如今，大部分公司的生存、成長都離不開ERP系統(tǒng)的支持。如同其它企業(yè)戰(zhàn)略一樣，ERP系統(tǒng)的升級也不能掉以輕心。事實上，從企業(yè)管理層的角度看，ERP升級早已不再是一件可有可無的事，ERP升級的權(quán)力也不是獨自掌握在IT部門的手中，它已經(jīng)成為一種關(guān)鍵的戰(zhàn)略活動。因此，企業(yè)應(yīng)該要了解ERP升級的必要性，掌握升級的時機以及升級前后需要部署的工作。

　　前一段時間，公司委派我負(fù)責(zé)研究和判斷公司的老ERP系統(tǒng)升級的必要性和可行性。準(zhǔn)備工作我雖然做了很多很多,但結(jié)果還是差點兒出了問題。這里與大家分享我的一些經(jīng)驗總結(jié)，以作為前事不忘，后事之師。

　　一、為什么要進行ERP版本升級？

　　(1)什么是ERP系統(tǒng)版本升級？

　　這里需要說明的是本文說的升級不同于ERP版本更新或打補丁，而是指大的版本升級。一般來說，ERP廠商會隨著產(chǎn)品的不斷穩(wěn)定和功能的逐步完善而推出的小范圍的更新版本或者大的版本升級。例如，Oracle ERP產(chǎn)品R10有10.0至10.7八個版本，R11有R11.0.0至R11.0.3四個版本。一般來說，ERP大規(guī)模的版本升級主要取決于技術(shù)上的變化和業(yè)務(wù)功能上的完善;而小范圍的更新多數(shù)情況下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。

　　ERP系統(tǒng)大版本升級主要有兩種原因：一是策略性的功能改進與提升，二是技術(shù)升級。具體來說，第一種是由于業(yè)務(wù)的變化引起對系統(tǒng)新功能的需求，即老系統(tǒng)不能滿足新業(yè)務(wù)的變化，需要對原有系統(tǒng)進行升級。第二種主要是技術(shù)上的變化，比如以前受網(wǎng)絡(luò)限制和技術(shù)限制，ERP系統(tǒng)選擇的技術(shù)方式多是基于C/S架構(gòu)，現(xiàn)在則多采用B/S架構(gòu)。因此，隨著功能模塊的增加、設(shè)計思想的改變和技術(shù)架構(gòu)的提升，正常的版本更新和升級是很自然的事情。

　　(2)企業(yè)內(nèi)部原因：老系統(tǒng)難以適應(yīng)企業(yè)管理模式的變化

　　據(jù)圣經(jīng)記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統(tǒng)也是企業(yè)身上不得不背負(fù)的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統(tǒng)會越來越老化，效率也會越來越低。例如，十年前ERP系統(tǒng)用的是當(dāng)時最新的技術(shù)，但從現(xiàn)在的眼光來看，舊的技術(shù)在解決同一個問題時表現(xiàn)實在很糟糕。雖然依賴?yán)舷到y(tǒng)的熟悉情緒總是存在的，但其實我們更要接受老技術(shù)已經(jīng)過時，不能再適應(yīng)新的經(jīng)營環(huán)境挑戰(zhàn)的現(xiàn)實。事實上，不斷升級ERP系統(tǒng)使其更好的運行，不斷提升運行效率，確保在變化的經(jīng)營環(huán)境中的保持優(yōu)勢才是重中之重。因此，當(dāng)老系統(tǒng)難以適應(yīng)企業(yè)管理模式的變化時，該升級的還是要主動升級，這是技術(shù)始終要為滿足業(yè)務(wù)需求服務(wù)的核心原則。

　　(3)廠商外部原因：廠商停止舊版本的支持，客戶被迫版本升級

　　廠商支持因素也是客戶被迫版本升級的原因之一，因為有些ERP廠商會對多年前的舊版本ERP產(chǎn)品停止技術(shù)支持。廠商的解釋是老ERP系統(tǒng)使用的技術(shù)已經(jīng)落后，舊版本將不再適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求并將逐漸退出市場，在這些舊版本上再投資(包括客戶和廠商)將是一種浪費，而且維護的代價會很高。這時，企業(yè)用戶從廠商方面將無法獲得老ERP系統(tǒng)的維護和服務(wù)支持，更嚴(yán)重的是老ERP系統(tǒng)所使用的舊技術(shù)的技術(shù)人員也大幅減少。如果不進行技術(shù)升級，老系統(tǒng)一旦崩潰，恢復(fù)時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業(yè)務(wù)部門，而且可能是影響整個公司的運營。例如，當(dāng)技術(shù)經(jīng)歷從DOS時代到WINDOS時代、從C/S架構(gòu)到B/S架構(gòu)、從局域網(wǎng)時代到互聯(lián)網(wǎng)時代等變化時，企業(yè)客戶也需要對ERP產(chǎn)品進行適時升級，否則就會處于競爭劣勢。

