“貨票不同期”問題在ERP實施中的解決方案

    在企業(yè)實際銷售業(yè)務(wù)活動中，不可避免地會出現(xiàn)商品交付的時間與發(fā)票開具的時間不在同一會計期間內(nèi)的情況，對于這種現(xiàn)象，筆者稱之為“貨票不同期”�！柏浧辈煌�期”又可分為以下兩種不同類型，一是“貨先票后”；即先完成商品的交付，然后在其后的某一個會計期間內(nèi)開具發(fā)票；二是“票先貨后”，即先開具發(fā)票，然后在其后的某一個會計期間內(nèi)完成商品的交付�！柏浧辈煌�期”的現(xiàn)象，在手工記賬環(huán)境（含會計電算化）下就已經(jīng)存在，只是ERP系統(tǒng)使用后，因ERP系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，使得這類問題以各種形式得以充分暴露，進(jìn)而成為ERP實施中的障礙，給ERP系統(tǒng)的實施帶來極大的困惑。

    以下簡單地描述一下ERP系統(tǒng)對銷售收入、銷售成本的處理方法，以及可能的對策。

    在ERP系統(tǒng)中，為了避免實物風(fēng)險，把銷售成本的確認(rèn)與實物的交付關(guān)聯(lián)起來，所依據(jù)的原理是：只有實物實際交付后，實物的風(fēng)險才真正地轉(zhuǎn)移了。但這樣一來，ERP系統(tǒng)中會形成這樣的局面：銷售收入依據(jù)發(fā)票確認(rèn)，銷售成本依據(jù)實物交付確認(rèn)。確認(rèn)銷售收入和銷售成本是兩個不相干的操作，從而失去了強制進(jìn)行銷售收入、銷售成本匹配的內(nèi)部機制。需要說明的是，目前國內(nèi)所使用的主流ERP系統(tǒng)（含SAP、Oracle等國外著名的大型ERP系統(tǒng)）均采用這種銷售收入、銷售成本處理模式，而不是某一家公司的ERP系統(tǒng)所特有的。

    概括地說，在ERP系統(tǒng)中，關(guān)于銷售收入、銷售成本匹配存在的問題有以下兩方面：

    1、期末“交貨未開票”

    對于“交貨未開票”，會計準(zhǔn)則有明確的要求，即如果不是“代銷”等特殊銷售業(yè)務(wù)模式，銷售方應(yīng)該開具發(fā)票并確認(rèn)銷售收入。這一要求，不論是對手工記賬，還是對ERP系統(tǒng)而言，都是一樣的。所以，此時ERP系統(tǒng)只需根據(jù)當(dāng)時的“交貨未開票”情況，開具發(fā)票，補記銷售收入即可，從而保證“交貨未開票”的情況不會破壞銷售收入與銷售成本的匹配要求。

    2、期末“開票未交貨”

    對于“開票未交貨”，則可以通過以下三種方法處理：（1）當(dāng)期暫估所交付商品的成本，在實際交付時的會計期間沖回；（2）倉庫把未發(fā)出商品轉(zhuǎn)移到銷售成本區(qū)，模擬實際交付，從而滿足會計準(zhǔn)則的要求；（3）在當(dāng)期期末，銷售部門根據(jù)實際的“開票未交貨”情況，生成相應(yīng)的“開票未交貨”清單，并按該清單在ERP系統(tǒng)中完成交付工作，然后將此清單移交倉管人員保管。若客戶前來提貨，倉管人員應(yīng)首先檢查核對該清單，若所需交付的商品及所對應(yīng)的客戶在清單上，則倉庫發(fā)貨后，直接勾銷清單記錄，而不在ERP系統(tǒng)中完成交付工作；否則，直接在ERP系統(tǒng)中完成交付工作。

    如果客戶長期不來取貨，在極端情況下可能會造成企業(yè)損失：因為不可抗拒的外部原因，導(dǎo)致企業(yè)庫存物資的損壞，其中包括預(yù)留給客戶的物品。此時，這種損失將不得不由企業(yè)承擔(dān)，而不會是客戶承擔(dān)。

    根據(jù)上面的分析，為解決“貨票不同期”這個難題，保證ERP系統(tǒng)的成功實施和應(yīng)用，筆者設(shè)計了三個不同的解決方案，擬從業(yè)務(wù)流程再造（BPR）、二次開發(fā)和ERP系統(tǒng)內(nèi)部修改等方面來解決上述難題，下面逐一詳細(xì)論述。

    1、業(yè)務(wù)流程再造（BPH）的解決方案

    根據(jù)前述分析，可以得知，“貨票不同期”可分為“貨先票后”及“票先貨后”兩種情況。其中“貨先票后”情況因市場、客戶、商品等多方面因素，難以杜絕，但由于未開具發(fā)票，導(dǎo)致財務(wù)部門無法將該筆業(yè)務(wù)計為銷售收入，也無法計應(yīng)收賬款，進(jìn)而出現(xiàn)應(yīng)收賬款“黑洞”等諸多不利因素。從企業(yè)管理的角度而言，這也是應(yīng)該嚴(yán)格加以控制的。故在業(yè)務(wù)流程再造過程中，建議采取“一月一結(jié)”的方式，即到會計期末，統(tǒng)計本會計期間內(nèi)發(fā)生的所有已完成商品交付的且未開具發(fā)票的銷售業(yè)務(wù)，并為上述銷售業(yè)務(wù)開具發(fā)票，交與客戶并記賬。此時商品的交付與發(fā)票的開具處于同一會計期間，簡稱為“貨票同期”。當(dāng)然上述處理流程對某一會計期間而言是可行的，但對商品交付的瞬間而言，并不是十分精確的。

