現(xiàn)金流量表的編制
我國(guó)自1998年1月1日起施行《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表》以來(lái)，企業(yè)界和會(huì)計(jì)界對(duì)于該報(bào)表的編制方法進(jìn)行了廣泛的探討。和國(guó)際上其他國(guó)家的現(xiàn)金流量表相比，我國(guó)的現(xiàn)金流量表同時(shí)要求使用直接法和間接法編制。而且一般國(guó)家作為選擇補(bǔ)充資料的直接法更是作為正式表項(xiàng)。這當(dāng)然有利于報(bào)表閱讀者的理解。但在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中大大增加了該表的編制難度，從而使該報(bào)表的準(zhǔn)確程度和作用受到影響。這種難度也導(dǎo)致后來(lái)表中增值稅項(xiàng)目的簡(jiǎn)化。
在一般手工記賬或簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)軟件的環(huán)境下，企業(yè)一般使用《準(zhǔn)則指南》中的工作底稿法或T形賬戶(hù)法編制，其實(shí)質(zhì)是使用間接法計(jì)算表中的直接法表項(xiàng)。而一些會(huì)計(jì)軟件的處理方法是在輸入會(huì)計(jì)分錄時(shí)，增加現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物科目的輸入內(nèi)容——即指明每筆現(xiàn)金收支是屬于哪一個(gè)表項(xiàng)。這一方面增加了會(huì)計(jì)工作量，另一方面由于在每筆收付款時(shí)必須人工查找該筆往來(lái)最初產(chǎn)生的原因，使得輸入的準(zhǔn)確性大受影響。特別當(dāng)一筆收付款對(duì)應(yīng)多個(gè)表項(xiàng)時(shí)，如給供應(yīng)商付款時(shí)包括了貨款和增值稅兩個(gè)表項(xiàng)，這種方法要求將分錄中現(xiàn)金行手工計(jì)算并拆分成幾行，造成不必要的麻煩和錯(cuò)誤。
在ERP集成環(huán)境下，我們通過(guò)資金管理模塊可以自動(dòng)生成實(shí)時(shí)的現(xiàn)金流量表。
首先讓我們回顧一下上期《ERP中的資金管理》一文談到的，在資金管理中，會(huì)計(jì)科目被置于三個(gè)層次之上。
現(xiàn)金層包含貨幣資金和短期投資等科目，它相當(dāng)于我國(guó)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表》文中對(duì)于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物的定義。
收入支出層包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。譬如，所有的權(quán)益類(lèi)和損益類(lèi)科目以及存貨、固定資產(chǎn)等科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對(duì)應(yīng)于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類(lèi)或者說(shuō)直接反映了《現(xiàn)金流量表》表項(xiàng)一至四。
應(yīng)收應(yīng)付層雖然稱(chēng)為應(yīng)收應(yīng)付層，但它不僅包含應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款，而且還包含預(yù)收和預(yù)付賬款、其他應(yīng)收和應(yīng)付款、應(yīng)收和應(yīng)付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對(duì)應(yīng)《現(xiàn)金流量表指南》中計(jì)算各表項(xiàng)時(shí)的調(diào)整項(xiàng)。
現(xiàn)在讓我們看兩個(gè)在ERP的會(huì)計(jì)和資金管理中非常重要的概念：
現(xiàn)金流量狀態(tài)
當(dāng)系統(tǒng)通過(guò)集成或人工產(chǎn)生一筆會(huì)計(jì)分錄時(shí)，資金管理模塊會(huì)判斷這筆業(yè)務(wù)是否會(huì)對(duì)現(xiàn)金流量產(chǎn)生影響。同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)它的狀態(tài)作出判斷：是已經(jīng)生成現(xiàn)金流量了，還是僅僅作為債權(quán)或債務(wù)存在。
