BPM與企業(yè)門戶、業(yè)務應用系統(tǒng)的快速整合，不是選擇最好最優(yōu)秀的BPM產(chǎn)品，而是選擇符合企業(yè)實際需要的BPM產(chǎn)品。
在過去的兩年中，惠元公司的信息系統(tǒng)在IT規(guī)劃的背景下不斷深入推廣應用，有堪稱國產(chǎn) “精英軟件”的金蝶財務、行業(yè)ERP軟件，也有國外的“洋槍大炮”，如Oracle的人力資源及財務管理，不僅有基礎(chǔ)的業(yè)務管理平臺，也導入了經(jīng)驗豐富，為方便快速反應市場擴張需要的知識管理系統(tǒng)。企業(yè)的業(yè)務流程由原來的手工操作的方式逐漸潛入不斷引入的應用系統(tǒng)中，讓以往手工操作的流程越來越多地跨系統(tǒng)平臺中分階段地實現(xiàn)。
惠元的IT環(huán)境，既有基于微軟.NET架構(gòu)的應用，如地產(chǎn)行業(yè)國內(nèi)ERP，使用的數(shù)據(jù)庫是微軟的SQL Server，也有基于J2EE架構(gòu)的Oracle應用以及知識管理智囊。
要解決日益復雜的企業(yè)流程管理，工作流管理平臺必須打通企業(yè)應用系統(tǒng)的經(jīng)脈，不僅能夠整合企業(yè)分散在各個應用業(yè)務系統(tǒng)中的流程，也要整合業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，同時還需要在展現(xiàn)層面讓企業(yè)的普通員工、中層管理人員以及高層管理者都能方便地使用，甚至客戶和供應商都能在統(tǒng)一的平臺進行端到端的業(yè)務流程管理。
快速整合提出四大要求
按照惠元的二期IT規(guī)劃，需要在四個月內(nèi)完成企業(yè)信息門戶、業(yè)務流程管理、知識管理等系統(tǒng)的同步上線。結(jié)合實際需要，分析當前的門戶系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)，并結(jié)合公司流程特點、技術(shù)架構(gòu)與數(shù)據(jù)模型，發(fā)現(xiàn)BPM系統(tǒng)要能快速整合各個系統(tǒng)。
BPM系統(tǒng)能夠即買即用
首要任務是選擇能夠支持快速整合的BPM系統(tǒng)，這就要求BPM系統(tǒng)能夠做到即買即用，避免大量的程序開發(fā)工作而影響項目的整體進度。結(jié)合惠元現(xiàn)有的IT組織架構(gòu)及規(guī)劃，IT部門的人員組成仍然是以IT業(yè)務為基礎(chǔ)，非核心的技術(shù)均采用外包的方式，而IT規(guī)劃需要在3～4個月內(nèi)同時啟動幾個項目，并且同時部署上線使用，因此綜合兩個方面的因素，要能快速部署與應用現(xiàn)有的系統(tǒng)，匹配IT的管理規(guī)劃，并且是無代碼開發(fā)流程與IT組織相對應，同時也方便未來對于業(yè)務流程系統(tǒng)的維護。
支持SOA架構(gòu)
支持SOA的架構(gòu)，可以在異構(gòu)系統(tǒng)整合時有標準的接口與統(tǒng)一的協(xié)議。惠元信息系統(tǒng)當前的IT架構(gòu)，不僅有微軟的.NET平臺的ERP系統(tǒng)，也有基于J2EE的集團財務與門戶應用，考慮到業(yè)務流程不僅需要跨平臺與跨系統(tǒng)的業(yè)務整合，還需要跨平臺與跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，因此對于BPM系統(tǒng)也提出能夠支撐異構(gòu)系統(tǒng)的部署與整合，如能夠使用Web Service等SOA的架構(gòu)技術(shù)。
對于用戶管理
惠元的IT環(huán)境，為了方便桌面管理、IT策略、網(wǎng)絡訪問權(quán)限等，部署了微軟的活動目錄，對于日常的網(wǎng)絡登錄，ERP系統(tǒng)內(nèi)部也有獨立的賬號及權(quán)限管理，都是基于AD的網(wǎng)絡賬號體系，而郵件系統(tǒng)又是單獨的命名，對于Oracle的集團財務與集團人力資源管理同樣有基于LDAP的用戶管理體系。不僅需要支持微軟的活動目錄，同時也需要支援LDAP的用戶管理；如果需要將BPM整合跨平臺跨應用系統(tǒng)的流程，需要既能夠整合AD賬號，同時也能夠支持LDAP的賬號集成。
對于數(shù)據(jù)庫
分析惠元地產(chǎn)信息系統(tǒng)的分布與應用情況，有基于.NET的地產(chǎn)行業(yè)ERP應用系統(tǒng)，使用的數(shù)據(jù)庫為微軟件的SQL Server，也有Oracle的數(shù)據(jù)庫及集團財務與人力資源的業(yè)務管理系統(tǒng)，因此對于業(yè)務流程管理軟件系統(tǒng)需要做到既能夠支持微軟的SQL Server，也能夠支持Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
在整合的過程中，按照IT的規(guī)則要求，BPM要滿足三個方面的整合要求，主要表現(xiàn)在單點登錄的整合，同時做到個人事務的待辦整合多個系統(tǒng)的任務，以及流程的跨業(yè)務系統(tǒng)的整合。
