目前，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)迅速擴(kuò)大，其種類繁多，如何選擇適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算要求的通用會(huì)計(jì)軟件呢？在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計(jì)要求等方面的問(wèn)題，以及軟件服務(wù)的便利，軟件的功能應(yīng)滿足本單位當(dāng)前的實(shí)際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。
（l）合法性。合法性是指會(huì)計(jì)軟件提供的功能，必須符合會(huì)計(jì)核算的規(guī)定。例如：軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱，編號(hào)方法，輸入的記賬憑證的格式等應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定；軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法，以供用戶選擇；軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記賬憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。另外應(yīng)當(dāng)考慮版本的合法性。盜版軟件沒(méi)有可靠的技術(shù)保障，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的正常進(jìn)行，會(huì)帶來(lái)難以找回的損失。所以，用戶應(yīng)取得合法的會(huì)計(jì)軟件，保障會(huì)計(jì)核算工作有條不紊地進(jìn)行。
（2）安全性。安全性是指會(huì)計(jì)軟件提供的功能，能防止誤操作和作弊行為。例如：對(duì)于程序文件和數(shù)據(jù)文件，軟件應(yīng)當(dāng)有必要的加密或者其他保護(hù)措施，以防被非法篡改；軟件應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)存和外存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)盡量恢復(fù)到破壞前狀態(tài)的功能。
（3）正確性。正確性是指計(jì)算正確和防止輸入錯(cuò)誤。例如：當(dāng)輸入的記賬憑證重號(hào)，輸入的記賬憑證金額借貸方不相等，軟件應(yīng)提示或者拒絕執(zhí)行；軟件應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對(duì)賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表；機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行總分類賬、明細(xì)分類賬匯總的計(jì)算結(jié)果，應(yīng)正確無(wú)誤；軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能等。
（4）查詢性。查詢性功能是指能查詢機(jī)內(nèi)總分類會(huì)計(jì)科目的名稱、科目代號(hào)、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額和余額，能查詢記賬憑證。另外，設(shè)計(jì)復(fù)合條件查詢，模糊查詢，為使用會(huì)計(jì)信息人員提供方便。靈活的界面切換功能，可以使會(huì)計(jì)信息人員很靈活地尋找憑證、明細(xì)分類賬、總賬的信息資料。
（5）售后服務(wù)。售后服務(wù)包括：會(huì)計(jì)軟件的日常維護(hù)、用戶培訓(xùn)、二次開發(fā)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級(jí)換代。目前，會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)使用水平還不高，靠自身的能力，無(wú)法排除會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行中出現(xiàn)的全部故障，所以，還需要銷售單位派出人員加以解決。如果拖延，會(huì)計(jì)核算工作就會(huì)被迫停止。所以要了解培訓(xùn)的內(nèi)容、方式是否可行；維修服務(wù)人員是否充足；二次開發(fā)的方式是否具體；版本升級(jí)是否及時(shí)。
（6）價(jià)格。會(huì)計(jì)軟件售價(jià)中，一般包括軟件價(jià)格、售后服務(wù)與培訓(xùn)價(jià)格。銷售報(bào)價(jià)時(shí)，有時(shí)按軟件價(jià)格報(bào)價(jià)，有時(shí)按兩部分總計(jì)全額報(bào)價(jià)。所以，要注意報(bào)價(jià)含義。
22.應(yīng)建立哪些會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度？
開展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，建立健全以下管理制度：
（l）崗位責(zé)任制。會(huì)計(jì)電算化崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析等。
（2）操作管理制度。操作管理制度主要內(nèi)容包括：①明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件；②預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；③操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件；④由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
（3）硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內(nèi)容包括：①保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；②確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；③對(duì)正使用的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改、升級(jí)等要有審批手續(xù)；④健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施；⑤健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。
（4）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以 及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的以書面形式保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的主要內(nèi)容包括：①由專人負(fù)責(zé)；②防磁、防火、防潮和防塵，重要的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；③采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制；④會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
23.什么是賬務(wù)初始化？
