利用excel編制憑證分類匯總表

來源: 正保會計網(wǎng)校博客編輯： 2011/01/17 13:32:23　　字體：大小

　　憑證分類匯總表的編制是財務工作的重點。利用excel也能制作憑證分類匯總表，其編制方法如下：

　　⒈新建憑證分類匯總表

　　打開工作簿→雙擊Sheet2工作表標簽→命名為“憑證分類匯總表”→在A1單元格中輸入表標題“憑證分類匯總表”。

　　⒉編制標題行

　　A2單元格中輸入會計年度（例如2011年）→B2單元格中輸入“憑證號”→C2單元格中輸入“科目號”→D2單元格中輸入“科目名稱”→E2單元格中輸入“摘要”→F2單元格中輸入“借方發(fā)生額”→G2單元格中輸入“貸方發(fā)生額”。

　　⒊編制月份及憑證號列

　　A3中輸入1（表示是本年1月份）→A4中輸入"=A3”→向下拖動復制到A1000，并將A3:A1000的數(shù)字顯示格式設置為“×月”，方法是：單元格格式→數(shù)字→自定義→類型窗口中設置為【#”月”】。

　　B3中輸入1（表示是本月第1號憑證）→B4中輸入“=B3”→向下拖動復制到B1000。

　　⒋編制科目名稱

　　科目名稱較科目號更能直觀、正確地反映憑證的分類，但在編制憑證分類表時，通常我們又不得不進行反復錄入相同的科目名稱，這既繁瑣，又極大地影響了編制憑證分類表速度，也有可能出錯。這里，通過引用公式，可以較好地解決這一問題。公式編制如下：

　　D3中輸入"=VLOOKUP($C3,"總賬-明細賬"!A$4:H$500,2,0)”→向下拖動復制到D1000。

　　上面公式中的“"總賬-明細賬"!”是指引用總賬—明細賬表，因我們還沒有編制總賬—明細賬表，在D3:D1000單元格區(qū)域中會出現(xiàn)錯誤提示，我們先暫且不用管他。

　　至此，憑證分類表格的編制基本完成，下一步即可進行實際錄入操作了。

　　公式說明：VLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。簡言之，VLOOKUP函數(shù)可以根據(jù)搜索區(qū)域內(nèi)最左列的值，去查找區(qū)域內(nèi)其它列的數(shù)據(jù)，并返回該列的數(shù)據(jù)。

　　⒌匯總應用

　　從上述編制的表格，只能是憑證分類表，為什么又要稱之為憑證分類匯總表呢？別忙，當我們錄入了數(shù)據(jù)后，你可以利用你所掌握的排序方法，對標題行以下的內(nèi)容進行任意排序，這就是我們所說的匯總。但這是強調(diào)說明的是，你在進行排序操作時以前，必須將月份列和憑證號列中的公式以數(shù)字形式固定下來，這一點非常重要，否則，在包含公式時你就進行排序操作，所得到的結(jié)果會亂套，而并非是正確的結(jié)果。

　　那么，如何把公式以數(shù)字形式固定下來呢？方法是：選中A3:B1000單元格區(qū)域→〖Ctrl+C〗復制→粘貼→選擇性粘貼→數(shù)字。

　　這時你再檢查A3:B1000單元格區(qū)域就會發(fā)覺，先前的公式?jīng)]有了，而直接以數(shù)字取而代之，這樣你就可以按憑證號進行分類匯總操作了。

【我要糾錯】責任編輯：雨非

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