會(huì)計(jì)集中核算制是指財(cái)政部門(mén)成立核算中心，在行政事業(yè)單位資金所有權(quán)、使用權(quán)、財(cái)務(wù)自主權(quán)不變的前提下，取消單位的銀行賬戶、會(huì)計(jì)和出納，通過(guò)委托會(huì)計(jì)代理記賬，對(duì)單位集中辦理會(huì)計(jì)核算和實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，融會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督、服務(wù)于一體的會(huì)計(jì)委派制的改革形式。會(huì)計(jì)集中核算制的實(shí)質(zhì)在于，以會(huì)計(jì)集中核算為核心，以會(huì)計(jì)人員管理體制改革為最終目的，從而引起會(huì)計(jì)工作的一系列改革。
一、建立核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的必要性
1.核算中心的會(huì)計(jì)服務(wù)功能要求核算中心必須建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。核算中心的會(huì)計(jì)服務(wù)功能包括資金結(jié)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等。其功能是否能夠順利、方便、高效地實(shí)現(xiàn)，其服務(wù)的效率和質(zhì)量是否比分散式管理有更大的提高，都要依靠先進(jìn)、完善的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)來(lái)提供有力的支持。
2.核算中心的監(jiān)督功能要求核算中心必須建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。核算中心成立后，在會(huì)計(jì)監(jiān)督方面必須解決以下兩個(gè)問(wèn)題：一是眾多單位會(huì)計(jì)集中核算后，如何有效地實(shí)施預(yù)算控制和資金控制，為今后實(shí)施部門(mén)預(yù)算和國(guó)庫(kù)集中收付奠定良好的基礎(chǔ)；二是會(huì)計(jì)核算中心的權(quán)力非常集中，如何加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督和控制，降低和減少核算中心的內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)（特別是領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)險(xiǎn)），防止產(chǎn)生新的問(wèn)題。解決這兩個(gè)問(wèn)題，僅僅依靠制度是無(wú)法解決的，必須借助于完善的會(huì)計(jì)軟件，通過(guò)制度與程序控制相結(jié)合的方法來(lái)解決。
二、構(gòu)建核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)，大致分為以下四個(gè)步驟，即電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的硬件配置、會(huì)計(jì)軟件配置、制度建設(shè)和人員培訓(xùn)。
1.硬件配置。核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這是由核算中心的以下特點(diǎn)決定的：①核算單位眾多，如果采用單用戶版會(huì)計(jì)軟件，則每臺(tái)計(jì)算機(jī)都需購(gòu)買(mǎi)一套會(huì)計(jì)軟件，這將導(dǎo)致軟件購(gòu)置費(fèi)用過(guò)高。而如采用網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件，則只需根據(jù)需要增加工作站點(diǎn)數(shù)，可節(jié)約大量資金。②在網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件中，不管建立了多少賬套，其數(shù)據(jù)都是集中存放在服務(wù)器中的，便于數(shù)據(jù)備份與管理。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件，大多采用SYBASE、SQL、SERVER等大型數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)控制與管理，可以大大提高數(shù)據(jù)的安全性，保證核算中心的正常運(yùn)行。③核算中心工作量較大，同時(shí)操作一個(gè)賬套最少需要兩個(gè)人以上，如果使用單用戶版會(huì)計(jì)軟件，將無(wú)法順利開(kāi)展工作。④由于基層單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)均存放在核算中心，基層領(lǐng)導(dǎo)不能隨時(shí)掌握本單位財(cái)務(wù)狀況。如采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，為基層單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)，以便基層單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位財(cái)務(wù)狀況。⑤采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便于與其他系統(tǒng)鏈接，如國(guó)庫(kù)支付、工資統(tǒng)發(fā)等系統(tǒng)，以最終達(dá)到財(cái)政部提出的建設(shè)政府財(cái)政管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)。