已經(jīng)生成現(xiàn)金流量的，系統(tǒng)將它的狀態(tài)設(shè)成“A收付款”，如圖1，凡是一筆分錄中有一行屬于現(xiàn)金層而至少存在另一行屬于應(yīng)收應(yīng)付層或收入支出層時(shí)，它的現(xiàn)金流量狀態(tài)就是“A收付款”。
對(duì)于仍處于應(yīng)收應(yīng)付階段的，系統(tǒng)將它的狀態(tài)設(shè)成“B發(fā)票”，如圖1，凡是一筆分錄中存在兩行分別屬于收入支出層和應(yīng)收應(yīng)付層時(shí)，它的現(xiàn)金流量狀態(tài)就是“B發(fā)票”。
我們?cè)凇禘RP中的資金管理》一文提到的銷(xiāo)售開(kāi)發(fā)票業(yè)務(wù)（借：應(yīng)收賬款貸：產(chǎn)品銷(xiāo)售收入貸：應(yīng)交稅金）在資金管理中就反映為現(xiàn)金流量狀態(tài)B，而收到貨款業(yè)務(wù)（借：銀行存款貸：應(yīng)收賬款）則屬于現(xiàn)金流量狀態(tài)A.雖然ERP不鼓勵(lì)多借多貸的會(huì)計(jì)分錄，但是對(duì)于這種分錄系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算各種現(xiàn)金管理狀態(tài)的金額，計(jì)算的規(guī)則本文就不再贅述了。
未清項(xiàng)管理
在ERP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中，對(duì)于應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的明細(xì)賬管理使用了未清項(xiàng)管理的概念——在某一個(gè)客戶(hù)或供應(yīng)商的明細(xì)賬下，各筆發(fā)票和收付款不僅反映借貸和金額，同時(shí)還記錄了它們之間的相互清賬關(guān)系。
上例中，財(cái)務(wù)在處理從客戶(hù)收款的業(yè)務(wù)時(shí)，可以在輸入銀行科目后，直接從系統(tǒng)提示的該客戶(hù)尚未收款的發(fā)票清單中選擇一筆或多筆進(jìn)行清賬。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，同時(shí)將該筆收款和那幾筆發(fā)票設(shè)為已清項(xiàng)狀態(tài)，剩下的發(fā)票仍保持未清項(xiàng)狀態(tài)。ERP系統(tǒng)除了提供上述人工逐筆清賬的功能外，還提供了一些自動(dòng)逐筆清賬的功能。圖1我們以應(yīng)收應(yīng)付層中相互指向的箭頭表示這種清賬的關(guān)系。未清項(xiàng)管理雖然是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的概念，但是它對(duì)于資金管理卻有重要意義。圖1中紅色的箭頭表示這樣一個(gè)過(guò)程：當(dāng)一筆收款或付款發(fā)生時(shí)，通過(guò)逐筆清賬系統(tǒng)找到了當(dāng)初的各筆發(fā)票，通過(guò)這些發(fā)票系統(tǒng)再自動(dòng)向收入支出層追索，從而找到了該筆現(xiàn)金流量的源頭。兩筆業(yè)務(wù)（收款和發(fā)票）此時(shí)在資金管理中連成了一筆完整的現(xiàn)金流量。
現(xiàn)實(shí)中，一筆收付款往往會(huì)有不止一個(gè)的源頭，比如貨款和增值稅，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出它們各自的金額。
拋開(kāi)技術(shù)上的處理手段，我們可以將上述兩個(gè)概念簡(jiǎn)單地看作是ERP系統(tǒng)將來(lái)自企業(yè)各方的信息轉(zhuǎn)換成了資金管理的語(yǔ)言。
附注：在實(shí)際ERP中，為了增加系統(tǒng)的靈活性，資金管理模塊主要不是按會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分析，而是按“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”分析和進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的�！艾F(xiàn)金流量項(xiàng)目”以一對(duì)多的形式定義在會(huì)計(jì)科目中（即幾個(gè)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”）。