當(dāng)供應(yīng)商的發(fā)票與進(jìn)貨單價(jià)不一致的時(shí)候，就會(huì)有價(jià)差的現(xiàn)象出現(xiàn)。而這個(gè)價(jià)格差異不僅僅只是一個(gè)付款金額上的差異，而且還關(guān)系到產(chǎn)品成本與材料庫(kù)存金額的準(zhǔn)確性。所以，如何處理好這個(gè)問(wèn)題，對(duì)于庫(kù)存金額與產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確性有著至關(guān)重要的作用。筆者實(shí)施過(guò)多個(gè)項(xiàng)目，很多企業(yè)在庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性上，一般不會(huì)遇到什么問(wèn)題。但是，在庫(kù)存金額的準(zhǔn)確性上，則實(shí)在讓他們頭疼，基本上每個(gè)月都有錯(cuò)誤。而這其中很大一部分的因素就是這個(gè)價(jià)格差所造成的。

　　在上篇文章中，筆者對(duì)于當(dāng)月結(jié)賬的情形在ERP系統(tǒng)中如何處理價(jià)格差異問(wèn)題作了詳細(xì)的描述。接下去的文章中，筆者將對(duì)跨越結(jié)賬的情形，做一個(gè)系統(tǒng)的闡述。

　　一、當(dāng)月結(jié)賬與跨月結(jié)賬的區(qū)別。

　　結(jié)合價(jià)差的處理情況，當(dāng)月結(jié)賬與跨月結(jié)賬在ERP系統(tǒng)中還是有比較大的影響。跨月結(jié)賬是指當(dāng)月進(jìn)貨、財(cái)務(wù)在月底結(jié)賬；而供應(yīng)商發(fā)票在下月送過(guò)來(lái)的情形。而當(dāng)月結(jié)賬也就是說(shuō)，供應(yīng)商當(dāng)月送貨，并且在月底的時(shí)候把發(fā)票送過(guò)來(lái)。

　　跨月結(jié)賬主要是對(duì)于成本調(diào)整不利。我們都知道，在每個(gè)月月底，財(cái)務(wù)部門(mén)都需要在ERP系統(tǒng)里進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)的作業(yè)。這個(gè)時(shí)間一般不能夠拖。這主要是因?yàn)榻?jīng)過(guò)月底成本計(jì)價(jià)與成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)后，在系統(tǒng)中會(huì)形成一張庫(kù)存成本、制造費(fèi)用成本等等內(nèi)容的報(bào)表。而下一個(gè)月成本的累積或者庫(kù)存成本的變換都是基于這份報(bào)表，而不會(huì)再重復(fù)的去統(tǒng)計(jì)以前的數(shù)據(jù)，這主要是出于提高系統(tǒng)運(yùn)行效率考慮的。若每次出報(bào)表的時(shí)候，都去統(tǒng)計(jì)以前月份的交易記錄，那顯然是一件不是很現(xiàn)實(shí)的事情。

　　正式因?yàn)镋RP這種運(yùn)行機(jī)制，給成本調(diào)整造成了影響。若上個(gè)月發(fā)生的價(jià)格差異，當(dāng)這個(gè)月發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行調(diào)整的話，就會(huì)遇到操作上的麻煩。ERP系統(tǒng)為了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，一般是不會(huì)允許用戶對(duì)已經(jīng)關(guān)閉的期間的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整。運(yùn)行過(guò)成本結(jié)賬作業(yè)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把當(dāng)月的期間關(guān)閉，防止用戶進(jìn)行修改。而且，若跨月調(diào)整成本數(shù)據(jù)的話，則會(huì)牽涉到很多的成本憑證。這也就意味著財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)上個(gè)月月底作的一些成本憑證可能都要作廢，而且，還要調(diào)整相關(guān)報(bào)表等等，這會(huì)大大增加財(cái)務(wù)人員的工作量。這種大規(guī)模的調(diào)整原有的單據(jù)憑證，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中是需要盡量避免的。

　　二、處理方式一：票未到不結(jié)賬。

　　票未到不結(jié)賬，這是一中比較簡(jiǎn)便的處理方法。當(dāng)企業(yè)出于強(qiáng)勢(shì)地位的時(shí)候，往往會(huì)采取這種方法。我們都知道，按照正常情況下，在月底的時(shí)候，需要把進(jìn)貨單生成應(yīng)付憑單，已完成結(jié)賬作業(yè)。而票未到不結(jié)賬，就是指在供應(yīng)商發(fā)票沒(méi)有到的情況下，就不生成應(yīng)付憑單。如此的話，就可以減少應(yīng)付憑單的修改幾率。

　　其他的處理方式跟當(dāng)月結(jié)賬方式?jīng)]有本質(zhì)的區(qū)別，這里就不再過(guò)多重復(fù)。下邊筆者將把重點(diǎn)放在暫估存貨的處理方式。

