賬務系統憑證的修改方法及其正確選擇

　　記賬憑證輸入時，盡管賬務系統提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證是難免的。記賬憑證的錯誤必然會影響系統的核算結果，為更正錯誤，系統提供了對錯誤憑證修改的功能。特別值得一提的是，在近幾年的會計電算化實踐中，許多財務軟件（如：用友、安易、三門賬務系統）提供了“反審核、反記賬、反結賬”功能，這三項功能的使用為錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。怎樣選擇正確的記賬憑證修改方式方法？下面以用友總賬系統（賬務系統）V8.11為例，對不同情況下錯誤憑證的不同修改方式方法逐個進行分析，以期對會計電算化工作有所幫助。

　　一、錯誤憑證的“無痕跡”修改

　　所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。在總賬系統中，以下四種情況下的錯誤憑證可實現無痕跡修改。

　�。ㄒ唬�憑證輸入后還未審核或審核未通過的憑證

　　對于未經過“審核”功能操作的錯誤記賬憑證，可以由憑證填制操作員，直接進行修改并保存。例如：2003年1月8日，ABC公司開出現金支票從銀行提取現金5000元（附件1張）。填制的憑證如下圖1所示。

　　如果在審核時發(fā)現錯誤（將5000元的發(fā)生額誤記為50000元），由憑證填制操作員，直接進行修改并保存。修改后如下圖2所示。

　�。ǘ�）已通過審核但未記賬的憑證

　　對于已“審核”但未“記賬”的記賬憑證，不能直接在記賬憑證上進行修改。如發(fā)現已“審核”的記賬憑證確實有錯，而需要加以修改時，則應首先由審核操作員在“總賬系統”/“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，進行“取消審核”（也稱為“反審核”）操作后退出；然后由填制憑證操作員進入總賬系統，在“填制憑證”功能中，調出該張錯誤憑證進行修改，修改完成后保存退出；最后由審核操作員再次進入總賬系統，在“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，重新對該張已修改過的憑證進行“審核”操作。

　�。ㄈ�）已記賬但未結賬的憑證

　　對于此情況，欲實現無痕跡修改，可利用系統提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統”窗口中，單擊“期末”/“對賬”菜單項，打開“對賬”操作窗口，此時按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵，即可激活“恢復記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對賬”窗口；單擊“憑證”/“恢復記賬前狀態(tài)”菜單項（此功能平時不顯示，待退出“總賬系統”后將隱蔽而不顯示出來），彈出“恢復記賬前狀態(tài)”操作窗口（如下圖3所示），在“恢復方式”中選擇“月初狀態(tài)”項，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統將恢復為記賬前狀態(tài)。最后按照上述（二）的方法，調用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

　�。ㄋ模┮呀Y賬的憑證

　　對于這種情況，欲實現無痕跡修改，可通過系統提供的“反結賬、反記賬、反審核”功能，即取消“結賬”“記賬”“審核”后直接修改。具體而言，在“結賬”向導一/選擇月份窗口中，首先單擊要取消結賬的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”鍵（應是先按下“Ctrl”鍵和“Shift”鍵不放，然后再按下“F6”鍵），系統彈出“確認口令”窗口，讓擁有結轉權限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認”按鈕，系統將快速地取消結賬操作，使各種賬簿記錄恢復到未結賬前的狀態(tài)。最后按上述（三）的方法，調用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”、“記賬”和“結賬”功能的操作。

　　以上四種情況下的錯誤記賬憑證，雖然按照財務軟件提供的功能（特別是“反審核、反記賬、反結賬”功能）可以做到無痕跡修改，但是根據現行會計（會計電算化）法規(guī)制度，只有第一種情況下的直接修改法具有合法性。而后三種情況下的無痕跡修改，有以下弊端：

　　1.與現行會計（會計電算化）法規(guī)相違背。《會計核算軟件基本功能規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）第17、18條的規(guī)定�！皶�計核算軟件應當提供對已經輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內憑證的修改�！薄鞍l(fā)現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示�！眹�家統一的會計制度中也有類似的規(guī)定。

