1.如何填制原始憑證?
原始憑證是具有法律效力的證明文件,是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求:
(1)記錄真實(shí)。必須實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況完全符合,確保憑證內(nèi)容真實(shí)可靠。
(2)內(nèi)容完整。原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全,同時(shí)必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章,對(duì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)完全的責(zé)任。
(3)填制及時(shí)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和完成情況及時(shí)填制原始憑證。
(4)書寫清楚。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認(rèn)真填好,要求字跡清楚,易于辨認(rèn),不得任意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證,如果填寫錯(cuò)誤,不能在憑證上更正,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,重新填寫,以免錯(cuò)收錯(cuò)付。
2.如何審核原始憑證?
審核原始憑證是會(huì)計(jì)核算工作中必不可少的環(huán)節(jié),是國(guó)家賦予財(cái)會(huì)人員的監(jiān)督權(quán)限。只有經(jīng)審核無誤后的原始憑證,才能作為編制記賬憑證和登記明細(xì)分類賬的依據(jù)。會(huì)計(jì)人員主要應(yīng)從以下兩個(gè)方面對(duì)原始憑證進(jìn)行審核:
(1)審核原始憑證的合法性、合理性。即以國(guó)家的有關(guān)方針、政策、法令、制度和計(jì)劃、合同等為依據(jù),審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合理合法,有無違反財(cái)經(jīng)制度規(guī)定,是否按計(jì)劃預(yù)算辦事,是否按成本開支范圍辦事,是否貫徹?顚S迷瓌t,有無貪污盜竊、虛報(bào)冒領(lǐng)、偽造憑證等違紀(jì)行為。
(2)審查原始憑證的完整性、正確性。即審查原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求。首先應(yīng)審核原始憑證是否具備作為合法憑證所必須具備的基本內(nèi)容;其次審核原始憑證上有關(guān)數(shù)量、單價(jià)、金額是否正確無誤。
3.原始憑證中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤與舞弊主要有哪些?
原始憑證中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤與舞弊主要有:
(1)內(nèi)容記載含糊不清,或故意掩蓋事情真象,進(jìn)行貪污作弊。
(2)單位臺(tái)頭不是本單位。
(3)數(shù)量、單價(jià)與金額不符。
(4)無收款單位簽章。
(5)開具陰陽(yáng)發(fā)票,進(jìn)行貪污作弊。
(6)在整理和粘貼原始憑證過程中進(jìn)行作弊。例如:利用單位原始憑證粘貼、整理不規(guī)范 的弱點(diǎn),在進(jìn)行粘貼、整理時(shí),采用移花接木的手法,故意將個(gè)別原始憑證抽出,等以后再 重復(fù)報(bào)銷;或在匯總原始憑證金額時(shí),故意多匯或少匯,達(dá)到貪污其差額的目的。
(7)模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字冒領(lǐng)。
(8)涂改原始憑證上的時(shí)間、數(shù)量、單價(jià)、金額,或添加內(nèi)容和金額。
4.對(duì)于各種有問題的原始憑證如何處理?
在審核原始憑證的過程中,會(huì)計(jì)人員要認(rèn)真執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》所賦予的職責(zé)、權(quán)限,堅(jiān)持制度、堅(jiān)持原則。對(duì)違反國(guó)家規(guī)定的收支,超過計(jì)劃、預(yù)算或者超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)支出,違反制度規(guī)定的預(yù)付款項(xiàng),非法出售材料、物資,任意出借、變賣、報(bào)廢和處理財(cái)產(chǎn)物資,以及不按國(guó)家關(guān)于成本開支范圍和費(fèi)用劃分的規(guī)定亂擠亂攤生產(chǎn)成本的憑證,會(huì)計(jì)人員應(yīng)拒絕辦理。對(duì)于內(nèi)容不完全、手續(xù)不完備、數(shù)字有差錯(cuò)的憑證,會(huì)計(jì)人員應(yīng)予以退回,要求經(jīng)辦人補(bǔ)辦手續(xù)或進(jìn)行更正。對(duì)于偽造或涂改等弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證,會(huì)計(jì)人員在拒絕辦理的同時(shí),應(yīng)當(dāng)予以扣留,并及時(shí)向單位主管或上經(jīng)主管報(bào)告,請(qǐng)求查明原因,追究當(dāng)事人的責(zé)任。 5.如何填制記賬憑證?
