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郵件合并的應用
在做外部人員招聘時候，選擇合適的渠道來發(fā)布招聘信息。我們會收集到一些簡歷。按照人力資源管理流程對這些簡歷的篩選工作緊隨其后，初步篩選掉明顯不符合任職要求的應聘者。然后約應聘者進行結構化面試，再次篩選不符合任職資格的人員，發(fā)出婉拒信……
但許多招聘企業(yè)不做這個事情，說：“你等3天吧，不給你打電話就是不行了”。做招聘時可能覺得通知應聘者未被公司錄用的消息是整個招聘過程中比較棘手的工作。但成熟的企業(yè)對于不符合任職資格要求，均會給出“婉拒信”。下面是制作婉拒信的基本步驟：
第一步：建立Excel格式的“未聘用人員檔案”以備以后所需，另一方面發(fā)出婉拒信快速通知應聘者消息。給這部分人建立檔案連同發(fā)送婉拒信其實都很簡單。Excel＋word＋outlook 會高效完成這個工作。
第二步：依據(jù)應聘者建立excel格式的“應聘者基本信息表”。如下圖1：再寫一封婉拒信，如圖2：
圖1
圖2
第三步：依舊打開“通知書”word文檔 ，工具欄空白處單擊右鍵，彈出菜單，將“郵件合并”勾選，這樣郵件合并工具欄就會出現(xiàn)了。我們整個工作都是需要這個工具欄來幫忙的。如圖3：
圖3
?。?）打開數(shù)據(jù)源： 使word文檔與excel建立關系，點擊后彈出對話框，選擇剛剛建立的“應聘人員基本信息表”作為數(shù)據(jù)源，選擇表sheet1。
圖4
圖5
（2）在word中插入“域”，點擊“插入域”按鈕，逐條插入匹配的域到到word中。如圖6：
圖6
下一步彈出對話框，如圖7：
圖7
這個實例只需插入2個域就可以了，一個是姓名一個是應聘崗位。
?。?）最后再查看一下文檔是否有錯誤，無誤后，點擊“合并到電子郵件”按鈕，彈出對話框，在收件人欄目中選擇“email”，這就是發(fā)郵件時候用到的email地址。
圖8
按下確定按鈕后，我們會發(fā)現(xiàn)word的任務欄在閃爍，這個時候word其實在后臺緊張的工作，他把郵件“打包”到了outlook那里去了，稍等一會兒我們打開outlook，查看“發(fā)件箱”。
幾個待發(fā)“通知書”已經(jīng)在那里了。我們的工作至此已經(jīng)完成99％了，所需的只是最后一步發(fā)出郵件了，最后這最重要的1％由你完成吧。
另外，如果有需要打印郵件（紙張郵寄）的時候，我們在“第三步”時候選擇郵件合并工具欄的“合并到新文檔”按鈕就可以了，其他步驟相同。效果如圖9：
圖9
責任編輯：zoe
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