    “票先貨后”的情況相對“貨先票后”而言比較簡單，但也同樣難以杜絕，其可能造成的損失雖比“貨先票后”小，但同樣存在著管理漏洞，不能忽視。故在業(yè)務(wù)流程再造過程中，建議在開具發(fā)票的同時或在會計期末，通知實物保管部門，將所對應(yīng)的實物移置特定保管區(qū)域，完成商品的虛擬交付，等實際交付時，商品從特定保管區(qū)域直接交付給客戶。

    筆者認(rèn)為，業(yè)務(wù)流程再造的解決方案是比較合理、比較現(xiàn)實的解決方案，但由于業(yè)務(wù)流程再造涉及企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)章制度和財務(wù)處理流程以及庫存實物管理流程的變革，因此必須在企業(yè)“一把手”統(tǒng)籌安排下，方能妥善解決。

    2、二次開發(fā)的解決方案

    此方案充分利用了ERP系統(tǒng)中已有的大量數(shù)據(jù)，根據(jù)銷售業(yè)務(wù)所處的不同狀態(tài)，到會計期末，通過計算得出本會計期間內(nèi)“貨票不同期”所對應(yīng)的成本，生成相應(yīng)的報表，手工或自動生成相應(yīng)的財務(wù)憑證，完成銷售成本的調(diào)整工作。

    對于“貨先票后”的情況，在對應(yīng)的會計期間內(nèi)，若只發(fā)生商品交付，則需剔除該批商品所對應(yīng)的銷售成本；若只發(fā)生發(fā)票開具，則需加入該批商品所對應(yīng)的銷售成本。對于“票先貨后”的情況，在對應(yīng)的會計期間內(nèi)，若只發(fā)生發(fā)票開具，則需預(yù)估該批商品的銷售成本，并加入之；若只發(fā)生商品交付，則需根據(jù)實際發(fā)生的銷售成本沖減預(yù)估成本。

    筆者認(rèn)為，二次開發(fā)的解決方案雖然簡單易行。且不涉及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)章制度和處理流程的變更，但在實際應(yīng)用過程中增加了人為干預(yù)環(huán)節(jié)，有悖于企業(yè)開展ERP工作的初衷。

    3、ERP系統(tǒng)內(nèi)部修改的解決方案

    “貨票不同期”是由于商品交付的時間與發(fā)票開具的時間不在同一會計期間內(nèi)所產(chǎn)生的，要是能將這兩個時間調(diào)整到同一會計期間內(nèi)，“貨票不同期”的問題就不復(fù)存在了。

    基于上述設(shè)想，筆者建議如下：首先，在ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置兩個虛擬的特定保管區(qū)域，即“待開票區(qū)”和“待交付區(qū)”，分別對應(yīng)“貨票不同期”中的“貨先票后”和“票先貨后”兩種不同的情況。其次，虛擬的特定保管區(qū)域設(shè)定如下：在移出“待開票區(qū)”時，所移出商品的成本為銷售成本，在移入“待交付區(qū)”時，所移入商品的成本為銷售成本。第三，修改銷售業(yè)務(wù)處理流程，將商品交付環(huán)節(jié)分解為虛擬交付和實際交付兩個環(huán)節(jié)，虛擬交付環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)完成商品從正常保管區(qū)域移置虛擬的特定保管區(qū)域，因此修改后的“貨先票后”銷售業(yè)務(wù)處理流程為：計劃（可選）—訂單—預(yù)留—虛擬交付—實際交付—開具發(fā)票（與實際交付在同一會計期間內(nèi)完成），“票先貨后”銷售業(yè)務(wù)處理流程為：計劃（可選）—訂單—預(yù)留—虛擬交付—開具發(fā)票（與虛擬交付在同一會計期間內(nèi)完成）—實際交付。最后，在庫存實物盤點和與財務(wù)對賬時，需考慮兩個特定保管區(qū)域的庫存實物。

    筆者認(rèn)為，ERP系統(tǒng)內(nèi)部修改的解決方案是最徹底和最完善的解決方案，但由于涉及ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、設(shè)計原則，該方案的實施難度也是最大的。

    既然“貨票不同期”是實際銷售業(yè)務(wù)中不可避免的，那么在ERP系統(tǒng)的實施過程中，就不能因ERP系統(tǒng)無法實現(xiàn)，而簡單地將“貨票不同期”予以禁止，或?qū)⑵涠�義為不合法、不合規(guī)的業(yè)務(wù)處理流程而予以否定。應(yīng)本著解決問題的態(tài)度，根據(jù)企業(yè)管理的實際情況和具體要求，想方設(shè)法解決，筆者認(rèn)為，這才是推進(jìn)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的科學(xué)態(tài)度。