事情的結(jié)果是，盡管有“非典”和原材料大幅漲價的雙重不利影響，魯花集團合并銷售收入還是由2002年的10.05億元，增長為2003年的13.06億元，公司由2002年的整體虧損1200多萬元，變?yōu)?003年整體盈利1307萬元。
問題
從巨虧到巨盈，這里面究竟有多少是2003年所實施的分銷系統(tǒng)所帶來的好處，魯花副總經(jīng)理蓋玉興回答得非常實在：這些驚人的“數(shù)字上的變化”多半是魯花的戰(zhàn)略調(diào)整所致。2002年前的魯花正在大舉擴張，而從2003年開始，魯花調(diào)整策略，要求分公司開始盈利。
這個分銷系統(tǒng)正好見證了魯花的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)折———之前大舉擴張，管理粗放，之后精細(xì)化管理。按照蓋玉興的說法，這一系統(tǒng)使得魯花的銷售體系避免了管理失控，“這是魯花繼續(xù)擴張的前提”。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，魯花當(dāng)時遇到的問題是成長的煩惱：分公司從2000年的22家變成了2002年的44家。企業(yè)銷售規(guī)模越大，對異地物流和資金流的管理難度也隨之加大。
舉例來說，當(dāng)時魯花對分公司的管理主要通過按時傳真和電話報送各種報表或批復(fù)請示的方式進(jìn)行，通過這種管理方式得到的數(shù)據(jù)都是嚴(yán)重滯后的，使總公司對市場的反應(yīng)相對遲緩。另一方面，公司領(lǐng)導(dǎo)對已批復(fù)請示的實際執(zhí)行情況無法落實，造成了管理上的漏洞。
相同的問題也存在于資金管理方面。據(jù)蓋玉興介紹，在魯花的44家分公司中，每年會有10多億的營業(yè)額，公司總部對資金流管理的難度也越來越大。分公司向總公司匯款，主導(dǎo)權(quán)以往基本掌握在分公司主管手里。“匯多匯少，什么時候匯，都由分公司主管說了算，總公司很難把控。”對此，魯花采用了資金最高限額管理法，要求分公司在一定額度內(nèi)必須匯款，后來又使用了“收支兩條線”來管理資金，但因為分公司從小團體利益出發(fā)和信息滯后，以上的管理方法都沒有達(dá)到應(yīng)有的效果。這一切還僅僅是其中一些方面，困擾魯花公司高層的還有異地物流、庫存、應(yīng)收賬款等方面的管理問題。
此時的魯花需要的是一套基于Internet的B／S架構(gòu)的信息系統(tǒng)，以便實現(xiàn)“異地商務(wù)，集中管理”的實時管理要求。
解決
當(dāng)時，乃至后來，魯花的營銷都是采取總部、大區(qū)、分公司、辦事處4級管理模式，5個大區(qū)下轄44個分公司。其中，總部、分公司和辦事處為獨立核算或者非獨立核算實體，而大區(qū)為虛擬機構(gòu)，主要是起管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，不進(jìn)行具體的銷售業(yè)務(wù)操作。原則上總公司按照省劃分區(qū)域，區(qū)域內(nèi)的分公司、辦事處實行財務(wù)共享。
他們實際上是需要一個系統(tǒng)讓所有分公司的庫存、客戶資料、信用等級和財務(wù)變得完全透明，支持分級管理。這樣，所有的數(shù)據(jù)都在總部、大區(qū)、分公司和辦事處的層級上被擁有權(quán)限的人共享，每一層級的領(lǐng)導(dǎo)都了解自己的下屬在做些什么，這樣就讓信息孤島所造成的暗箱操作風(fēng)險降至最低。
在這個前提下，他們所采用的用友分銷解決方案非常符合這個操作模式：既鞏固了大區(qū)的管理，同時也照顧到了地方的靈活性。整個分銷體系涉及采購、銷售、庫存、財務(wù)等不同環(huán)節(jié)，把資金流和信息流合二為一。在實施的過程中，還對原有的工作流程作出了明確的規(guī)定和優(yōu)化。
在新的系統(tǒng)中，魯花對分銷系統(tǒng)提出了明確的財務(wù)目標(biāo)和非財務(wù)目標(biāo)。
