會計電算化工作指南（一）

    企業(yè)會計電算化的實施，也就是企業(yè)建立會計電算化的整個過程，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實施過程中，包括會計電算化工作的規(guī)劃，會計信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會計電算化工作順利正確地進(jìn)行。

　　一、會計電算化實施的內(nèi)容

　　企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作  會計電算化系統(tǒng)的實施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容  對這此問題認(rèn)識不足，將導(dǎo)致整個會計電算化工作不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財會人員、會計電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認(rèn)識，主要有以下幾種觀點:

　　1.會計電算化就是建立計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點認(rèn)為，只要會計信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計電算化工作就完成了。他們有時也認(rèn)為會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認(rèn)為，在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程。這種觀點的錯誤在于把會計電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　　2.會計電算化就是編程。

　　認(rèn)為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng)，而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計，直接編程是這種觀點的突出表現(xiàn)。

　　3.會計電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點認(rèn)為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點, 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。

　　4.會計電算化也就只是會計部門的工作采用電算化, 與其他部門的工作無關(guān)。

　　認(rèn)為會計電算化就是以計算機(jī)代替手工記帳、算帳、報帳，否認(rèn)了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計預(yù)測、會計控制以及會計輔助決策等眾多內(nèi)容從會計電算化工作中給拋棄了。

　　由于這些片面觀點的存在，影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計電算化工作實施到底包括哪些內(nèi)容 

　　我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述：

　　1.會計電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會計電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系；確定會計電算化工作目標(biāo)實現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項內(nèi)容。

　　2.會計電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　　3.會計電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。

　　4.計算機(jī)審計及計算機(jī)舞弊。

　　5.會計決策支持系統(tǒng)。

　　這是會計信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會計電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計電算化的片面認(rèn)識，都會給會計電算化的實施帶來不利的因素。

　　二、會計電算化的目標(biāo)

　　會計電算化的目標(biāo)，也就是會計電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計工作的地位，提高會計工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　具體包括如下內(nèi)容：

　　1.減輕財會人員勞動強度， 提高財會工作效率。

　　利用計算機(jī)技術(shù)的特點，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報帳工作交給高速的計算機(jī)處理，以減輕財會人員的勞動強度，并且由于計算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達(dá)至提高財會工作效率的目的。

　　2.促進(jìn)會計職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能；通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

　　3.準(zhǔn)確、 及時地提供會計信息。

　　手式條件下，由于大量會計信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時得到財會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計信息。

　　4.提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會計工作規(guī)范化。

　　會計電算化，給會計工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機(jī)的有關(guān)知識，好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實現(xiàn)會計電算化的前提條件, 所以會計電算化也要求促進(jìn)會計工作的規(guī)范化。

　　5.實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　會計電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、企業(yè)實施會計電算化的原則

　　企業(yè)實施會計電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計工作的特點和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實施會計電算化達(dá)到其最終目標(biāo)。一般地，應(yīng)考慮如下幾項基本原則：

　　1.合法性原則。

　　即企業(yè)實施會計電算化的各項工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。

　　第一，實施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律。

　　第二，必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性, 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　　2.效益性原則。

　　提高經(jīng)濟(jì)效益，是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。

　　以下幾個方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會計電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量, 能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息, 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量, 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設(shè)計過程中，也應(yīng)堅持效益性原則，力求降低設(shè)計開發(fā)成本，提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　　3.系統(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點，關(guān)聯(lián)觀點，發(fā)展觀點，最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進(jìn)行會計電算化實施工作。要注意以下兩點：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實施會計電算化時，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計實施時，必須有全局的觀點，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　　4.規(guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。

　　5.可靠性原則。

　　可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面：

　　第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進(jìn)行重點防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。

　　第三，易擴(kuò)充性，即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。

　　6.易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會計信息系統(tǒng)的使用者是會計人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計術(shù)語，使會計人員一學(xué)既會。