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有一家企業(yè)在04年就上了ERP系統(tǒng)。經(jīng)過近5年時間的磨合,ERP系統(tǒng)的效益已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來。在08年底,這家企業(yè)使用的ERP系統(tǒng)有了新的版本。企業(yè)管理人員就覺得應(yīng)該對自己企業(yè)的ERP系統(tǒng)進行升級,以獲得更大的收益。在09年3月份,就開始對現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)進行升級。結(jié)果事與愿違。到現(xiàn)在已經(jīng)快過去7個月了,升級后的麻煩還沒有消除掉。雖然新版本的ERP系統(tǒng)提供了很多新的功能,但是這些功能對于企業(yè)來說基本上沒有多少的使用價值。而管理者卻硬要上這些功能。對于終端用戶來說這個新版本的功能就有點像雞肋的感覺。食之無味,棄之可惜。而且由于操作上也發(fā)生了比較大的變化,所以用戶在使用上也碰到了許多新的問題,有些錯誤甚至給企業(yè)造成了比較大的損失?,F(xiàn)在這家企業(yè)是騎虎難下。經(jīng)過5年的努力好不容易才讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮了效益,現(xiàn)在又面臨著即將崩潰的命運。
那么這家企業(yè)為什么會面臨如此難堪的境地呢?經(jīng)過筆者的了解,其主要問題在于如下幾個方面。
一、系統(tǒng)升級不應(yīng)重于形式
的確ERP系統(tǒng)經(jīng)過版本的升級之后,會出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用的著呢?或則說,這些新的功能所能夠帶來的價值,跟企業(yè)系統(tǒng)升級過程中所面臨的風(fēng)險是否對稱呢?其實ERP系統(tǒng)升級跟操作系統(tǒng)升級非常的類似。很多看起來非常花哨的功能,在實際工作中很少用到。單從日常工作來說,Windows98已經(jīng)可以滿足日常辦公的需要。所以沒有必要冒這么大的風(fēng)險、花這么大的精力去追求那些看起來比較時髦、但是沒有實際作用的功能。
這家企業(yè)就犯了這個錯誤。在升級之前,沒有認真評估新版本的功能對于企業(yè)是否有用,就冒然進行升級。在升級后才發(fā)現(xiàn),新版本的功能并不能夠?qū)ζ髽I(yè)帶來多大的價值。也就是說,過去幾個月在升級上所花的精力都浪費掉了,而且還帶來了一些不必要的風(fēng)險。
筆者認為,企業(yè)在升級之前,最好先了解新舊版本在功能上的差異,特別是要評估一下新版本的功能能否為企業(yè)帶來一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理,或者說某項新功能剛好可以彌補當(dāng)前的不足,那么就可以考慮升級。相反,如果新版本的新增功能對于企業(yè)來說,可用可不用的,那么就沒有必要對此進行升級。也就是說,筆者認為在升級的時候,要看中其實際可能帶來的價值。而不應(yīng)該看重形式。
二、要評估新舊版本在操作上的差異
有些系統(tǒng)在升級之后,雖然其本質(zhì)的內(nèi)容沒有變化,但是在外觀界面和操作上會有很大的差異。這個差異可能導(dǎo)致用戶無所適從。拿一個簡單的操作系統(tǒng)的例子來說。XP操作系統(tǒng)與Vista操作系統(tǒng),雖然同樣是微軟的產(chǎn)品,但是其在操作界面上有很大的變化。雖然微軟一向強調(diào)Vista的操作如何的直觀,但是仍然讓很多習(xí)慣XP系統(tǒng)操作的用戶,在Vista系統(tǒng)面前卻步。即使有了很多年XP操作系統(tǒng)使用經(jīng)驗的用戶,仍然無法使用Vista操作系統(tǒng)。
其實這種情況不僅在操作系統(tǒng)上可以碰到,在ERP系統(tǒng)升級的時候會遇到。有些ERP系在升級換代的時候,可能在功能上沒有多大的改善,但是在界面與操作上卻會有天翻地覆的變化。特別是在從C/S到B/S模式轉(zhuǎn)變的過程中,這個更加的明顯。遇到這種情況時,不少用戶就會感到迷茫。對于舊版本操作很熟練的用戶,在遇到新版本時,也會不知道如何操作,從而導(dǎo)致工作效率降低,甚至出現(xiàn)誤操作,從而給企業(yè)帶來不必要的損失。
為此筆者認為,企業(yè)項目管理員在升級之前,需要先對新版本的操作層面進行評估??纯葱屡f版本的操作界面、操作方式上有沒有明顯的變化。然后根據(jù)變化的程度分別采取不同的培訓(xùn)措施。如果變化大的話,那么就需要考慮到其可能會帶來的一系列風(fēng)險。這個因素有時候也要加入到評估是否需要升級的決定中去。在ERP系統(tǒng)升級的時候,不變應(yīng)萬變,還是蠻有道理的。當(dāng)界面操作出現(xiàn)比較大的變化時,一定要加強對用戶操作的培訓(xùn),特別是對于一些容易出現(xiàn)錯誤的地方。同時需要加強對系統(tǒng)的檢測,追蹤是否有錯誤的操作。