2.會(huì)計(jì)軟件配置。由于核算中心只用到最基本的預(yù)算控制、賬務(wù)處理、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)等模塊，這些模塊經(jīng)過(guò)多年的使用與開(kāi)發(fā)，都較為成熟，可供選擇的較多。同時(shí)，隨著核算中心工作的展開(kāi)，許多公司開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的核算中心軟件。因此構(gòu)建時(shí)需要對(duì)會(huì)計(jì)軟件作出選擇。不管選用哪家公司的軟件，都要認(rèn)真考慮以下問(wèn)題：①已有資源。目前，大部分行政事業(yè)單位都已建立了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，由于行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)量通常不大，因此大都購(gòu)買(mǎi)的是單用戶版會(huì)計(jì)軟件。如果基層單位普遍使用同一家公司的會(huì)計(jì)軟件，可以考慮與該公司協(xié)商，以單位退回多套單用戶版會(huì)計(jì)軟件，換取購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件的優(yōu)惠，以免造成原有投資的閑置。②使用習(xí)慣。核算中心的會(huì)計(jì)人員，通常是從被管轄的基層單位抽調(diào)上來(lái)的，這些會(huì)計(jì)人員原來(lái)使用何種會(huì)計(jì)軟件，即軟件的使用習(xí)慣，也是選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)需要考慮的問(wèn)題。因?yàn)楹怂阒行某闪⒑髮ⅠR上開(kāi)始工作，不可能安排較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)，如果選擇的軟件與核算中心大多數(shù)會(huì)計(jì)人員原來(lái)使用的軟件相同，則可使會(huì)計(jì)人員盡快進(jìn)入工作狀態(tài)。③選擇基于B／S結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件。一方面可以減少客戶機(jī)端的維護(hù)工作量，從理論上來(lái)說(shuō)，客戶機(jī)只要安裝好WINDOWS系統(tǒng)，配置好網(wǎng)絡(luò)，上網(wǎng)就能運(yùn)行會(huì)計(jì)軟件，大大減少了由于客戶機(jī)端系統(tǒng)故障造成的工作延誤；另一方面可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)支持基層單位領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程查詢，便于核算中心與基層單位的信息交流。
3.制度建設(shè)。由于核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)集中存放著多家基層單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，使得原來(lái)分散的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)高度集中化，因此建立完善的會(huì)計(jì)電算化制度顯得尤為重要。①由于核算中心電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，同時(shí)擁有服務(wù)器和工作站點(diǎn)數(shù)較多，因此必須設(shè)立專職的系統(tǒng)管理員，同時(shí)兼任系統(tǒng)維護(hù)員以確保整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。②由于系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，使得計(jì)算機(jī)病毒通過(guò)網(wǎng)絡(luò)大規(guī)模傳播成為可能，因此必須制定完善的計(jì)算機(jī)管理制度，規(guī)范核算中心計(jì)算機(jī)的使用。③認(rèn)真做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份和電子檔案保管工作，由于數(shù)據(jù)集中存放且數(shù)據(jù)量大，應(yīng)每天做好當(dāng)日備份，一式三份，分別存放在不同地點(diǎn)，月末、年末應(yīng)將數(shù)據(jù)資料刻錄成光盤(pán)，按照相關(guān)規(guī)定妥善保管。④做好電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，一旦發(fā)生如服務(wù)器硬件損壞、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件損壞、計(jì)算機(jī)病毒破壞硬盤(pán)數(shù)據(jù)等情況，可以根據(jù)預(yù)案，以最快速度使系統(tǒng)運(yùn)行恢復(fù)正常，以免影響核算中心的正常工作。
4.人員培訓(xùn)。雖然各地核算中心成立時(shí)，都是從基層單位抽調(diào)業(yè)務(wù)較好的會(huì)計(jì)人員到核算中心任職，但由于工作內(nèi)容和模式都有了新的變化，同時(shí)使用的會(huì)計(jì)軟件也有所不同，因此進(jìn)行人員培訓(xùn)是必要的。①核算中心開(kāi)始運(yùn)作前，結(jié)合各單位賬套的初始化，應(yīng)邀請(qǐng)銷售會(huì)計(jì)軟件的公司對(duì)核算中心會(huì)計(jì)人員進(jìn)行短期的集中培訓(xùn)，使其掌握新軟件的使用方法。②以后各年度應(yīng)結(jié)合會(huì)計(jì)人員的繼續(xù)教育，有步驟地對(duì)核算中心會(huì)計(jì)人員進(jìn)行輪流培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件的能力。
