會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)�！兑�(guī)范》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規(guī)定。
一、會計檔案的范圍
會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計帳簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（一）會計憑證
會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證三種）、記帳憑證匯總表、銀行存款（借款）對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
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會計帳簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的帳頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類帳、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助登記備查簿等。
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會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標快報，月、季度會計報表、年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。
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其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案的裝訂和保管
�。ㄒ唬⿻嫏n案的整理立卷
會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1.分類標準統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類帳簿，二類憑證，三類報表， 四類文字資料及其他。
2.檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
3.管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
�。ǘ⿻嫏n案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
1.會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
會計憑證裝訂前的準備工作：
�、俜诸愓�，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
�、诎磻{證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；
�、壅龖{證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
�、苷頇z查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
�、萦泿{證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記帳、制單等）的印章是否齊全。
會計憑證裝訂時的要求：
�、儆谩叭樢�法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，
實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
�、趹{證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證；
�、垩b訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項：
�、倜勘痉饷嫔咸顚懞脩{證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；
�、谠诜饷嫔暇幒镁硖�，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
2.會計帳簿的裝訂。各種會計帳簿年度結(jié)帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應(yīng)按時整理立卷。基本要求是：
�。�1）帳簿裝訂前，首先按帳簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個帳戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。
�。�2）活頁帳簿裝訂要求。
第一，保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
第二，多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數(shù)量金額式活頁帳等不得混裝，應(yīng)按同類 業(yè)務(wù)、同類帳頁裝訂在一起。
第三，在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
�。�3）帳簿裝訂后的其他要求。
第一，會計帳簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。
第二，會計帳簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關(guān)印章。
第三，封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存（借）款日記帳、分戶明細帳。
第四，會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號；總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。
3.會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
（三）會計檔案的保管
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管�！备鶕�(jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：
1.會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：
�。�1）開列清冊，填寫交接清單；
�。�2）在帳簿使用日期欄填寫移交日期；
（3）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
2.會計檔案的保管要求。
�。�1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；
�。�2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；
�。�3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；
�。�4）會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；
�。�5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
�。�6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
3.會計檔案的借閱。
�。�1）會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準。
�。�2）外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo) 人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
�。�3）借閱會計檔案人員不得在案卷個亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。
�。�4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
4.會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計算。
為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表” （見表8-1）
�。ū砺裕┘皶r記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。
三、會計檔案的銷毀
1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。
2.機關(guān)、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準后銷毀。
3.會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
4.銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀 會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。
會計檔案銷毀審批表和會計檔案銷毀清冊的參考格式見表8-2、表8-3.（表略）