在財(cái)務(wù)記賬時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)確定“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”。在輸入會(huì)計(jì)分錄時(shí)，可以手工更改系統(tǒng)缺省的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”。比如和長(zhǎng)期投資這個(gè)科目有關(guān)的表項(xiàng)在《現(xiàn)金流量表》中不止一處，像“收回投資所收到的現(xiàn)金”和“權(quán)益性投資所支付的現(xiàn)金”等，這時(shí)需要在輸入會(huì)計(jì)分錄中長(zhǎng)期投資那一行時(shí)輸入相應(yīng)的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”。
實(shí)時(shí)的現(xiàn)金流量表
有了上述的這些概念，我們就很容易理解ERP中的現(xiàn)金流量表是如何生成的：當(dāng)我們運(yùn)行現(xiàn)金流量表時(shí)，系統(tǒng)分析指定時(shí)間段內(nèi)的收付款，將這些收付款按它們發(fā)生的源頭分門(mén)別類(lèi)地歸入現(xiàn)金流量表項(xiàng)中。從而生成了實(shí)時(shí)的現(xiàn)金流量表。
管理會(huì)計(jì)和部門(mén)現(xiàn)金流量表
管理會(huì)計(jì)在ERP中承擔(dān)了重要的角色。管理會(huì)計(jì)本身是為企業(yè)的內(nèi)部管理提供會(huì)計(jì)信息的會(huì)計(jì)分支。ERP系統(tǒng)利用其集成的優(yōu)勢(shì)，將當(dāng)代管理會(huì)計(jì)的各種理論付諸實(shí)踐，比如責(zé)任中心的績(jī)效考評(píng)，企業(yè)級(jí)的預(yù)算體系，市場(chǎng)獲利分析，生產(chǎn)成本控制，項(xiàng)目控制等等。很多管理會(huì)計(jì)的理論存在已經(jīng)有很多年了，比如標(biāo)準(zhǔn)成本和差異分析法、量本利分析法、預(yù)算、利潤(rùn)中心和投資中心分析等等。但是我們都非常清楚一旦將這些理論在紛繁復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)中運(yùn)用時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題。很多方法在動(dòng)用了大量的時(shí)間和精力之后，仍然只能得到較粗糙的分析結(jié)果，有時(shí)這些結(jié)果甚至是自相矛盾的。
ERP在這方面的優(yōu)勢(shì)在于它是一個(gè)重視細(xì)節(jié)的系統(tǒng)，而這些細(xì)節(jié)來(lái)源于無(wú)數(shù)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，同時(shí)它的數(shù)據(jù)建立在集成的基礎(chǔ)之上，ERP反對(duì)重復(fù)和自相矛盾的信息。
限于篇幅，本文僅就管理會(huì)計(jì)中和資金管理相關(guān)的內(nèi)容加以介紹。通過(guò)將資金管理和管理會(huì)計(jì)中的各種主體結(jié)合起來(lái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部資金使用的分析和考核�，F(xiàn)金流量表的實(shí)時(shí)生成和我們?cè)谙缕趯⒔榻B的“內(nèi)部銀行”都是這方面的應(yīng)用。
利潤(rùn)中心
利潤(rùn)中心是管理導(dǎo)向的組織結(jié)構(gòu)，主要用于企業(yè)內(nèi)部控制的目的。將公司按照利潤(rùn)中心分割，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于責(zé)任區(qū)域的分析和對(duì)于分散組織的授權(quán)，從而將它們視作“公司中的公司”。利潤(rùn)中心可大可小，從組織結(jié)構(gòu)的角度，將所有利潤(rùn)中心按樹(shù)狀層次有序地組織起來(lái)，構(gòu)成了利潤(rùn)中心層次。圖2左上方就是一個(gè)簡(jiǎn)化的利潤(rùn)中心層次。
利潤(rùn)中心在企業(yè)界有著廣泛的應(yīng)用。比如一家大型的家電生產(chǎn)企業(yè)會(huì)按產(chǎn)品線(xiàn)在其內(nèi)部劃分出不同的利潤(rùn)中心，像空調(diào)部、冰箱部、洗衣機(jī)部等等，而空調(diào)部的利潤(rùn)中心下可能更細(xì)分出家用空調(diào)和中央空調(diào)等小利潤(rùn)中心。又如一家大型的進(jìn)出口公司會(huì)按照貿(mào)易商品種類(lèi)劃分類(lèi)似橡膠部、焦碳部、精細(xì)化工品部、農(nóng)用化工品部等等利潤(rùn)中心。
