帳務(wù)系統(tǒng)憑證輸入設(shè)計(jì)

　　手工會(huì)計(jì)作業(yè)從憑證到日記帳、明細(xì)帳、總帳均有不同人員登錄，并定期核對(duì)，幾個(gè)人同時(shí)出錯(cuò) 的可能性較小。而電算系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)都來源于憑證，只要一次輸入原始數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行多 項(xiàng)處理。一旦出錯(cuò)，將相發(fā)登日記帳、明細(xì)帳及總帳，直至報(bào)表輸出等一系列錯(cuò)誤。因此，設(shè)計(jì)良好 的輸入模塊是保證整個(gè)帳務(wù)系統(tǒng)質(zhì)量的關(guān)鍵。

　　一、憑證輸入設(shè)計(jì)概述

　　會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的要求較一般信息處理系統(tǒng)具有其自身的特點(diǎn)，輸入設(shè)計(jì)要充分予以考慮， 這些特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：

　　輸入數(shù)據(jù)量大。一個(gè)中等規(guī)模的企業(yè)，每月發(fā)生的會(huì)計(jì)記帳憑證就要上千張，如果考慮到諸如材 料領(lǐng)用單，銷售發(fā)票等原始憑證，其數(shù)量則更加可觀。

　　輸入單據(jù)種類多。除記帳憑證分為收付款和轉(zhuǎn)帳外，還有相當(dāng)一部分原始原始單據(jù)需要輸入。這 些單據(jù)的格式均不相同，較典型的有單金額式與數(shù)量金額式之分。

　　輸入數(shù)據(jù)質(zhì)量要求高。輸入的質(zhì)量決定系統(tǒng)的質(zhì)量。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，不僅關(guān)系到能否正確反映 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及其成果的真實(shí)性，而且涉及到國(guó)家的財(cái)經(jīng)制度、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。

　　輸入速度要求快。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)源分布面廣，數(shù)據(jù)量非常大，輸入速度也就成了影響系統(tǒng)效率的 “瓶頸”。這一問題不解決，很難保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的“日清月結(jié)”。

　　基于上述原因，為了保證系統(tǒng)開發(fā)人員能夠設(shè)計(jì)一個(gè)輸入方便、直觀、準(zhǔn)確性高、具有較高的輸 入速度和較低出錯(cuò)率的系統(tǒng)，一般應(yīng)從程序設(shè)計(jì)、輸入方式及輸入設(shè)備等幾方面綜合考慮。

　�。ㄒ唬�、輸入設(shè)計(jì)目標(biāo)

　　1、控制輸入量

　　帳務(wù)處理系統(tǒng)中，操作量最大的就是憑證錄入。憑證輸入的速度取決于憑證數(shù)量的多少、每張憑 證內(nèi)容的多少以及操作員鍵入的速度和準(zhǔn)確性。一個(gè)企業(yè)的輸入憑證多少是由企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況決定，不 可能隨意增減。因此，要提高憑證輸入的效率，可采取如下措施：

　�。�1）減少填寫項(xiàng)目。盡量用固定項(xiàng)目、固定位數(shù)代替可變項(xiàng)目、位數(shù)，以減少操作員擊鍵次數(shù)。 能夠通過機(jī)器自動(dòng)計(jì)算得到的項(xiàng)目，就不要用手工輸入。例如，輸入了數(shù)量、單價(jià)，就可以自動(dòng)產(chǎn)生 金額。當(dāng)然，如果是為了校驗(yàn)的目的多輸一遍，則是另外一回事。如果每張憑證在錄入過程中減少一 定的擊鍵次數(shù)，對(duì)成千張的憑證來說，其節(jié)約的工作量是相當(dāng)可觀的。

　　（2）減少憑證輸入的種類。如收付款憑證可使其格式一樣，僅以不同色彩加以區(qū)別。這樣也可以 減少操作員因慣性而產(chǎn)生的錯(cuò)誤。

　�。�3）簡(jiǎn)化輸入操作。采用代碼來代替憑證中的科目名稱、摘要等漢字輸入，以大大減少輸入字符 個(gè)數(shù)，加快輸入速度。

　　2、保持操作的方便性

　　目前，在微型機(jī)系統(tǒng)中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統(tǒng)。其特點(diǎn)是在屏幕上顯示所要輸入 的憑證格式，通過鍵盤完成其內(nèi)容的輸入。這就涉及到輸入憑證的屏幕界面設(shè)計(jì)問題，應(yīng)盡量使屏幕 格式與手工格式相一致，這樣既可以減少用戶參計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的陌生感，又可以減少操作員的疲勞感與 出錯(cuò)率，提高輸入的效率。系統(tǒng)應(yīng)能同時(shí)支持鼠標(biāo)與鍵盤操作。

　　3、避免數(shù)據(jù)出錯(cuò)

　　從某種意義上講，出錯(cuò)率的大小是與輸入的數(shù)據(jù)量成正比的，若平均出錯(cuò)率為0.1%，當(dāng)月輸入憑 證為1000筆時(shí)，就會(huì)有一筆出錯(cuò)誤，這在財(cái)務(wù)上是絕對(duì)不允許的。由于輸入數(shù)據(jù)量的大小無法控制， 因此，除了設(shè)計(jì)有效的輸入方式外，就是在憑證的輸入過程中，也應(yīng)采取各種有效的容錯(cuò)方法及查錯(cuò) 技術(shù)，防止輸入數(shù)據(jù)出錯(cuò)。

　�。ǘ�）、憑證輸入模塊設(shè)計(jì)的步驟

　　憑證輸入設(shè)計(jì)一般可從如下幾方面展開：

　　1、在詳細(xì)調(diào)查基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)輸入憑證的屏幕格式；

　　2、根據(jù)帳表輸出、處理及輸入格式的要求，設(shè)計(jì)相應(yīng)的輸入憑證數(shù)據(jù)庫(kù)；

　　3、為提高輸入速度，方便計(jì)算機(jī)的漢字處理，設(shè)計(jì)輸入碼的代碼庫(kù)；

　　4、根據(jù)輸入設(shè)計(jì)要求，完成憑證輸入模塊的程序設(shè)計(jì)，包括接收鍵盤數(shù)據(jù)、容錯(cuò)處理、確認(rèn) 輸入以及存入數(shù)據(jù)庫(kù)等操作處理。