從目前會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展水平來(lái)看，計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理與手工賬務(wù)處理基本一致，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的賬務(wù)處理是模仿手工賬務(wù)處理而形成的。
手工賬務(wù)處理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括：根據(jù)會(huì)計(jì)科目設(shè)置賬戶；填制和審核記張憑證；錄入憑證；試算平衡；錯(cuò)賬修改；對(duì)賬；結(jié)賬。
相應(yīng)地，計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：憑證處理；記賬；結(jié)賬；查詢；對(duì)賬；系統(tǒng)管理（包括賬務(wù)初始）；打印輸出。
與手工建賬相類似，計(jì)算機(jī)賬務(wù)初始化主要包括會(huì)計(jì)科目和賬戶的設(shè)置及自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置。
（1）設(shè)置會(huì)計(jì)科目和賬戶。主要設(shè)置以下項(xiàng)目：
①會(huì)計(jì)科目的級(jí)別。一般應(yīng)設(shè)到三級(jí)，多的可以設(shè)到五級(jí)。②會(huì)計(jì)科目代碼。會(huì)計(jì)科目的代碼是指會(huì)計(jì)科目統(tǒng)一規(guī)定的代碼。目前，行業(yè)會(huì)計(jì)制度將一級(jí)會(huì)計(jì)科目代碼確定，企業(yè)可以根據(jù)情況增加會(huì)計(jì)科目和科目代碼。自定的會(huì)計(jì)科目的代碼，應(yīng)與財(cái)政部規(guī)定的代碼的設(shè)定相吻合，例如：工業(yè)企業(yè)的資產(chǎn)為100，負(fù)債為200等等。二級(jí)以下的代碼可以自己設(shè)定，大公司和企業(yè)集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)一考慮，設(shè)定統(tǒng)一的代碼，以便會(huì)計(jì)信息共享。③會(huì)計(jì)科目名稱。會(huì)計(jì)科目名稱應(yīng)按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)置，不應(yīng)隨意簡(jiǎn)化，例如：將“應(yīng)付福利費(fèi)”設(shè)置成“福利費(fèi)”；將“應(yīng)收賬款”設(shè)置成“應(yīng)收款”等等，都是不規(guī)范的。④會(huì)計(jì)科目的類型。會(huì)計(jì)科目的類型是指使用的會(huì)計(jì)科目屬于哪一類，即資產(chǎn)類、負(fù)債類、成本類和損益類，以明確該科目在計(jì)算機(jī)處理中所具備的一些特性，在具體操作中用代號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字中的 l、2、3、4、5來(lái)代替。⑤賬戶的定義。賬戶定義就是對(duì)賬戶的格式和賬戶余額進(jìn)行規(guī)定。賬戶的格式分三欄式、多欄式和數(shù)量金額式。賬戶余額是指設(shè)置賬戶的年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額和本期余額的借貸方向和金額。如果已記錄過(guò)手工賬，將手工賬轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)記賬，那么，要將手工賬轉(zhuǎn)入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)是在賬戶定義這一環(huán)節(jié)完成，也就是將賬簿上要結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)的借貸方向，發(fā)生額和余額，在此環(huán)節(jié)輸入計(jì)算機(jī)，以便以后按期輸入憑證。
（2）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置。企業(yè)的一些賬務(wù)處理往往是固定的，只是不同期間的發(fā)生額不同而已。例如：每期結(jié)束時(shí)，要做如下分錄：借記“產(chǎn)品銷售收入”賬戶，貸記“本年利潤(rùn)”賬戶；借記“本年利潤(rùn)”賬戶，貸記“產(chǎn)品銷售成本”、“產(chǎn)品銷售費(fèi)用”、“產(chǎn)品銷售稅金及附加”、“管理費(fèi)用”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”等賬戶。因此，多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都能提供了自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。這項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)是按照事先的設(shè)置來(lái)進(jìn)行的。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置包括：①業(yè)務(wù)憑證順序號(hào)；②經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要；③科目代號(hào)或名稱；④借貸方向；⑤金額來(lái)源；⑥計(jì)算公式。 24.什么是報(bào)表定義？
會(huì)計(jì)報(bào)表是由報(bào)表格式和報(bào)表數(shù)據(jù)構(gòu)成的。報(bào)表定義就是對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的格式和數(shù)據(jù)來(lái)源的設(shè)定過(guò)程。會(huì)計(jì)報(bào)表的格式多種多樣，除會(huì)計(jì)制度規(guī)定的報(bào)表種類（資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表）以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據(jù)國(guó)家不同的管理機(jī)構(gòu)和本企業(yè)的需要設(shè)置其他報(bào)表，如管理費(fèi)用表、主要產(chǎn)品成本表、流動(dòng)資產(chǎn)表、應(yīng)交增值稅明細(xì)表、工資計(jì)算表、制造成本表等等。在通用會(huì)計(jì)軟件中，報(bào)表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報(bào)表時(shí)，只能按用戶定義的格式生成。
報(bào)表的數(shù)據(jù)是按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，對(duì)已輸入的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工、整理、匯總、計(jì)算出來(lái)的。各報(bào)表的各個(gè)空白位置的數(shù)據(jù)，是依據(jù)設(shè)定的取數(shù)公式而形成的。數(shù)據(jù)的來(lái)源主要有：