會(huì)計(jì)人員填制記賬憑證要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行,除必須做到記錄真實(shí)、內(nèi)容完整、填制及時(shí)、書寫清楚之外,還必須符合下列要求:
(1)“摘要”欄是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡(jiǎn)要說明,要求文字說明要簡(jiǎn)煉、概括,以滿足登記賬簿的要求。
(2)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,確定應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶。賬戶使用必須正確,不得任意改變、簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)賬戶的名稱,有關(guān)的二級(jí)或明細(xì)賬戶要填寫齊全。
(3)記賬憑證中,應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶必須保持清晰的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
(4)一張記賬憑證填制完畢,應(yīng)按所使用的記賬方法,加計(jì)合計(jì)數(shù),以檢查對(duì)應(yīng)賬戶的平衡關(guān)系。
(5)記賬憑證必須連續(xù)編號(hào),以便考查且避免憑證散失。
(6)每張記賬憑證都要注明附件張數(shù),以便于日后查對(duì)。
6.如何對(duì)記賬憑證進(jìn)行編號(hào)?
所有記賬憑證必須分類順序編號(hào),并填寫在編號(hào)欄內(nèi)。
如果記賬憑證是采用收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證編制的,一般按照如下編號(hào):
現(xiàn)收01 現(xiàn)收 02 ……
現(xiàn)付01 現(xiàn)付 02 ……
銀收01 銀收 02 ……
銀付01 銀付 02 ……
轉(zhuǎn)01 轉(zhuǎn) 02 ……依此類推。
若遇較為復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需編兩張以上記賬憑證時(shí),可用編分號(hào)的方式表示,假如第8筆轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)需要編三張記賬憑證,則其編號(hào)依次為 .
7.如何審核記賬憑證?
所有填制好的記賬憑證,都必須經(jīng)過其他會(huì)計(jì)人員認(rèn)真的審核。在審核記賬憑證的過程中,如發(fā)現(xiàn)記賬憑證填制有誤,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的方法及時(shí)加以更正。只有經(jīng)過審核無誤后的記賬憑證,才能作為登記賬簿的依據(jù)。記賬憑證的審核主要包括以下內(nèi)容:
(1)記賬憑證是否附有原始憑證,記賬憑證的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否與所附原始憑證的內(nèi)容相同。
(2)應(yīng)借應(yīng)貸的會(huì)計(jì)賬戶(包括二級(jí)或明細(xì)賬戶)對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清晰、金額是否正確。
(3)記賬憑證中的項(xiàng)目是否填制完整,摘要是否清楚,有關(guān)人員的簽章是否齊全。
8.記賬憑證中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤與舞弊主要有哪些?記賬憑證中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤與舞弊主要有:
(1)會(huì)計(jì)賬戶運(yùn)用錯(cuò)誤。
(2)合計(jì)金額計(jì)算錯(cuò)誤。
(3)記賬憑證與所附原始憑證單據(jù)不符。
(4)在匯總憑證中進(jìn)行作弊。例如,在匯總?cè)舾少M(fèi)用報(bào)銷單據(jù)時(shí),故意多匯總,使付款憑 證上的金額大于所附原始憑證的合計(jì)金額,以達(dá)到貪污其差額的目的。又如,在匯總?cè)舾蓮?nbsp;收款原始憑證時(shí),故意少匯總,使收款憑證上的金額小于所附原始憑證的實(shí)際金額,以達(dá)到 貪污其差額的目的。
(5)記賬憑證中的“摘要”失真,編造虛假記賬憑證。
9.什么是憑證傳遞?憑證傳遞應(yīng)注意哪些事項(xiàng)?
