1、工作表中的格式過于復雜（如多種字體，多種顏色，條件格式等等）。

　　我們都知道，一個工作表有65536×256個單元格，這個非常大的一個范圍。我們在應用一些格式設置時，往往為了方便，直接在整行，或整列，或者在多行和多列中應用，這樣其實是不妥當?shù)?。我相信很少有人會用滿整列，或者整行。大量的沒有用到的單元格被加上了一些格式后，Excel并不總是知道這個單元格是不需要用的，而往往在計算時會包括這些單元格。另外，格式的多樣性（包括字體，顏色等），勢必是要造成Excel文件體積變大，這是不難理解的。

　　用盡量少的格式樣式，如字體和顏色，畢竟Excel的優(yōu)勢不是在于文書，版面的展示（那是Word，PowerPoint等的強項）。

　　刪除“空白”的單元格。找到工作表中最右下角的單元格（請注意：除非你有自信，請不要過分依賴Excel的“定位”、“最后一個單元格”所給你的結果），我是說你可以手工找到這個單元格。然后選中這個單元格右邊所有的列，然后執(zhí)行菜單命令：“編輯”、“清除”、“全部”，接下來，選中這個單元格下面所有的行，同樣執(zhí)行菜單命令：“編輯”、“清除”、“全部”，然后保存。

　　2、圖片或者其他繪圖圖形較多，或者圖片選擇了不恰當?shù)母袷健?

　　在文檔中引用的圖片格式一般有三種，BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的圖片保真度較高，但大小往往是其它兩種格式的幾倍至幾十倍，而照片、掃描圖片等用GIF格式保存則失真非常嚴重，因此建議圖片先采用JPG格式保存，然后再引入到文檔中，這種格式的圖片大小不僅比BMP格式小很多，而且往往也比GIF的格式小，而保真度與BMP格式則相差無幾。

　　插入圖片有兩種方法，第一種是將圖片保存為一個JPG格式的文件，選擇“插入→圖片→來自文件”，打開“插入圖片”對話框，選中所需插入的圖片文件，點擊“插入”即可。另一種是用“畫圖”、“Microsoft照片編輯器”等打開這個JPG文件，選中并復制，然后在文檔中點擊“粘貼”即可插入。強烈建議大家采用第一種方法，雖然兩種方法得到的圖片質(zhì)量是一樣的，但第一種方法所形成的文檔的大小可能會比第二種小幾十倍!

　　徹底清除圖形對象：例如我們自己畫的一些圖形，比如你現(xiàn)在不要用它們了，你選擇行或者列范圍刪除，清除都是清除不掉了，他們只是可能縮小了。

　　按F5→定位條件→對象→確定，按Delete清除

　　3、公式和名稱較多或者公式，名稱，數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過大。

　　由于和第二點類似的原因，我們在定義名稱，編寫公式，指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時往往圖一時方便，而指定了過大的單元格范圍。例如在A列中有包括標題在內(nèi)的10個數(shù)據(jù)（A1：A10），標題為“姓名”，我們現(xiàn)在要定義一個名稱，例如“姓名”，很多人會用“插入”、“名稱”、“指定”。首行，這當然是方便的，但這樣的話“姓名”這個名稱就引用了A2：A65536，而不是實際的A2：A10。你能想象到兩者的差別嗎？

　　這時候，有的朋友要說：我這樣做的原因是因為我的數(shù)據(jù)是在不斷增加的呀，我可不想每次在變動的時候都去改這個名稱。

　　當然，你是對的，誰會愿意這樣做呢？當我確信我定義的這個名稱所引用的范圍不可能是固定的時候，我采用了一個方法就是“動態(tài)命名”。聽起來有點耳熟對嗎？請看這個例子：為簡單起見，我們假設數(shù)據(jù)都是連續(xù)地在A10后面開始添加，也就是說我們希望當我們添加到A15時，這個"姓名"就如我所愿地指向A2：A15，而這一切都是自動完成的。那么你可以在“插入”、“名稱”、“定義”對話框中，找到“姓名”，然后修改引用位置為=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)，然后點擊“添加”。請留步，先不要急著關閉這個對話框。你現(xiàn)在可以將鼠標放在“引用位置”的這個框里面，由此來驗證你要的結果?？吹搅藛?？工作表中那一閃一閃的區(qū)域就表示了目前“姓名”所引用的單元格范圍