三、選擇系統(tǒng)升級的時機
在系統(tǒng)升級的時候,即使準備工作做的最好,也往往會出現(xiàn)一些意外情況。為此筆者認為,不僅要認真考慮是否需要對系統(tǒng)進行升級;同時也要考慮,如果需要升級的話,在什么時候?qū)ο到y(tǒng)進行升級比較好。對于這個系統(tǒng)升級的時間,筆者有兩個建議。
一是最好選擇企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較空的時候。不少的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營都會有一些周期性的變化。如對于一些外貿(mào)五金工具企業(yè)來說,往往7-11月份是其生產(chǎn)銷售的旺季。那么此時最好不要將系統(tǒng)升級的時間安排在這個時候。因為系統(tǒng)升級本身就是一件麻煩的時候,不能夠再給企業(yè)忙中添亂。而且當(dāng)用戶一忙的時候,就必然會放松對數(shù)據(jù)的核對工作。此時如果萬一用戶的操作有什么不熟練的地方,出現(xiàn)差錯用戶也難以發(fā)現(xiàn)。所以最好將系統(tǒng)升級的時間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季,避開企業(yè)的高峰期。這也是為了保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。
二是需要考慮升級的內(nèi)容。如前段時間由于新企業(yè)會計制度的執(zhí)行,不少ERP軟件公司都對ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊進行了升級。由于其變動比較大,ERP軟件公司不是將其當(dāng)作補丁來處理,而是當(dāng)作一個新的版本。對于這種情況,什么時候升級比較好呢?由于財務(wù)模塊的內(nèi)容有其獨特的特點,即往往強調(diào)一個會計年度政策的穩(wěn)定。為此對于業(yè)務(wù)性比較強的ERP軟件升級,有時候還需要考慮其業(yè)務(wù)的特殊性。像這種情況,最好能夠再年底完成系統(tǒng)的升級工作。然后在年初可以利用新的財務(wù)核算流程來統(tǒng)計業(yè)務(wù)。這就可以免掉不少的麻煩,如后續(xù)政策變更的麻煩。同時,這也是跟企業(yè)的實際業(yè)務(wù)操作流程相符的。因為大部分企業(yè)涉及到財務(wù)政策的變更,也往往選擇在下一個會計年度實施。否則的話,需要增加許多額外的調(diào)整工作。
總之,這個系統(tǒng)升級的時機也非常重要。除了以上兩點之外,還需要注意一點。即當(dāng)舊版本的系統(tǒng)還沒有穩(wěn)定,那么千萬要注意不要急著升級系統(tǒng)。否則的話,那將是一件很糟糕的事情,很容易導(dǎo)致ERP項目中途流產(chǎn)。
四、不要急著升級
說句實在的話,新版本的ERP系統(tǒng)難免會存在一些漏洞。像微軟這么大的企業(yè),其也需要不斷的發(fā)補丁來彌補新版本系統(tǒng)的開發(fā)漏洞。所以ERP企業(yè)開發(fā)的新版本中,也往往存在一系漏洞。這些漏洞可能企業(yè)自己測試很難發(fā)現(xiàn),只有企業(yè)用戶在使用的過程中逐漸發(fā)現(xiàn)并報告給軟件公司。故那些第一批使用新功能的用戶,很可能成為了軟件公司的“小老鼠”,成為他們的試驗品。
筆者在項目實施的過程中,從來不推薦用戶在ERP新版本剛面世的時候就進行升級。一般來說,如果企業(yè)有升級的需要,也推薦他們在第二個或者第三個版本出現(xiàn)的時候再進行升級。企業(yè)沒有必要為軟件公司去測試ERP系統(tǒng)是否存在漏洞。等到第二個或者第三個補丁出來之后,一些系統(tǒng)新版本的漏洞也發(fā)現(xiàn)并彌補的差不多了,此時再進行升級,就可以減少由此帶來的損失。要知道,通常情況下ERP軟件公司是不會為此帶來的損失進行買單的。
總之,筆者認為在ERP系統(tǒng)升級的時候,不要太過于注重形式?;蛘吆唵蔚恼J為,新版本肯定是好的。其實對于企業(yè)來說,沒有最好的說法。只要適合企業(yè)的、能夠滿足企業(yè)當(dāng)前需求的,都是好的。等到企業(yè)發(fā)現(xiàn)ERP現(xiàn)有的功能無法滿足企業(yè)管理的需要了,再去考慮進行系統(tǒng)升級也來得及。
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