　　二、判斷ERP是否需要升級的幾個要點

　　近年來，許多企業(yè)由于發(fā)展迅速以及管理水平的提升，吐故納新進行ERP升級的需求紛紛浮出水面。但是，對于企業(yè)來說不可能像升級WINDOWS系統(tǒng)一樣簡單的對待ERP升級，企業(yè)需要考慮ERP升級的業(yè)務(wù)必要性、資金投入、升級繁簡程度、工作量、人員安排和升級風(fēng)險等各方面問題。ERP升級牽扯著企業(yè)每一個人的神經(jīng)，同時也連著企業(yè)的每一根血脈，必須要慎重考慮以下幾個問題：

　　(1)系統(tǒng)升級的業(yè)務(wù)需求是否有必要？

　　一般來說，ERP經(jīng)過版本的升級后，會出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用得著，或者說這些新功能所能夠帶來的價值，跟企業(yè)ERP升級過程中所面臨的風(fēng)險是否對稱，這些都需要細(xì)心評估。其實ERP升級跟操作系統(tǒng)升級非常的類似，很多看起來非?；ㄉ诘墓δ?，在實際工作中卻很少用到。因此，如果升級后能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理，或者說某項新功能剛好可以彌補當(dāng)前的不足，那么就可以考慮升級。相反，如果新版本的新增功能對于企業(yè)來說可用可不用的話，那么就沒有必要進行升級。也就是說，判斷是否需要升級，要看中其實際可能帶來的價值，而不是為了追求技術(shù)上的先進性而升級。

　　(2)數(shù)據(jù)遷移和二次開發(fā)是否能妥善處理？

　　有句話形容數(shù)據(jù)在ERP的地位，就是"三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)"。升級系統(tǒng)意味著現(xiàn)有ERP系統(tǒng)中的有效數(shù)據(jù)要導(dǎo)入新系統(tǒng)。能否有效的導(dǎo)入數(shù)據(jù)，這對ERP系統(tǒng)切換以及新系統(tǒng)是否正常運行有著重要影響。尤其是在現(xiàn)有ERP系統(tǒng)運行數(shù)年，積累了上百GB數(shù)據(jù)的情形下，更需要仔細(xì)衡量歷史數(shù)據(jù)的遷移方式和方法。因為ERP升級由于涉及到某些功能的變更，決不僅僅是數(shù)據(jù)庫在不同存儲設(shè)備之間的遷移那么簡單，它更像是對以前ERP數(shù)據(jù)以及ERP業(yè)務(wù)流程的重新審視和考核。數(shù)據(jù)遷移稍有不慎，便會造成新系統(tǒng)不能正常工作，這與簡單的數(shù)據(jù)庫遷移有著本質(zhì)區(qū)別。

　　另外，許多企業(yè)的老ERP系統(tǒng)大多會有許多客制化的二次開發(fā)應(yīng)用，而這些量身打造的功能，往往也會成為ERP升級最大的痛苦。因此，每一次的ERP系統(tǒng)版本升級，都必須要先評估是否有能力處理好老系統(tǒng)的二次開發(fā)的功能，否則就會造成業(yè)務(wù)運作的中斷。

　　(3)系統(tǒng)升級的時機是否恰當(dāng)？

　　ERP系統(tǒng)升級的工作量不亞于一次新的系統(tǒng)實施的工作量，因此不僅要認(rèn)真考慮業(yè)務(wù)需求對系統(tǒng)升級的必要性，同時也要考慮如果需要升級的話，在什么時候進行升級比較好。一般來說，最好是選擇在企業(yè)業(yè)務(wù)比較空閑的時候。例如，有些出口企業(yè)在圣誕節(jié)前幾個月是生產(chǎn)銷售的旺季，那么此時最好不要進行系統(tǒng)升級。因為系統(tǒng)升級本身就是一件麻煩的時候，忙中添亂只會更適得其反。所以，最好將系統(tǒng)升級的時間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季，避開企業(yè)繁忙的高峰期，以保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。