會(huì)計(jì)憑證的傳遞,是指會(huì)計(jì)憑證從填制或取得時(shí)起,經(jīng)審核、記賬到裝訂保管的全過程。各單位在制定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序,規(guī)定其傳遞時(shí)間時(shí),通常要考慮以下兩點(diǎn)內(nèi)容:
(1)根據(jù)各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)組織、人員分工情況,以及經(jīng)營(yíng)管理的需要,從完善內(nèi)部牽制制度的角度出發(fā),規(guī)定各種會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)次及其流程,使經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門及其人員及時(shí)辦理各種憑證手續(xù),既符合內(nèi)部牽制原則,又提高工作效率。
(2)根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的必要時(shí)間,同相關(guān)部門和人員協(xié)商制定會(huì)計(jì)憑證在各經(jīng)辦環(huán)節(jié)的停留時(shí)間,以便合理確定辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最佳時(shí)間,及時(shí)所映、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。
10.會(huì)計(jì)憑證中對(duì)數(shù)字的書寫有什么要求?
依據(jù)財(cái)政部制定的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求,填制會(huì)計(jì)憑證,字跡必須清晰、工整,并符合下列要求:
(1)阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)一個(gè)一個(gè)地寫,阿拉伯金額數(shù)字前應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號(hào)(如人民幣符號(hào)“¥”)或者貨幣名稱簡(jiǎn)寫和幣種符號(hào)。幣種符號(hào)與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡在阿拉伯金額數(shù)字前面寫有幣種符號(hào)的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位(如人民幣“元”)。
(2)所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字,除表示單價(jià)等情況外,一律在元位小數(shù)點(diǎn)后填寫到角分,無角分的,角、分位可寫“00”或符號(hào)“——”,有角無分的,分位應(yīng)寫“0”,不得用符號(hào)“——”代替。
(3)漢字大寫金額數(shù)字,一律用正楷或行書書寫,如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、等易于辯認(rèn)、不易涂改的字樣,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、或另、毛等簡(jiǎn)化字代替,不得任意自造簡(jiǎn)化字。
(4)大寫金額數(shù)字到元或角為止的,在“元”或“角”之后應(yīng)寫“整”或“正”字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫“整”字。
(5)大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱(如“人民幣”三字),貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
(6)阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時(shí),大寫金額要寫“零”字,如人民幣101.50元,漢字大寫金額應(yīng)寫成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個(gè)“0”時(shí),漢字大寫金額中可以只寫一個(gè)“零”字,如¥1004.56,漢字大寫金額應(yīng)寫成壹仟零肆元伍角陸分。阿拉伯金額數(shù)字元位為“0”,或數(shù)字中間連續(xù)有幾個(gè)“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”時(shí),漢字大寫金額可只寫一個(gè)“零”字,也可不寫“零”字。如¥1680.32,漢字大寫應(yīng)寫成人民幣壹仟陸佰捌拾元叁角貳分。又如¥1600.32,漢字大寫應(yīng)寫成人民幣壹仟陸佰元叁角貳分,或人民幣壹仟陸佰元零叁角貳分。
11.如何根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)書寫“摘要”?
會(huì)計(jì)憑證中有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要必須真實(shí)。在填寫“摘要”時(shí),既要簡(jiǎn)明,又要全面、清楚,應(yīng)以說明問題為主。寫物要有品名、數(shù)量、單價(jià);寫事要有過程;銀行結(jié)算憑證,要注明支票號(hào)碼、去向;送存款項(xiàng),要注明現(xiàn)金、支票、匯票等。遇有沖轉(zhuǎn)業(yè)務(wù),不應(yīng)只寫沖轉(zhuǎn),應(yīng)寫明沖轉(zhuǎn)某年、某月、某日、某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和憑證號(hào)碼,也不能只寫對(duì)方賬戶。要求“摘要”能夠正確地、完整地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金變化的來龍去脈,切忌含糊不清。
12.啟用賬簿有哪些基本要求?