多系統(tǒng)的單點登錄整合
惠元公司的信息系統(tǒng)不僅僅有辦公自動化的OA、Oracle的人力資源及財務管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、以及地產(chǎn)專用的ERP系統(tǒng)，而且每一個系統(tǒng)都有自己的賬號管理體系，不僅有基于Windows的活動目錄的賬號管理，也有基于LDAP的Oracle賬號管理。
在登錄不同的系統(tǒng)需要使用不同的賬號和密碼，給使用者帶來極大的不方便。為了使用戶名和密碼及使用系統(tǒng)的權(quán)限做到統(tǒng)一，需要在各個系統(tǒng)的賬號管理中尋找一個中間平衡點，這就要求現(xiàn)行的BPM系統(tǒng)能夠支持目錄存在的賬號管理模式。
惠元公司項目實施團隊經(jīng)過多次討論，選擇通過Oracle的門戶來統(tǒng)一管理應用系統(tǒng)的電腦賬號，然后與其它系統(tǒng)做用戶的同步，同時做到權(quán)限與密碼等的統(tǒng)一管理。對于惠元使用的BPM系統(tǒng)，只需要在組織架構(gòu)的系統(tǒng)配置中選擇性設置LDAP服務器，并獲得相應的權(quán)限即可做到用戶賬號與Oracle的用戶名的全面同步與關(guān)聯(lián)。然后通過BPM系統(tǒng)的組織架構(gòu)管理來關(guān)聯(lián)員工的用戶名與流程角色，從而確定流程在審批過程中的職責。
個人事務的待辦整合
惠元公司實施門戶是公司信息系統(tǒng)的入口。時任經(jīng)營管理中心總經(jīng)理并主管信息化的梁德力曾經(jīng)說過：“信息化門戶是將傳統(tǒng)的辦公桌搬到電腦上，將需要處理的文件及相關(guān)的審批通過個人事務的方式實現(xiàn)，而規(guī)章制度以及其它參考文件可以通過門戶的知識管理或數(shù)據(jù)沉淀的方式保存，通過全文檢索實現(xiàn)快速的查找，日常管理過程中需要查看的報表，可以通過報表查詢平臺或者商務智能的方式來實現(xiàn)。”
惠元的信息系統(tǒng)中不同的系統(tǒng)均有個人事務，對于辦公自動化的OA有需要審批的行政文件。項目管理系統(tǒng)需要針對合同、蓋章等事項的審批事務以及即將實施的業(yè)務流程系統(tǒng)的待辦，要做到所有信息系統(tǒng)的個人事務的統(tǒng)一管理，需要通過一個中間的方式將不同的待辦集中管理。
采用門戶建立專門的個人事務提醒專區(qū)的方式達到集中統(tǒng)一管理的要求，不僅做到對個人待辦事務集中管理，同時也需要對已辦事務的跟蹤集中統(tǒng)一管理。當員工使用自己的用戶名和密碼登錄門戶后，可以通過個人事務提醒功能查看待辦任務的數(shù)量、已辦事務、個人日歷和日程安排等信息，如圖1所示。待辦欄目直接處理待辦的任務，已辦欄目則了解與跟蹤已經(jīng)完成的任務，同時還可以對流程或任務進行跟蹤管理，了解流程當前的審批進度及完成情況，如圖2所示。
跨業(yè)務系統(tǒng)的流程與數(shù)據(jù)整合
企業(yè)的應用系統(tǒng)越來越多，業(yè)務流程也逐步分散在各個業(yè)務應用系統(tǒng)中，完成同一個業(yè)務流程就需要在不同的業(yè)務系統(tǒng)中做不同的操作。如企業(yè)中常見的管理費用報銷流程，通常分為申請階段，即需要書面申請管理費用的審批；管理費用發(fā)生后對管理費用報銷的實際審批，需要關(guān)聯(lián)管理費用的申請審批單據(jù)；當報銷完成之后，財務會計人員需要在財務系統(tǒng)中做會計的分錄，出納人員需要記錄現(xiàn)金日記賬等。
從以上的業(yè)務來看，當業(yè)務審批完成后，會計與出納人員根據(jù)管理費用的實際發(fā)生情況手工在財務管理系統(tǒng)中錄入相應的會計憑證，如果通過BPM系統(tǒng)與財務系統(tǒng)進行整合，完成管理費用審批后，自動生成相應的會計憑證，不僅大量減少會計與出納人員的手工操作，同時也減少出錯的機會。
惠元公司在管理費用報銷的流程時，充分考慮了員工報銷時管理費用的申請、借款、報銷費用的支付、員工與公司帳務的結(jié)算、費用應該記錄在哪一個業(yè)務單元或分公司等因素，甚至可以針對管理費用報銷事件使用附件做補充說明，如Word、Excel等文檔。當管理費用報銷審批完成后，BPM系統(tǒng)將審批的結(jié)果和數(shù)據(jù)按照Oracle財務系統(tǒng)的要求生成相應的財務憑證，從而實現(xiàn)了管理費用報銷流程與Oracle財務系統(tǒng)的自動整合，同時也為業(yè)務流程跨系統(tǒng)的整合提供了參考和示范作用。
綜合分析，要實現(xiàn)BPM與企業(yè)門戶、業(yè)務應用系統(tǒng)的快速整合，不是選擇最好最優(yōu)秀的BPM產(chǎn)品，而是需要結(jié)合企業(yè)的實際情況，選擇符合企業(yè)實際需要的BPM產(chǎn)品，這就要求所選BPM系統(tǒng)既能支持企業(yè)當前信息系統(tǒng)的用戶管理、系統(tǒng)架構(gòu)以及數(shù)據(jù)模型等技術(shù)要求，同時也能夠支撐企業(yè)的流程特點、組織架構(gòu)、業(yè)務需求的軟性需求。