　　三、處理方式二：暫估存貨的價(jià)差處理方式。

　　從嚴(yán)格意義上講，若當(dāng)月發(fā)票沒(méi)有到的話，企業(yè)必須通過(guò)暫估存貨來(lái)處理。也就是說(shuō)，當(dāng)月若供應(yīng)商發(fā)票沒(méi)有到，則企業(yè)在月底必須暫估存貨成本作為存貨的入賬價(jià)值；然后在下一個(gè)月初在紅字回沖或者在發(fā)票到的時(shí)候紅字回沖，再根據(jù)當(dāng)月結(jié)賬的方式來(lái)處理。

　　其跟當(dāng)月結(jié)賬的主要區(qū)別，就在與月底要做一個(gè)存貨暫估的作業(yè)；當(dāng)收到發(fā)票或者在月初的時(shí)候，需要做一個(gè)存貨暫估的回沖作業(yè)。而其他的作業(yè)基本一致。

　　不過(guò)，對(duì)于跨月結(jié)賬導(dǎo)致的價(jià)格差問(wèn)題，筆者在這里向各個(gè)企業(yè)提一些建議。

　　1、在有價(jià)格差異的情況下，在管理上要把好關(guān)。其實(shí)，跨越結(jié)賬這種情況我們可以在管理上把它杜絕掉，而沒(méi)有必要把他放到ERP系統(tǒng)中加以解決。我記得我第一次接觸ERP系統(tǒng)，在一家生產(chǎn)企業(yè)中從事ERP項(xiàng)目?jī)?nèi)部實(shí)施員的崗位時(shí)，也遇到過(guò)類似的問(wèn)題。那時(shí)候供應(yīng)商發(fā)票老是喜歡拖，拖到下個(gè)月的中旬才拿過(guò)來(lái)。這給ERP系統(tǒng)的操作造成了很大的麻煩。后來(lái)我跟企業(yè)負(fù)責(zé)人溝通后，他支持我的決定，讓采購(gòu)員加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，讓他們?cè)谠碌妆仨毎寻l(fā)票送過(guò)來(lái)。同時(shí)，修改了當(dāng)月的結(jié)賬日期，把結(jié)賬日期改為25日，讓供應(yīng)商有足夠的時(shí)間開(kāi)發(fā)票。也就是說(shuō)，在ERP系統(tǒng)中采取任意結(jié)賬日的方式，把上月26日到本月25日當(dāng)作一個(gè)月份，本月25日以后的業(yè)務(wù)都要算到下個(gè)月去。如此的話，供應(yīng)商就可以有五天的時(shí)間來(lái)做發(fā)票相關(guān)的事情。這么調(diào)整之后，再加上對(duì)供應(yīng)商的嚴(yán)格要求，如他們發(fā)票晚到一個(gè)月，貨款就延遲一個(gè)月等等，供應(yīng)商就會(huì)在月底之前準(zhǔn)備好發(fā)票，從而避免了跨越結(jié)賬情況的發(fā)生。

　　不過(guò)，有些ERP系統(tǒng)可能并不支持任意結(jié)賬日的功能。遇到這種情況的話，我們可以采取一些折中的處理方式。如人為的規(guī)定，26日以后送的貨，企業(yè)進(jìn)貨單日期都改為下個(gè)月的月初的日期。如此的話，雖然是當(dāng)月底送的話，可以因?yàn)槠髽I(yè)接收日期在下個(gè)月，所以，在ERP系統(tǒng)中，就會(huì)認(rèn)為是下個(gè)月的交易。在采取這種方式的時(shí)候，需要注意，及時(shí)把下個(gè)月的期間打開(kāi)。因?yàn)槿舭凑＝Y(jié)賬的話，運(yùn)行結(jié)賬作業(yè)會(huì)把上個(gè)月的期間關(guān)閉，而把這個(gè)月的期間打開(kāi)。而此時(shí)在沒(méi)有進(jìn)行結(jié)賬作業(yè)的情況下，就需要把交易日期改為下個(gè)月，此時(shí)，就需要我們手動(dòng)把下個(gè)月的期間打開(kāi)，否則的話，下個(gè)月的期間未打開(kāi)的情況下，是不能夠保存或者審核任何交易單據(jù)的，包括進(jìn)貨單在內(nèi)。為了后續(xù)簡(jiǎn)便起見(jiàn)，我們可以先把當(dāng)年的月份的期間都打開(kāi)，然后用結(jié)賬作業(yè)，沒(méi)結(jié)賬一個(gè)月，就把對(duì)應(yīng)月份的期間關(guān)閉。