主合同
與利潤(rùn)中心類(lèi)似，主合同也是管理會(huì)計(jì)考核的對(duì)象。主合同的意義主要是對(duì)商貿(mào)企業(yè)而言的，這類(lèi)企業(yè)不進(jìn)行生產(chǎn)，一批貨物從采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)到銷(xiāo)售形態(tài)不發(fā)生變化。若干個(gè)相關(guān)的銷(xiāo)售和采購(gòu)合同按照管理會(huì)計(jì)的概念將被歸總到同一個(gè)主合同中，每票主合同都有專(zhuān)門(mén)的利潤(rùn)中心負(fù)責(zé)。主合同的管理必須經(jīng)過(guò)事先預(yù)算和事后決算。圖2右上方代表了某個(gè)利潤(rùn)中心目前執(zhí)行中的所有主合同。在某些企業(yè)中主合同又被稱(chēng)作“預(yù)算單”。但事實(shí)上主合同和利潤(rùn)中心都是一種成本對(duì)象，它們從不同的角度匯總了成本和收入，預(yù)算只是其中的一個(gè)功能。
舉例來(lái)說(shuō)，上文中的大型進(jìn)出口公司，其橡膠部利潤(rùn)中心以自營(yíng)進(jìn)口的形式購(gòu)進(jìn)一批天然乳膠，作為敞口貨陸續(xù)銷(xiāo)售給國(guó)內(nèi)六家企業(yè)。這種情況下主合同以采購(gòu)合同為主，包含了一單采購(gòu)和六單銷(xiāo)售。又如該公司精細(xì)化工品部利潤(rùn)中心按自營(yíng)出口的形式對(duì)外簽定銷(xiāo)售一批染料的合同，隨后以銷(xiāo)定購(gòu)，分別向國(guó)內(nèi)兩家供應(yīng)商采購(gòu)，貨物備齊后一起發(fā)運(yùn)。這種情況下主合同以銷(xiāo)售合同為主，包含一單銷(xiāo)售和兩單采購(gòu)。
利潤(rùn)中心和主合同的現(xiàn)金流量表
從內(nèi)部管理的角度來(lái)看，光有整個(gè)公司的現(xiàn)金流量表顯然是不夠的。通過(guò)管理會(huì)計(jì)和資金管理的集成，我們可以從公司整體的現(xiàn)金流量表一直向下分析到各利潤(rùn)中心甚至主合同的現(xiàn)金流量表。
通過(guò)業(yè)務(wù)（Logistics）和管理會(huì)計(jì)的集成，ERP系統(tǒng)將所有收入和支出都認(rèn)定到產(chǎn)生它們的管理會(huì)計(jì)主體上。當(dāng)一筆現(xiàn)金流量通過(guò)第一節(jié)中的分析，找到源頭（收入支出層）時(shí)，同時(shí)也被歸結(jié)到了相應(yīng)的管理會(huì)計(jì)主體上。請(qǐng)參見(jiàn)圖2紅色箭頭。
例如上述進(jìn)出口公司橡膠利潤(rùn)中心，業(yè)務(wù)員和國(guó)內(nèi)客戶(hù)簽定天然乳膠銷(xiāo)售合同時(shí)，將這票銷(xiāo)售合同歸結(jié)到本利潤(rùn)中心的一單主合同項(xiàng)下。當(dāng)銷(xiāo)售開(kāi)票時(shí)，銷(xiāo)售收入被自動(dòng)地記錄到該利潤(rùn)中心及其主合同下。最后該客戶(hù)一次支付了公司多筆發(fā)票金額，其中包括這張發(fā)票，系統(tǒng)通過(guò)清賬過(guò)程自動(dòng)將其中對(duì)應(yīng)于這張發(fā)票的現(xiàn)金流記入了該利潤(rùn)中心和該主合同。同時(shí)分離出貨款和增值稅各自的現(xiàn)金流入。
又如ERP固定資產(chǎn)模塊中每項(xiàng)固定資產(chǎn)的卡片都指明使用該固定資產(chǎn)的利潤(rùn)中心，所以固定資產(chǎn)采購(gòu)的現(xiàn)金流出最終也會(huì)被認(rèn)定到該利潤(rùn)中心。
管理會(huì)計(jì)和資金管理緊密集成，就可以得到ERP系統(tǒng)每一個(gè)利潤(rùn)中心和主合同的現(xiàn)金流量表了。事實(shí)上，除了現(xiàn)金流量外，我們還可以進(jìn)行每筆主合同的往來(lái)款到期分析等等。但是到目前為止，我們還無(wú)法用貨幣的形式量化每筆主合同和每個(gè)利潤(rùn)中心的資金占?jí)撼杀�。因此，我們將在下一期的文章中引入�?nèi)部銀行的概念。
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