　　(4)系統(tǒng)升級的資金成本是否準(zhǔn)備好？

　　俗話說:巧婦難為無米之炊。也許現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)是陳舊的，界面也是難看的，但升級ERP軟件前絕對不能忽視對預(yù)算資金的評估，因為資金是ERP升級無法回避的要素。所以，企業(yè)在判斷是否需要ERP升級時，除了考慮公司發(fā)展的業(yè)務(wù)需求外，關(guān)鍵還要考慮升級的資金費用是否已經(jīng)準(zhǔn)備好。否則，由于資金不到位而造成項目半途而廢，就更得不償失了。

　　三、穩(wěn)妥判斷老ERP是否要升級的步驟

　　ERP系統(tǒng)的升級改造，應(yīng)該要保證穩(wěn)定和平滑過渡的基礎(chǔ)上，使其跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，滿足企業(yè)長遠發(fā)展的目標(biāo)。這就要求我們必須要有計劃、要重視風(fēng)險和避免沖動行事。以下是我公司判斷ERP是否需要升級的幾點血與淚的經(jīng)驗總結(jié)：

　　(1)成立評估小組，評估ERP升級的必要性

　　企業(yè)進行老ERP系統(tǒng)升級前需要先成立評估小組，人員包括業(yè)務(wù)部門和IT部門等多方面的人才。這個小組負(fù)責(zé)定義和考察老系統(tǒng)的各種利弊和新升級功能的優(yōu)勢評估。其中包括時間跨度、資源要求、預(yù)算能力和投資回報分析。因為對于任何公司而言，盲目的升級ERP系統(tǒng)都是不可取的，其中不但牽涉到是要花費人力、物力等成本，而且盲目升級還可能會導(dǎo)致商業(yè)流程運轉(zhuǎn)中斷。所以，ERP的升級戰(zhàn)略首先應(yīng)要評估升級的必要性，不但要取得管理層的支持，而且要與企業(yè)的長期與短期戰(zhàn)略規(guī)劃保持一致。

　　(2)分析升級前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足

　　這是判斷是否需要升級的核心一步。只有明確分析升級前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足，才可以做到有的放矢。主要包括老系統(tǒng)無法滿足的業(yè)務(wù)需求、新系統(tǒng)的功能特點、業(yè)務(wù)流程先進性以及新系統(tǒng)運行效率等。例如，分析目前老ERP系統(tǒng)能不能滿足目前企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)需求？如果能，僅僅是界面問題就沒必要換，因為企業(yè)要的是效益和效率;如果確實不能滿足企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)需要，在成本允許的條件下就要堅決升級。除此之外，還要從數(shù)據(jù)安全、軟件兼容等多方面做出升級的風(fēng)險分析和風(fēng)險評估，提供給決策部門參考，以保證升級決策的正確性。

　　(3)評估技術(shù)能力，保障升級平滑過渡

　　ERP系統(tǒng)在升級過程中不可避免的會出現(xiàn)各種技術(shù)問題，IT部門作為ERP升級的主導(dǎo)部門，一定要為業(yè)務(wù)部門提供及時可靠的技術(shù)支持。因此，雖然企業(yè)正在應(yīng)用老ERP系統(tǒng)，但是還需要確認(rèn)企業(yè)是否已經(jīng)準(zhǔn)備好升級需要的能力支持，包括技術(shù)能力儲備、技術(shù)人員儲備等。要避免由于技術(shù)能力不足造成的不必要損失，和盡量避免草率升級帶來的負(fù)面影響。否則，將會嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)的信賴感和接受度，不利于系統(tǒng)的平滑過渡。例如，升級過程中錯誤不斷、補丁不斷。

　　(4)充分利用現(xiàn)有資源，做好溝通工作

　　最后，判斷老ERP系統(tǒng)是否需要升級還應(yīng)該要充分與相關(guān)人員溝通。例如，公司各層人員的意見、建議都會給ERP系統(tǒng)的升級提供很大幫助。同樣，不管現(xiàn)有老ERP系統(tǒng)如何雜亂無章，公司在計劃升級系統(tǒng)前一定要先充分利用好現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，而且在進行老系統(tǒng)升級時，要確?，F(xiàn)有的資源能被充分的利用。

　　總而言之，無論ERP系統(tǒng)是決定進行升級還是保持現(xiàn)狀不動，企業(yè)都要從實際出發(fā)，明確自身的實際需求和真實情況。否則，砸更多的錢進去升級還是會打水漂。只有在對關(guān)鍵因素進行權(quán)衡輕重前提下，再從均衡的角度出發(fā)，才能決定老ERP系統(tǒng)是進行升級還是暫時保持現(xiàn)狀。