會計分錄是每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的帳戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到帳戶的記錄，乃至影響到會計信息的質(zhì)量。

　　在手工環(huán)境下，會計分錄是根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則編制的，在電算化會計中多數(shù)會計分錄的編制與手工是相同的，但也有部分會計分錄的編制與手工存在差異，需要進行相應(yīng)的變換被計算機接收后才能保證會計信息的正確性，否則輸出的帳簿和報表信息有可能是錯誤的，如費用沖減、帳內(nèi)調(diào)整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。

　　會計分錄是記帳的直接依據(jù)，根據(jù)會計分錄登記帳簿時，會計實務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會計方式下某些會計分錄是經(jīng)過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中去的。會計上，期間費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細帳，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費用帳戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準備”是按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用”，傳統(tǒng)手工會計分錄如下：

　　借：壞帳準備×××

　　    貸：管理費用×××

　　會計人員根據(jù)這個會計分錄登記“管理費用”明細帳時，由于“管理費用”是借方分析式多欄帳且平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計人員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“管理費用”相應(yīng)明細帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶豫地登記到“管理費用”相應(yīng)明細帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“管理費用”帳戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統(tǒng)會計不規(guī)范處理所致。會計人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。

　　借：管理費用×××（紅字）

　　    貸：壞帳準備×××（紅字）

　　實務(wù)中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規(guī)范。例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設(shè)借款時已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統(tǒng)會計實務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：

　　借：現(xiàn)金400

　    　貸：其他應(yīng)收款-××2000

　　        管理費用－1600

　　這樣在計算機帳務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，又會產(chǎn)生上述同樣的問題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（400）和一張轉(zhuǎn)帳憑證（1600），會計分錄如下：

　　借：現(xiàn)金400

　　    貸：其他應(yīng)收款400

　　借：管理費用1600

　　    貸：其他應(yīng)收款1600

　　周其林同志在《中國會計電算化》2000年第10期發(fā)表了題為“費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法”一文，談到了手工沖減費用的會計分錄通常是貸記某費用帳戶，并舉例假設(shè)黎明是機關(guān)管理人員，收到黎明同志退回的差旅費現(xiàn)金50元，手工會計分錄為：

　　借：現(xiàn)金50

　　    貸：管理費用50

　　周其林同志認為對這類業(yè)務(wù)的會計分錄在電算化會計中的正確處理辦法有兩種：一是用紅字沖銷費用支出數(shù)，同時用紅字沖銷現(xiàn)金支出數(shù)，即：

　　借：管理費用－50

　　    貸：現(xiàn)金－50

　　二是在借方用紅字沖減費用支出數(shù)，用藍字借記現(xiàn)金的增加數(shù)，即：

　　借：管理費用－50

　　    貸：現(xiàn)金50

　　本人認為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記帳憑證不分類且記帳憑證格式統(tǒng)一。如果記帳憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類的話，那么這張記帳憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金），填制付款憑證肯定讓人費解。再說，各單位都很重視貨幣資金，尤其是現(xiàn)金，有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記帳，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金日記帳，是登記到借方（藍字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導(dǎo)致帳證方向不一致；登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認為，可以引入過渡科目進行處理，這在后面的部分中將加以說明。

　　在會計實務(wù)中還有帳戶間調(diào)整需要編制相應(yīng)的會計分錄，如將“生產(chǎn)成本-折舊費”調(diào)整到“制造費用-折舊費”中去。傳統(tǒng)手工會計實務(wù)的做法有兩種，一種是：

　　借：制造費用-折舊費×××

　　    貸：生產(chǎn)成本-折舊費×××

　　因為“生產(chǎn)成本”為借方分析多欄式帳，分錄中的貸方必然會出現(xiàn)上述帳證不一致的問題。為了保證帳證相符，有人提出另一種解決的辦法，編制如下的會計分錄：

　　借：制造費用-折舊費×××

　　     生產(chǎn)成本-折舊費×××（紅字）

　　     貸：任意科目0

　　這種做法與周其林同志的第二種做法類似，由于貸方帳戶發(fā)生額為零，周其林同志將其省略。周其林同志的第二種做法至少存在兩個問題：⑴它違背了借貸記帳法的記帳規(guī)則，僅有借方，沒有貸方；⑵違背了財政部1994年6月30日發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記帳憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，也就是說所有已經(jīng)通過財政部門評審的會計核算軟件，都不可能違反上述規(guī)定，都會既有借方科目又有貸方科目，否則財政部門不可能同意使用這種軟件的企業(yè)擺脫手工記帳，因此在電算化會計中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計分錄，會計核算軟件不接受這種分錄，但可以編制借方或貸方為任意會計科目，同時金額為零的會計分錄。計算機記帳是根據(jù)科目編碼記帳的，所以“任意科目”明細帳必然記載有金額為零的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟業(yè)務(wù)在會計上是沒有存在必要的。

　　為了避免這種情況的發(fā)生，作者本人認為正確的做法是借用一個過渡帳戶，如“其他應(yīng)付款-過渡”帳戶，通過編制兩張記帳憑證來解決，上述例子的會計分錄可以編制如下：

　　借：制造費用-折舊費×××
 
　　    貸：其他應(yīng)付款-過渡×××

　　借：生產(chǎn)成本-折舊費×××（紅字）

　　    貸：其他應(yīng)付款-過渡×××（紅字）
 
　　這樣登帳時，“制造費用”、“生產(chǎn)成本”帳戶肯定沒有問題，過渡帳戶貸方也立即抵銷，從道理上講，也沒有問題，只是增加了記帳憑證的數(shù)量。

　　綜上所述，實現(xiàn)電算化會計以后，企業(yè)的會計人員在編制會計分錄時，既要遵循會計理論本身要求，又要考慮電算化會計軟件的要求，這些要求往往同手工習慣做法是不一樣，甚至是相互矛盾的，有些習慣做法本身是不正確、不規(guī)范的，會計人員需要結(jié)合會計理論和電算化會計的知識進行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會計信息化的需要。