溝通效率并取得比較理想的內(nèi)部控制效果的？
Per Hallberg：一個公司最主要的溝通方式是什么？大多數(shù)企業(yè)認為是電子郵件，但是電子郵件有很多明顯缺陷，比如很多一年以前或者更久時間之前的重要信息往往被系統(tǒng)自動刪除，或者被員工忽略了，當(dāng)問題產(chǎn)生需要找到相關(guān)信息時，以前的信息無法恢復(fù)，勢必要造成損失。如果每個人都經(jīng)歷同樣的問題，對于公司來說，就會大大增加信息的溝通成本，這個數(shù)字統(tǒng)計起來可能非常可觀。在我的公司主要采用了兩個幾乎免費的信息系統(tǒng)解決了這個問題，重要的是，我們自己還不斷使這個系統(tǒng)與公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作，以便不斷改進整個內(nèi)部信息共享系統(tǒng)。例如如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，問題報告會自動抄送所有相關(guān)部門，避免問題再次發(fā)生。
當(dāng)然，這個系統(tǒng)在我們是非常適合的，但是沒有哪一個內(nèi)部管理和控制模型是適合所有企業(yè)的，不同公司，不同行業(yè)都有其特定的需要，引進某些信息控制與管理系統(tǒng)之后，還有很多改良、完善工作需要進行，而這個環(huán)節(jié)能否成功的關(guān)鍵就是操控者，比如CFO對公司運作的深入分析和了解。所以，中小型公司在使用信息管理工具時，可以進行一定的市場調(diào)查，選擇一些費用低但是可以滿足當(dāng)前需要的軟件或者產(chǎn)品，但更為關(guān)鍵的是如何運用和改進它們以適應(yīng)自己的發(fā)展。
《首席財務(wù)官》：您認為成功駕馭信息手段并使其成為決策工具所面臨的主要挑戰(zhàn)是什么？
Per Hallberg：我認為主要的挑戰(zhàn)是如何運用信息手段進行風(fēng)險預(yù)測，因為目前的競爭形勢迫使公司決策速度加快，準確度提高。顯然，決策的難度在不斷提高，而決策中非常主要的部分就是風(fēng)險預(yù)測和應(yīng)對決策，如何處理來自公司內(nèi)部以及外部的龐大數(shù)據(jù)，并成功運用信息手段對其進行處理就顯得非常關(guān)鍵，如果這個基礎(chǔ)步驟能夠有效完成，公司在競爭中就會非常主動。
《首席財務(wù)官》：在信息時代，中國公司的專業(yè)財務(wù)人士會面臨很大的知識更新和知識外延擴展的挑戰(zhàn)，財務(wù)、信息技術(shù)、管理理念都要兼顧，您對他們有什么建議嗎？運用信息工具為公司決策服務(wù)以及促進公司績效的關(guān)鍵是什么？
Per Hallberg：信息時代特有的經(jīng)濟形勢和競爭壓力對世界各地的財會專業(yè)人士來說都是一個挑戰(zhàn)，沒有人能對這個現(xiàn)實置若罔聞。首先是財會人員應(yīng)該有意識地及時更新其對國際相關(guān)準則的了解；及時更新對例如Six Sigma， Just-in-time等管理理念的學(xué)習(xí)；對ROE等分析手段的認識。其實，信息工具的設(shè)計都是建立在基礎(chǔ)財務(wù)和經(jīng)濟理論基礎(chǔ)上的，一個專業(yè)財務(wù)人員不會很難理解這些信息工具，難點在于如何根據(jù)自身的分析思路和初步預(yù)測運用這些技術(shù)手段。
舉一個簡單的例子，我看到很多在中國發(fā)展的國外顧問公司的高層大多是外籍人士，中層和初級管理層多是本國專業(yè)人員，這就從一個側(cè)面反映出中國的專業(yè)國際顧問還不很成熟，而我認為他們同外籍上司們的差距不是專業(yè)知識上的差距，主要是在對國際經(jīng)濟的整合認識和深入分析上還不夠。
《首席財務(wù)官》：很多剛剛起步的中小公司都認為應(yīng)該把精力放在市場策略方面，而通過信息系統(tǒng)能夠規(guī)范公司治理并不是迫在眉睫的事情，您認為對于這些公司而言，是否應(yīng)該運用信息系統(tǒng)以及如何運用信息手段幫助公司快速發(fā)展？
Per Hallberg：在目前的競爭環(huán)境下，信息技術(shù)手段是市場決策的重要支撐，一家沒有信息駕馭和分解分析能力的公司也不會在市場中生存下來，可能在短期內(nèi)就銷聲匿跡了。所以，一個能夠把市場決策看作重要成功因素的公司同樣會思考如何利用信息工具為其服務(wù)，二者對于公司的發(fā)展都是不可或缺的。今年的暢銷書《藍海戰(zhàn)略》中將當(dāng)前的市場競爭態(tài)勢比作“紅�！�，其激烈程度可見一斑。對于中小公司來說，信息技術(shù)與市場策略結(jié)合的成功與否可以說是其制勝的關(guān)鍵。舉例來說，NASDAQ在初期僅僅是一個報價系統(tǒng)，短短十幾年就發(fā)展成為NYSE最強勁的競爭對手，其成功的主要原因就是能夠成功駕馭信息系統(tǒng)，并使其自身成為投資網(wǎng)絡(luò)的有效工具和中介，成為很多知名高新企業(yè)的首選。
《首席財務(wù)官》：專業(yè)的財務(wù)報告對于相當(dāng)一部分公司決策層來說都比較難理解，也正由于這一點，很多詳盡的財務(wù)報告被束之高閣，您認為如何將財務(wù)報告“翻譯”成容易理解的直觀報告？
Per Hallberg：對于財務(wù)報告的格式和技術(shù)要求雖然目前各國還有其特殊規(guī)定以及認同上的區(qū)別，但是，正如大家看到的，各國準則正在逐漸和國際準則趨同，中國也不例外。另外，目前商業(yè)競爭的加劇迫使專業(yè)人員不得不加快對信息分析的速度，并且及時向公司領(lǐng)導(dǎo)層實時報告。同時，專業(yè)人員還會對財務(wù)數(shù)據(jù)做出附加分級，比如對現(xiàn)金流的分析可以為決策層提供公司負債以及現(xiàn)階段投資能力的信息；對盈利及損失情況與銷售情況的分析可以為市場部門提供銷售狀況以及收入情況的信息，使其及時對壞賬、呆賬等不良現(xiàn)象做出及時反饋等，這些分析都可以用非常直觀的信息反映出來，決策層通過這些分析可以高效率地決策和預(yù)測。現(xiàn)在很多財務(wù)軟件都可以做到這一點。關(guān)鍵是報告提供者，比如CFO，需要對企業(yè)運營進行再加工，形成管理建議，使最高決策層可對公司的經(jīng)營狀況一目了然，以便其做出正確、快速的決策。對于中小型公司來說，這種分析更顯重要，因為中小型公司制勝的關(guān)鍵是抓住短期市場機會，快速健康發(fā)展，因為在起步階段，中小型公司往往沒有足夠的實力與大公司進行長線競爭。
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