備用金是指企業(yè)撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位（職能部門(mén)、施工單位、車間等）備作差旅費(fèi)、零星采購(gòu)或零星開(kāi)支等使用的款項(xiàng)。
施工企業(yè) 必須建立和健全備用金的預(yù)借、使用和報(bào)銷制度，并指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪用他用。支付的備用金，應(yīng)在規(guī)定期限辦理報(bào)銷手續(xù)，交回預(yù)額。前帳未清，不得繼續(xù)支付。
“備用金”帳戶應(yīng)按備用金的領(lǐng)用單位或個(gè)人設(shè)置明細(xì)帳，進(jìn)行明細(xì)分類核算。根據(jù)備用金的管理制度，備用金的核算分為定額管理和非定額管理。
1.定額管理。實(shí)行定額備用金制度的企業(yè)，對(duì)于領(lǐng)用的備用金，應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)報(bào)銷數(shù)用現(xiàn)金補(bǔ)足備用金定額時(shí)，借記“管理費(fèi)用”等帳戶，貸記“現(xiàn)金”或“銀行存款”帳戶，報(bào)銷數(shù)和撥付數(shù)都不再通過(guò)“其他應(yīng)收款”帳戶核算。
例：企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)實(shí)行定額備用金制度，財(cái)會(huì)部門(mén)根據(jù)核定的備用金定額8000元，以現(xiàn)金撥付。
借：備用金——物資供應(yīng)部門(mén) 8000
貸：現(xiàn)金 8000
上述物資供應(yīng)部門(mén)報(bào)銷日常管理支出5600元
借：管理費(fèi)用 5600
貸：現(xiàn)金 5600