會(huì)計(jì)集中核算制是指財(cái)政部門成立核算中心,在行政事業(yè)單位資金所有權(quán)、使用權(quán)、財(cái)務(wù)自主權(quán)不變的前提下,取消單位的銀行賬戶、會(huì)計(jì)和出納,通過委托會(huì)計(jì)代理記賬,對(duì)單位集中辦理會(huì)計(jì)核算和實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督,融會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督、服務(wù)于一體的會(huì)計(jì)委派制的改革形式。會(huì)計(jì)集中核算制的實(shí)質(zhì)在于,以會(huì)計(jì)集中核算為核心,以會(huì)計(jì)人員管理體制改革為最終目的,從而引起會(huì)計(jì)工作的一系列改革。
一、建立核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的必要性
1.核算中心的會(huì)計(jì)服務(wù)功能要求核算中心必須建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。核算中心的會(huì)計(jì)服務(wù)功能包括資金結(jié)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等。其功能是否能夠順利、方便、高效地實(shí)現(xiàn),其服務(wù)的效率和質(zhì)量是否比分散式管理有更大的提高,都要依靠先進(jìn)、完善的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)來提供有力的支持。
2.核算中心的監(jiān)督功能要求核算中心必須建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。核算中心成立后,在會(huì)計(jì)監(jiān)督方面必須解決以下兩個(gè)問題:一是眾多單位會(huì)計(jì)集中核算后,如何有效地實(shí)施預(yù)算控制和資金控制,為今后實(shí)施部門預(yù)算和國庫集中收付奠定良好的基礎(chǔ);二是會(huì)計(jì)核算中心的權(quán)力非常集中,如何加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督和控制,降低和減少核算中心的內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)(特別是領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)險(xiǎn)),防止產(chǎn)生新的問題。解決這兩個(gè)問題,僅僅依靠制度是無法解決的,必須借助于完善的會(huì)計(jì)軟件,通過制度與程序控制相結(jié)合的方法來解決。
二、構(gòu)建核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè),大致分為以下四個(gè)步驟,即電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的硬件配置、會(huì)計(jì)軟件配置、制度建設(shè)和人員培訓(xùn)。
1.硬件配置。核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),這是由核算中心的以下特點(diǎn)決定的:①核算單位眾多,如果采用單用戶版會(huì)計(jì)軟件,則每臺(tái)計(jì)算機(jī)都需購買一套會(huì)計(jì)軟件,這將導(dǎo)致軟件購置費(fèi)用過高。而如采用網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件,則只需根據(jù)需要增加工作站點(diǎn)數(shù),可節(jié)約大量資金。②在網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件中,不管建立了多少賬套,其數(shù)據(jù)都是集中存放在服務(wù)器中的,便于數(shù)據(jù)備份與管理。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件,大多采用SYBASE、SQL、SERVER等大型數(shù)據(jù)庫,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)控制與管理,可以大大提高數(shù)據(jù)的安全性,保證核算中心的正常運(yùn)行。③核算中心工作量較大,同時(shí)操作一個(gè)賬套最少需要兩個(gè)人以上,如果使用單用戶版會(huì)計(jì)軟件,將無法順利開展工作。④由于基層單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)均存放在核算中心,基層領(lǐng)導(dǎo)不能隨時(shí)掌握本單位財(cái)務(wù)狀況。如采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),就可以在保證數(shù)據(jù)安全的前提下,為基層單位領(lǐng)導(dǎo)開通網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng),以便基層單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位財(cái)務(wù)狀況。⑤采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便于與其他系統(tǒng)鏈接,如國庫支付、工資統(tǒng)發(fā)等系統(tǒng),以最終達(dá)到財(cái)政部提出的建設(shè)政府財(cái)政管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)。