（l）從賬中取數(shù)。從某賬戶中取某一時(shí)期或某一會(huì)計(jì)期間的某項(xiàng)數(shù)據(jù)。例如：通過(guò)科目代碼，確定獲取某一賬戶的余額，借方累計(jì)發(fā)生額或貸方累計(jì)發(fā)生額等；或者從幾個(gè)賬戶中取數(shù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)匯總，填入報(bào)表中的某一行某一列中，例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“存貨”來(lái)源于“材料采購(gòu)”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產(chǎn)成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產(chǎn)成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。
（2）從報(bào)表中取數(shù)。從報(bào)表中取數(shù)是指從已形成的當(dāng)前報(bào)表或其他報(bào)表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計(jì)欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計(jì)；資產(chǎn)負(fù)債表的“本年利潤(rùn)”可以從損益表中獲取。
（3）手工輸入數(shù)。計(jì)算機(jī)尚未聯(lián)網(wǎng)時(shí)，下屬單位已有報(bào)表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報(bào)表中數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)中。所以要手工輸入。
25.怎樣進(jìn)行報(bào)表定義？
報(bào)表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報(bào)表定義，即建立描述文件；二是報(bào)表輸出，即根據(jù)描述文件計(jì)算并打印報(bào)表、匯總表、分析表等多種報(bào)表；三是報(bào)表維護(hù)，它是為了保證程序的正常運(yùn)行而做的輔助工作。
進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個(gè)文件里。我們稱這個(gè)文件為報(bào)表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來(lái)的，可以有兩個(gè)來(lái)源：其一是從賬目中取得某個(gè)科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”；其二是從前期的報(bào)表或其他報(bào)表或本表中經(jīng)過(guò)加減乘除等計(jì)算而來(lái)，我們稱之為“計(jì)算公式”。把兩個(gè)公式分別存在兩個(gè)文件中，一個(gè)叫“取數(shù)公式文件”，一個(gè)叫“計(jì)算公式文件”。最后，還要對(duì)各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進(jìn)行描述，將其存在一個(gè)文件中，稱之為“校驗(yàn)公式文件”。因此，要建立一張報(bào)表，就要有報(bào)表格式、取數(shù)公式、計(jì)算公式和校驗(yàn)公式這樣四個(gè)文件。因?yàn)檫@些文件都是描述某張報(bào)表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。
一張報(bào)表就要有四個(gè)文件來(lái)描述它，如果要出多種報(bào)表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個(gè)文件是用來(lái)描述同一個(gè)文件的？為了使這些描述文件與實(shí)際打印的報(bào)表建立起聯(lián)系，就要建立一個(gè)表格信息文件，即讓操作者告訴計(jì)算機(jī)打印哪張報(bào)表，使用哪些描述文件，這就要建立一個(gè)管理文件，我們稱之“表格管理文件”。
這樣，進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，就需要建立“報(bào)表格式”、“取數(shù)公式”、“計(jì)算公式”、“校驗(yàn)公式”、“表格管理”等五個(gè)文件。
進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表定義時(shí)還應(yīng)注意如下兩個(gè)問(wèn)題：
第一，為了取數(shù)方便，應(yīng)在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，根據(jù)需要，多設(shè)明細(xì)科目。因?yàn)橛行⿻?huì)計(jì)報(bào)表欄目中的數(shù)值，是根據(jù)一個(gè)或幾個(gè)一級(jí)會(huì)計(jì)科目的余額相加而形成的，例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“貨幣資金”項(xiàng)目，是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款“、”其他貨幣資“科目的期末余額合計(jì)填列的。有的會(huì)計(jì)報(bào)表欄目中的數(shù)據(jù)要進(jìn)行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的”固定資折舊“項(xiàng)目，反映企業(yè)年度內(nèi)累計(jì)提取的折舊，本項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)”累計(jì)折舊“科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計(jì)入成本費(fèi)用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記賬，編制報(bào)表時(shí)可以把賬簿中的”累計(jì)折舊“賬翻出來(lái)一頁(yè)一頁(yè)地看，通過(guò)查看摘要內(nèi)容，將本年度購(gòu)買的舊的機(jī)械設(shè)備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可，而使用計(jì)算機(jī)時(shí)情況就不同了，公式很難根據(jù)摘要來(lái)設(shè)定；從”累計(jì)折舊“的貸方發(fā)生額中，又很難進(jìn)行邏輯判斷，哪些是本年計(jì)提的計(jì)入成本費(fèi)用的折舊，哪些是增加設(shè)備轉(zhuǎn)入的折舊。這樣就需要增設(shè)三個(gè)二級(jí)科目：”計(jì)入成本費(fèi)用的折舊“、”非經(jīng)營(yíng)性計(jì)提的折舊“、”其他折舊結(jié)轉(zhuǎn)“，在編制現(xiàn)金流量表時(shí)，對(duì)于”固定資產(chǎn)折舊“欄就可以根據(jù)”計(jì)入成本費(fèi)用的折舊“數(shù)來(lái)填列。
第二，應(yīng)細(xì)致認(rèn)真地描述公式。運(yùn)算符號(hào)除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，還有＜（小于）、＞（大于）、≠（不等于）、≥（大于或等于）、≤（小于或等于）等邏輯運(yùn)算符，在定義時(shí)不應(yīng)出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產(chǎn)負(fù)債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的年初數(shù)：“資產(chǎn)總計(jì)”的年初數(shù)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的年初數(shù)：“資產(chǎn)總計(jì)”的期末數(shù)應(yīng)等于“負(fù)債及所有者權(quán)益”的期末數(shù)。
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