　　2.“反審核、反記賬、反結賬”為做假賬、提供虛假會計信息等經濟違法犯罪行為提供了技術支持。由于“反審核、反記賬、反結賬”功能的使用，使得會計電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉，為他們利用電算化會計信息系統作弊提供了極為方便的手段。例如：某年結賬后，經企業(yè)內部審計后，本來可以將該年的會計資料完全封存，但由于“反審核、反記賬、反結賬”功能的提供，就可以在以后的任意時間方便地并且“無痕跡”地改動該年的會計數據，這無疑使電算化會計信息系統的安全性大打折扣。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發(fā)生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數財務軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補充了何種會計事項，其目的和來龍去脈如何則無從得知。這樣就給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術難度。

　　3.“反審核、反記賬、反結賬”可能導致系統數據錯誤，賬務混亂。在使用“反審核、反記賬、反結賬”功能時，由于會計電算化人員業(yè)務水平及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目體系可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產生系統數據錯誤、財務混亂，甚至導致整個賬務系統的癱瘓，造成不應有的損失。

　　通過以上分析，第二種情況下錯誤憑證進行無痕跡修改，雖然存在前述弊端，但從數據庫技術角度看，“取消審核”完全是在一個憑證數據庫中操作，即將庫中“審核”字段的值清空，再對該庫其他相關字段的值進行修改。這和“反記賬、反結賬”操作有本質區(qū)別，“反記賬、反結賬”操作往往涉及到兩個或兩個以上數據庫的操作，在這個過程中容易導致賬務數據的混亂或系統的崩潰。所以我們認為，前述第二種情況下錯誤憑證采用無痕跡修改方式方法是可行的，而第三、四種情況下錯誤憑證不能利用賬務系統提供的“反記賬、反結賬”功能，而應采用有痕跡修改的方式方法。

　　二、錯誤憑證的“有痕跡”修改

　　所謂有痕跡，即留下曾經修改的線索和痕跡。賬務系統中往往是通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。正如前面所述，在賬務系統中對已“記賬”，不管是否“結賬”的錯誤憑證，按照規(guī)范第18條規(guī)定可采用“紅字憑證沖銷法或者補充憑證法”。

　　1.在“記賬”后發(fā)現記賬憑證中會計科目或發(fā)生額或其他有誤，可采用紅字憑證沖銷法。方法是首先由填制憑證操作員填制一張與該賬錯誤憑證除金額為紅字（負數）金額外，其他內容完全一致的紅字憑證，如：用友總賬系統在“填制憑證”操作窗口中，單擊“制單”/“沖銷憑證”菜單項，系統打開“沖銷憑證” 操作窗口，輸入相關信息，單擊“確定”按鈕，系統將自動制作一張紅字沖銷憑證（依前例，結果如下圖4所示）；再填制一張正確的記賬憑證（如上圖2所示，憑證號不同）。其次由審核操作員進行“審核憑證”操作；然后由記賬操作員通過“記賬”功能進行“記賬”操作，才能達到對該張錯誤憑證進行沖銷和更正。如果記賬憑證中會計科目無誤，只是所記金額大于應記金額，這時可用紅字憑證沖銷法沖銷其差額部分（前例也可采用此法）。

　　2.在“記賬”后發(fā)現記賬憑證中會計科目無誤，只是所記金額小于應記金額，這時可用補充憑證法，將其差額部分填制一張記賬憑證，然后由審核操作員進行“審核憑證”操作，由記賬操作員進行“記賬”操作。

　　三、結束語

　　綜上所述，對于第一種情況下錯誤憑證應采用無痕跡修改方式方法，第二種情況下錯誤憑證一般采用有痕跡修改，也可采用無痕跡修改，而第三、四種情況下錯誤憑證修改必須采用有痕跡修改，不能采用無痕跡修改。因此，我們建議財務軟件開發(fā)商在對財務軟件升級時，取消“反記賬、反結賬”功能。這樣做，不會對企業(yè)會計信息質量產生不利影響，相反容易發(fā)現具體工作中的失誤，正確評價工作人員的工作質量；另一方面促使會計電算化人員不斷提高業(yè)務素質和水平，遵守職業(yè)道德，促進企業(yè)提高現代化管理水平。