2.會(huì)計(jì)軟件配置。由于核算中心只用到最基本的預(yù)算控制、賬務(wù)處理、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)等模塊,這些模塊經(jīng)過多年的使用與開發(fā),都較為成熟,可供選擇的較多。同時(shí),隨著核算中心工作的展開,許多公司開發(fā)了相應(yīng)的核算中心軟件。因此構(gòu)建時(shí)需要對(duì)會(huì)計(jì)軟件作出選擇。不管選用哪家公司的軟件,都要認(rèn)真考慮以下問題:①已有資源。目前,大部分行政事業(yè)單位都已建立了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),由于行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)量通常不大,因此大都購買的是單用戶版會(huì)計(jì)軟件。如果基層單位普遍使用同一家公司的會(huì)計(jì)軟件,可以考慮與該公司協(xié)商,以單位退回多套單用戶版會(huì)計(jì)軟件,換取購買網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件的優(yōu)惠,以免造成原有投資的閑置。②使用習(xí)慣。核算中心的會(huì)計(jì)人員,通常是從被管轄的基層單位抽調(diào)上來的,這些會(huì)計(jì)人員原來使用何種會(huì)計(jì)軟件,即軟件的使用習(xí)慣,也是選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)需要考慮的問題。因?yàn)楹怂阒行某闪⒑髮ⅠR上開始工作,不可能安排較長時(shí)間的培訓(xùn),如果選擇的軟件與核算中心大多數(shù)會(huì)計(jì)人員原來使用的軟件相同,則可使會(huì)計(jì)人員盡快進(jìn)入工作狀態(tài)。③選擇基于B/S結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件。一方面可以減少客戶機(jī)端的維護(hù)工作量,從理論上來說,客戶機(jī)只要安裝好WINDOWS系統(tǒng),配置好網(wǎng)絡(luò),上網(wǎng)就能運(yùn)行會(huì)計(jì)軟件,大大減少了由于客戶機(jī)端系統(tǒng)故障造成的工作延誤;另一方面可以通過互聯(lián)網(wǎng)支持基層單位領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程查詢,便于核算中心與基層單位的信息交流。
3.制度建設(shè)。由于核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)集中存放著多家基層單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),使得原來分散的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)高度集中化,因此建立完善的會(huì)計(jì)電算化制度顯得尤為重要。①由于核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),同時(shí)擁有服務(wù)器和工作站點(diǎn)數(shù)較多,因此必須設(shè)立專職的系統(tǒng)管理員,同時(shí)兼任系統(tǒng)維護(hù)員以確保整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。②由于系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),使得計(jì)算機(jī)病毒通過網(wǎng)絡(luò)大規(guī)模傳播成為可能,因此必須制定完善的計(jì)算機(jī)管理制度,規(guī)范核算中心計(jì)算機(jī)的使用。③認(rèn)真做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份和電子檔案保管工作,由于數(shù)據(jù)集中存放且數(shù)據(jù)量大,應(yīng)每天做好當(dāng)日備份,一式三份,分別存放在不同地點(diǎn),月末、年末應(yīng)將數(shù)據(jù)資料刻錄成光盤,按照相關(guān)規(guī)定妥善保管。④做好電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案,一旦發(fā)生如服務(wù)器硬件損壞、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件損壞、計(jì)算機(jī)病毒破壞硬盤數(shù)據(jù)等情況,可以根據(jù)預(yù)案,以最快速度使系統(tǒng)運(yùn)行恢復(fù)正常,以免影響核算中心的正常工作。
4.人員培訓(xùn)。雖然各地核算中心成立時(shí),都是從基層單位抽調(diào)業(yè)務(wù)較好的會(huì)計(jì)人員到核算中心任職,但由于工作內(nèi)容和模式都有了新的變化,同時(shí)使用的會(huì)計(jì)軟件也有所不同,因此進(jìn)行人員培訓(xùn)是必要的。①核算中心開始運(yùn)作前,結(jié)合各單位賬套的初始化,應(yīng)邀請(qǐng)銷售會(huì)計(jì)軟件的公司對(duì)核算中心會(huì)計(jì)人員進(jìn)行短期的集中培訓(xùn),使其掌握新軟件的使用方法。②以后各年度應(yīng)結(jié)合會(huì)計(jì)人員的繼續(xù)教育,有步驟地對(duì)核算中心會(huì)計(jì)人員進(jìn)行輪流培訓(xùn),進(jìn)一步提高他們運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件的能力。