備用金是指企業(yè)撥給各所屬部門或報(bào)賬單位收購商品，開支費(fèi)用和銷貨找零用的款項(xiàng)以及其他業(yè)務(wù)上必需的周轉(zhuǎn)資金。備用金的需要量，也要經(jīng)過銀行核準(zhǔn)，包括在庫存現(xiàn)金的限額之內(nèi)。在使用上也要執(zhí)行現(xiàn)金管理的有關(guān)規(guī)定。備用金具有指定的用途，必須單獨(dú)核算，單獨(dú)管理。
備用金的管理有定額管理和非定額管理兩種辦法。
（一）定額管理
定額管理是指按用款部門的實(shí)際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷，財(cái)會(huì)部門如數(shù)付給現(xiàn)金，使備用金仍與定額保持一致。一般對(duì)用于費(fèi)用開支的小額備用金，實(shí)行定額管理的辦法；對(duì)用于銷售找零用的備用金，按營業(yè)柜組核定定額，并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款，不存在支出和報(bào)銷的問題。
（二）非定額管理
非定額管理是指用款部門根據(jù)實(shí)際需要向財(cái)會(huì)部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷時(shí)，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補(bǔ)充備用金，再另行辦理撥款和領(lǐng)款手續(xù)。對(duì)用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金，在集中收購?fù)緯r(shí)一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時(shí)則采用定額管理的辦法，實(shí)行交貨補(bǔ)款。
總而言之，無論實(shí)行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報(bào)銷等手續(xù)制度，并指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
備用金的核算，可在“其他應(yīng)收款”賬戶內(nèi)核算，也可單獨(dú)設(shè)置“備用金”賬戶。它屬于資產(chǎn)類賬戶，借方登記增加數(shù)，貸方登記減少數(shù)，余額表示庫存的備用金數(shù)額，并按照領(lǐng)用單位或個(gè)人設(shè)明細(xì)分類賬戶核算。
例：某商業(yè)企業(yè)的儲(chǔ)運(yùn)部門發(fā)生與備用金有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如下：
�。�1）按定額管理核算：
借：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500
貸：現(xiàn)金 500
�。�2）按非定額管理核算：
借：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500
貸：現(xiàn)金 500
2.儲(chǔ)運(yùn)部門報(bào)銷運(yùn)費(fèi)250元。
（1）按定額管理核算：
借：經(jīng)營費(fèi)用——運(yùn)費(fèi) 250
貸：現(xiàn)金 250
�。�2）按非定額管理核算：
借：經(jīng)營費(fèi)用——運(yùn)費(fèi) 250
貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 250
3.儲(chǔ)運(yùn)部門將備用金的余額交回財(cái)會(huì)部門。
�。�1）按定額管理核算：
借：現(xiàn)金 500
貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500
（2）按非定額管理核算：
借：現(xiàn)金 250
貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 250