　　2、跨月結(jié)賬的時(shí)候，盡量不要對(duì)上月成本進(jìn)行調(diào)整，而直接調(diào)整當(dāng)月的成本。我們?cè)谏掀恼乱呀?jīng)詳細(xì)說(shuō)明了這個(gè)價(jià)格差對(duì)于庫(kù)存成本、發(fā)料成本、產(chǎn)品成本的影響。在當(dāng)月中，由于產(chǎn)品成本的相關(guān)統(tǒng)計(jì)基本上在月底完成。所以，在當(dāng)月結(jié)賬的情況下，價(jià)格差對(duì)于成本的影響還是比較少的，至少財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)的話，相關(guān)憑證比較好做。但是，在跨月結(jié)賬的情況下，對(duì)于成本作業(yè)的影響就會(huì)比較大。

　　如上個(gè)月進(jìn)貨甲材料的進(jìn)貨成本為20萬(wàn)，而這個(gè)月供應(yīng)商發(fā)票上該批材料的價(jià)值為21萬(wàn)。遇到這種情況，若這批材料已經(jīng)在上個(gè)月使用了，則必然會(huì)導(dǎo)致上個(gè)月成本的不準(zhǔn)。當(dāng)這個(gè)價(jià)格差越大，或者產(chǎn)品生產(chǎn)成本比較便宜的話，這個(gè)影響就會(huì)比較大。無(wú)論這個(gè)影響有多大，筆者建議，最好不要因?yàn)檫@個(gè)調(diào)整上個(gè)月的賬目。因?yàn)檫@個(gè)調(diào)整所涉及的范圍實(shí)在比較大。如對(duì)上個(gè)月的成本進(jìn)行調(diào)整的話，至少需要先把上個(gè)月所涉及到的成本相關(guān)憑證全部作廢掉，然后重新做相關(guān)的憑證；然后再對(duì)上月進(jìn)行成本結(jié)賬作業(yè)。如此做了還沒(méi)完，因?yàn)楸驹掳l(fā)生的成本也是在上月的基數(shù)上進(jìn)行變化的，所以，還需要對(duì)本月的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)跨月結(jié)賬所經(jīng)過(guò)的時(shí)間越長(zhǎng)，其需要調(diào)整的內(nèi)容也就越多。

　　所以，當(dāng)企業(yè)不能夠跨月結(jié)賬的情況發(fā)生時(shí)，則最好把成本的影響控制到最小。如發(fā)現(xiàn)是前幾個(gè)月發(fā)生的價(jià)格差異時(shí)，能夠放在本月調(diào)整的，就放在本月調(diào)整。也就是說(shuō)，當(dāng)有跨月結(jié)賬并且有價(jià)格差的情況下，最好把跨月成本調(diào)整單的單據(jù)性質(zhì)中，成本更新碼設(shè)置為N.如此的話，在月底結(jié)賬的時(shí)候，就不會(huì)對(duì)原有的成本造成影響，而只是增加庫(kù)存金額。然后通過(guò)成本調(diào)整單，手動(dòng)的調(diào)整相關(guān)的成本。如此的話，就可以把影響因素控制在最小的范圍之內(nèi)。

　　3、筆者在參與項(xiàng)目中，還碰到企業(yè)一種折中的處理方法，大家也可以借鑒一下。如當(dāng)上個(gè)月甲材料的價(jià)格差異總共為一萬(wàn)元時(shí)，不通過(guò)價(jià)差來(lái)處理。而是在這個(gè)月的貨款中，如還需要購(gòu)買(mǎi)甲材料，就把當(dāng)月的甲材料進(jìn)貨成本在原來(lái)的基礎(chǔ)上再加上一萬(wàn)元。如此的話，無(wú)論是在甲材料的庫(kù)存金額還是貨款上，都跟實(shí)際一致。只是在成本上有所影響。當(dāng)這個(gè)誤差企業(yè)可以忍受時(shí)，筆者到認(rèn)為這是一個(gè)很不錯(cuò)的解決方案。因?yàn)檫@不需要進(jìn)行復(fù)雜的調(diào)整工作，而且，操作起來(lái)的話，跟正常的作業(yè)沒(méi)有多大的不同。這無(wú)疑給企業(yè)提供了一重簡(jiǎn)便的解決方式。

　　最后，筆者仍然要強(qiáng)調(diào)一次，雖然ERP系統(tǒng)中提供了跨月記賬處理價(jià)格差異的流程，但是，并不是說(shuō)我們實(shí)施顧問(wèn)建議企業(yè)這么做。相反，我們還是比較鼓勵(lì)企業(yè)從提高供應(yīng)商管理的角度出發(fā)，盡量避免跨月結(jié)賬情況的出現(xiàn)。因?yàn)榭缭陆Y(jié)賬不僅對(duì)價(jià)格差的處理有比較大的影響，而且對(duì)于其他作業(yè)，也是非常不利的。