　　這只是一個簡單的示范，利用這種技巧，可能讓我們用最經(jīng)濟的方式得到我們需要的結果。

　　在公式引用中，在指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時，都可以運用類似的技巧。當然，我不會推薦你寫類似這樣的公式=CountA（OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)），而是推薦你先定義好這個名稱，然后這樣寫公式：=CountA(姓名)

　　這種效果在數(shù)組公式中更明顯，除非你有足夠的耐心和勇氣，請不要在數(shù)組公式用引用過大的單元格范圍，特別是那些不必要的單元格。

　　請注意，以上的檢查應該是針對工作簿中的所有工作表，包括隱藏的。

　　4、VBA代碼，尤其是用戶窗體的影響。

　　現(xiàn)在很多朋友都已經(jīng)學會了用VBE來構建自己的工程，但今天我們要討論的是如何處理VBA工程可能帶來一些副作用以及如何壓縮它？

　　有很多測試證明，用戶窗體會是增加文件大小的比較突出的原因之一。而反復地改寫工程中模塊的代碼，也或多或少地會增加文件的大?。ㄎ覀兛梢赃@樣理解：反復地改寫工程代碼，總是會留下一些痕跡和碎片）。

　　對于這個問題，可以考慮將所有模塊，窗體，都導出為文件，然后保存，然后再依次導入。

　　關于用戶窗體，作為開發(fā)者應該考慮的是：是否真的有必要用某個窗體？舉個簡單的例子，如果只是接收用戶輸入數(shù)值，就完全可以用InputBox方法或者屬性，而不需專門用一個窗體。同時，工作表本身可以用來做用戶交互的界面，應該充分利用。

　　5、外部鏈接（特別是死鏈接）的影響。

　　有的時候，我們的工作簿中可能包含了一些外部引用，這樣我們可以共享其他工作簿的一些信息。如果你的工作簿中包含外部鏈接，你可以通過“編輯”、“鏈接”對話框中查看到。默認情況下，文件在打開時，總是嘗試去鏈接源文件，以刷新數(shù)據(jù)。在保存時，會紀錄鏈接的變化情況

　　當源文件的位置或者內(nèi)容發(fā)生變化時，就可能產(chǎn)生死鏈接。

　　我個人非常不主張用鏈接方式來實現(xiàn)不同文件間數(shù)據(jù)的共享，這既不是最方便的方法，而且在文件分發(fā)過程中會遇到一些問題。我當然知道數(shù)據(jù)共享是有意義的，但我經(jīng)常會嘗試用其他的途徑來實現(xiàn)。

　　6、關于自動保存選項的考量。

　　選中這個選項時，每次進行保存文檔的操作則只保存文檔的修改部分，保存速度較快，但文檔的大小也會增加，即使是對文檔進行刪減操作也是如此。目前計算機的速度較快，因此開啟這項功能所帶來速度的增加毫不明顯，但付出的代價是文檔的大小急劇膨脹，建議不要選中這個選項。試著關閉這個選項，再對文檔稍作修改，然后保存，你會驚奇地發(fā)現(xiàn)文檔的大小會大幅度縮小!

　　7、文件異常退出（或者其他不可預見的原因）造成的工作簿內(nèi)工作表結構方面的損壞。

　　有時候，由于一些不可預見的原因（例如停電），Excel被迫異常退出。雖然目前沒有專門的工具可以檢測這種情況對工作簿內(nèi)部可能造成的損壞程度，但是有理由相信多少是有影響的。

　　如果你的文件中不存在前面提到的幾個問題，同時你還是確信文件體積不正常，你可以嘗試如下的方法。

　　新建一個工作簿，把現(xiàn)有文件中的工作表一一剪切到新的工作簿中。請注意這里用的是“剪切”方法，不是“移動或復制工作表”，也不是“復制”。沒錯，就是先選中工作表中的內(nèi)容，然后“剪切”，光標移動到目標工作表，然后“粘貼”。這樣做唯一不足的地方就是，目標工作表的行和列格式可能要稍微調(diào)整一下。