會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。《規(guī)范》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規(guī)定。
一、會計檔案的范圍
會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計帳簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
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會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證（收款憑證、付款憑證、轉帳憑證三種）、記帳憑證匯總表、銀行存款（借款）對帳單、銀行存款余額調節(jié)表等。
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會計帳簿是由一定格式、相互聯(lián)結的帳頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類帳、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助登記備查簿等。
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會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表、年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。
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其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案的裝訂和保管
�。ㄒ唬⿻嫏n案的整理立卷
會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1.分類標準統(tǒng)一。一般將財務會計資料分成一類帳簿，二類憑證，三類報表， 四類文字資料及其他。
2.檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
3.管理要求統(tǒng)一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
�。ǘ⿻嫏n案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
1.會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
會計憑證裝訂前的準備工作：
�、俜诸愓恚错樞蚺帕�，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
�、诎磻{證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；
�、壅龖{證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
�、苷頇z查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
�、萦泿{證上有關人員（如財務主管、復核、記帳、制單等）的印章是否齊全。
會計憑證裝訂時的要求：
①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，
實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證；
③裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項：
�、倜勘痉饷嫔咸顚懞脩{證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；
�、谠诜饷嫔暇幒镁硖枺淳幪栱樞蛉牍�，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。
2.會計帳簿的裝訂。各種會計帳簿年度結帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應按時整理立卷�；疽笫牵�
（1）帳簿裝訂前，首先按帳簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個帳戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。
�。�2）活頁帳簿裝訂要求。
第一，保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
第二，多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數(shù)量金額式活頁帳等不得混裝，應按同類 業(yè)務、同類帳頁裝訂在一起。
第三，在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
（3）帳簿裝訂后的其他要求。
第一，會計帳簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。
第二，會計帳簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
第三，封面應齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存（借）款日記帳、分戶明細帳。
第四，會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號；總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。
3.會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
�。ㄈ⿻嫏n案的保管
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管�！备鶕�(jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：
1.會計檔案的移交手續(xù)。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：
�。�1）開列清冊，填寫交接清單；
�。�2）在帳簿使用日期欄填寫移交日期；
�。�3）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
2.會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；
�。�2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；
（3）會計檔案室內應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；
（4）會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；
�。�5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
�。�6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
3.會計檔案的借閱。
�。�1）會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。
�。�2）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領導 人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內部人員借閱會計檔案時，應經(jīng)會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內容、歸期等情況登記清楚。
（3）借閱會計檔案人員不得在案卷個亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。
�。�4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
4.會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計算。
為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應設置“會計檔案備查表” （見表8-1）
�。ū砺裕┘皶r記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。
三、會計檔案的銷毀
1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。
2.機關、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領導批準后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領導審查，報請上級主管單位批準后銷毀。
3.會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
4.銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀 會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
會計檔案銷毀審批表和會計檔案銷毀清冊的參考格式見表8-2、表8-3.（表略）
