也談紅字在會計分錄中的運用

    《上海會計》2000年第8期“意見與建議”欄中刊登鄒秋帆《紅藍字更正法與紅藍字分錄》一文（以下簡稱《鄒文》），對紅字在會計分錄中的運用進行探討，給人一定的啟發(fā)。但是，會計核算是經(jīng)濟活動過程與結(jié)果的反映，一種會計方法的運用，必須首先符合清晰反映經(jīng)濟活動內(nèi)容及其來龍去脈的要求，并在規(guī)范性、統(tǒng)一性原則基礎(chǔ)上，講究會計實務(wù)的可操作性。紅字在會計分錄中的運用亦然。本文基于以上考慮，擬結(jié)合《鄒文》談?wù)劶t字在會計分錄中的運用問題。

    一、先看《鄒文》中“紅藍字更正法”舉例的會計分錄：

    借：生產(chǎn)成本6，800

        制造費用8，600（紅字）

         貸：原材料1，800（紅字）

    這筆分錄給人的直覺是：生產(chǎn)成本增加6，800元，是由于制造費用結(jié)轉(zhuǎn)入8，600元與沖銷領(lǐng)用原材料1，800元所致，顯然與原意相悖。（原例為：某企業(yè)基本生產(chǎn)車間為制造A產(chǎn)品領(lǐng)用甲材料一批，計6，800元，誤計：借記“制造費用”8，600元，貸記“原材料”8，600元的分錄。）因此這筆“紅藍字更正法”的分錄是欠妥的，還是按規(guī)定的“紅字更正法”分步處理更覺妥當。

    二、《鄒文》中的“紅藍字分錄”舉例有二：一例是因“材料采購”的貸方是按計劃成本登記已驗收入庫的原材料，而退貨款則是實際買價，不宜以藍字記入貸方。在這種情況下，將退貨買價金額以紅字列入“材料采購”的借方編制退貨分錄。另一例是銷貨退回應(yīng)轉(zhuǎn)出銷項稅額，因現(xiàn)行“應(yīng)交增值稅”帳簿格式借方未設(shè)“銷項稅額轉(zhuǎn)出”專欄，就只能用紅字貸記“應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”。

    按以上所舉二例，《鄒文》為便于登帳而采用“紅藍字分錄法”，筆者認為這在實務(wù)操作上較難把握。因為這要求編制會計分錄的人員首先得弄清有關(guān)帳戶借貸方登帳要求與有關(guān)帳戶的帳簿格式設(shè)置情況，如果帳簿格式設(shè)置不同，就會編制出不同的紅藍字會計分錄�！稌�計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中明確規(guī)定，在不設(shè)借貸等欄的多欄式帳頁中，可以用紅字登記減少數(shù)�！班u文”為便于登帳而提出“紅藍字分錄法”，似無必要。

    紅字在會計分錄中的運用，是會計人員經(jīng)常碰到的問題。我們當然可根據(jù)會計實務(wù)需要，對會計核算方法進行一些改進，但必須能夠真實、正確、清晰地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。下面談?wù)劰P者對紅字在會計分錄中運用的思考。

    紅字在會計分錄中的運用，按會計法規(guī)制度規(guī)定主要是用于沖銷錯帳，也可以延伸到對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的沖銷，即將原記數(shù)額部分或全部減除的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項用紅字編制分錄予以沖銷�，F(xiàn)以《鄒文》關(guān)于采購退貨的舉例來說明“紅字沖銷法”的分錄應(yīng)為：

    借：材料采購——xxx　　50，000（紅字）

         貸：應(yīng)付帳款——xxx　58，000（紅字）

    應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅（進項稅額轉(zhuǎn)出）8，500

    這樣處理，既符合因采購退貨將原記入“材料采購”、“應(yīng)付帳款”的數(shù)額沖銷的經(jīng)濟事項內(nèi)容，又利于正確計算反映“材料采購”帳戶借方和“應(yīng)付帳款”帳戶貸方的發(fā)生凈額，而且該分錄貸方經(jīng)一紅一藍相抵后為紅字50，000元，與借方相等，也符合借貸記帳規(guī)則�！多u文》的紅藍字分錄作：借記“應(yīng)付帳款”58，500和“材料采購”50，000（紅字），也可理解為支付了應(yīng)付帳款，顯與原意不符。

    至于銷貨退回的分錄可編制為：

    借：應(yīng)收帳款——XXX　58，500（紅字）

        貸：產(chǎn)品銷售收入 　50，000（紅字）

            應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）8，500

    這樣處理，更能清晰反映銷貨退回的業(yè)務(wù)內(nèi)容，也完全符合記帳規(guī)則要求。而《鄒文》的紅藍字分錄作：借記“產(chǎn)品銷售收入50，000，貸記”應(yīng)收帳款“58，500和”應(yīng)交稅金“8，500（紅字），同樣容易誤解。碰到一些特殊經(jīng)濟事項，如上倒銷貨退回如以銀行存款直接支付，則應(yīng)用紅字沖銷法編制如下分錄：

    借：產(chǎn)品銷售收入　50，000（紅字）

        應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）8，500

        貸:銀行存款58，500

    現(xiàn)金收回水電費100元則編制如下分錄：

    借：現(xiàn)金100

        貸:管理費用100（紅字）

    這種只有貸方或只有借方的特殊會計分錄是否允許編制？是個值得探討的問題。如果這種特殊分錄不允許編制，“紅字沖銷法”就會失去會計核算方法的統(tǒng)一性和可操作性。筆者認為，這種只有借方或貸方的特殊會計分錄，是正常會計分錄在形式上的變形，主要是為了滿足實務(wù)操作上的需要，為了使某些科目借貸方的發(fā)生額不出現(xiàn)虛增，其內(nèi)容實質(zhì)并沒有改變，各帳戶借、貸方的結(jié)果也保持平衡，符合借貸記帳規(guī)則，并不影響會計核算質(zhì)量，因此它在會計實務(wù)中似應(yīng)予以認可。