在非財務(wù)目標(biāo)方面，比如庫存管理，這個系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實時動態(tài)監(jiān)控庫存和保質(zhì)期管理，每年減少庫存損失100多萬元。而且由于形成了統(tǒng)一管理的局面，魯花的物流成本自然下降，形成了以幾個中心城市為核心的區(qū)域庫存管理。之前從總公司一視同仁地調(diào)貨給各個分公司，從山東總部到最遠(yuǎn)的分公司需要1個月的時間。但是因為系統(tǒng)提供了實時數(shù)據(jù)，因此總部能夠把根據(jù)測算所提供的大量庫存放在一些有條件的中心城市里。從這些地方輻射到附近區(qū)域的分公司里，節(jié)省了時間和成本，也降低了積壓和端貨的風(fēng)險。目前全國這樣的點有了五六個。
而在財務(wù)環(huán)節(jié)上，分銷系統(tǒng)里客戶資料的建立和有關(guān)應(yīng)收賬款的實時記錄，更加方便員工和總部在事前對客戶進(jìn)行信用評估，事中預(yù)警告知按期收款，事后對業(yè)務(wù)員的績效進(jìn)行有效分析。
變革
作為近年來在食用油領(lǐng)域領(lǐng)跑的企業(yè)，魯花的基本態(tài)度是“務(wù)實”。這個態(tài)度貫穿在選型、實施乃至最后的自我評價上。
蓋玉興和領(lǐng)導(dǎo)層所持的這種觀點在很大程度上成了項目成功的保障，“不會因不切實際的需求而使得整個項目脫離跑道”�？紤]到系統(tǒng)的硬件投資、維護(hù)難度及數(shù)據(jù)安全性等的問題，他們決定將系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心交給用友公司托管，這是在以往的項目中非常罕見的情況。魯花顯然是在通盤考慮了數(shù)據(jù)的安全性和自己的實力之后，做出了這個決定。通過這種IT外包的形式不僅可以節(jié)省一筆不小的開支，也降低了實施和后期維護(hù)工作的難度。“外包使得很多問題不再是魯花的問題了�！�
之后，他們選擇了大規(guī)模實施的方法———行動迅速的大規(guī)模實施可以在最短的時間內(nèi)安裝到位，由此企業(yè)就能盡快實現(xiàn)其利益。由于軟件供應(yīng)商或內(nèi)部系統(tǒng)工作人員在項目上投入的時間較短，因此大規(guī)模實施方法的花費較少。但是因為這個項目的范圍實在太廣（3家生產(chǎn)廠和48家分支機構(gòu)）、職能又很多（采購、銷售、庫存和財務(wù)），這種大規(guī)模實施方法隱含著高度的風(fēng)險。項目經(jīng)理和魯花方面的管理者都知道，項目范圍成了這次項目實施中最大的變量。
用友公司在2003年3月至6月對魯花分公司的分銷系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行了指導(dǎo)，并提供電話和現(xiàn)場技術(shù)支持。2003年7月至8月，魯花和用友對符合甩賬標(biāo)準(zhǔn)的分公司進(jìn)行驗收，共有33家分公司通過驗收。按理來講，這種地毯式的推進(jìn)過程中，由于地方分公司對資金的控制實際上是被削弱了，總部的舉措本該遇到一些阻撓導(dǎo)致推進(jìn)速度放慢。為了避免大規(guī)模實施可能在系統(tǒng)開始運轉(zhuǎn)時引發(fā)諸多問題。魯花采用了以點帶面的策略。
魯花分別在北京和濟南分公司進(jìn)行了試點。通過試點，公司完善了基礎(chǔ)檔案、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度等基本內(nèi)容，并根據(jù)當(dāng)時遇到的一系列問題準(zhǔn)備了培訓(xùn)資料。
最后，根據(jù)公司的銷售特點，他們把大規(guī)模實施安排在2003年春節(jié)，也就是食用油的銷售旺季之后。由于之前的準(zhǔn)備和嘗試，他們只用了3天的時間對魯花分公司會計和出納進(jìn)行了分銷財務(wù)和業(yè)務(wù)的操作培訓(xùn)。分公司會計和出納則只用7天的時間就完成了初始化工作和1－2月份的業(yè)務(wù)處理。
魯花下一個目標(biāo)是借助現(xiàn)有的平臺，從現(xiàn)在的44家分公司擴張到2005年的60家。
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