為了保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的合法性和資料的完整性,明確記賬責(zé)任,會(huì)計(jì)人員在啟用賬簿時(shí),要填寫賬簿啟用表(即“經(jīng)管人員一覽表”,見表3-1)。賬簿啟用表的填寫要求是:
(1)填寫啟用日期和啟用賬簿的起止頁(yè)數(shù)。如啟用的是訂本式賬簿,起止頁(yè)數(shù)已經(jīng)印好不需再填;啟用活頁(yè)式賬簿,起止頁(yè)數(shù)可等到裝訂成冊(cè)時(shí)再填。
(2)填寫記賬人員姓名和會(huì)計(jì)主管人員姓名并加蓋印章,以示慎重和負(fù)責(zé)。
(3)加蓋單位財(cái)務(wù)公章,以示嚴(yán)肅。
(4)當(dāng)記賬人員或會(huì)計(jì)主管人員工作變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦好賬簿移交手續(xù),并在啟用表上明確記錄交接日期及接辦人、監(jiān)交人的姓名,并加蓋公章。
表3-1 經(jīng)管人員一覽表
單位名稱 全宗號(hào)
賬簿名稱 目錄號(hào)
賬簿頁(yè)數(shù) 自第 頁(yè)起至第 頁(yè)止共 頁(yè) 案宗號(hào)
盒 號(hào)
使用日期 自 年 月 日至 年 月 日 保管期限
單位領(lǐng)導(dǎo)人簽 章 會(huì)計(jì)主管人員簽 章
經(jīng)管人員職 別 姓 名 接管日期 簽 章 移交日期 簽 章
年 月 日 年 月 日
年 月 日 年 月 日
13.登記賬簿有哪些基本要求?
為了保證賬簿記錄、成本計(jì)算和會(huì)計(jì)報(bào)表不出現(xiàn)差錯(cuò),登記賬簿必須根據(jù)審核無誤的記賬憑證進(jìn)行。登記賬簿的基本要求是:
(1)內(nèi)容準(zhǔn)確完整。登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)計(jì)入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。對(duì)于每一項(xiàng)會(huì)計(jì)事項(xiàng),一方面要計(jì)入有關(guān)的總賬,另一方面要計(jì)入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期,應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證(如收料單、領(lǐng)料單等)作為記賬依據(jù)的,賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。此外,負(fù)責(zé)登記賬簿的會(huì)計(jì)人員,在登記賬簿前,應(yīng)對(duì)已經(jīng)專門復(fù)核人員審查過的記賬憑證再?gòu)?fù)核一遍,這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度的要求。如果記賬人員對(duì)記賬憑證中的某些問題弄不明白,可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請(qǐng)教;如果認(rèn)為記賬憑證的處理有錯(cuò)誤,可暫停登記,及時(shí)向會(huì)計(jì)主管人員反映,由其作出更改或照登的決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。
(2)登記賬簿要及時(shí)。登記賬簿的間隔時(shí)間應(yīng)該多長(zhǎng),沒有統(tǒng)一的規(guī)定,這要看本單位所采用的具體會(huì)計(jì)核算形式而定。總的來說是越短越好。一般情況下,總賬可以三五天登記一次;明細(xì)賬的登記時(shí)間間隔要短于總賬,日記賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬一般一天就要登記一次,F(xiàn)金、銀行存款日記賬,應(yīng)根據(jù)收、付款記賬憑證,隨時(shí)按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記,每日終了應(yīng)結(jié)出余額。經(jīng)管現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專門人員,必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實(shí)有數(shù),謹(jǐn)防開出空頭支票和影響經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常用款。
(3)注明記賬符號(hào)。登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號(hào),表示已經(jīng)記賬。在記賬憑證上設(shè)有專門的欄目應(yīng)注明記賬的符號(hào),以免發(fā)生重記或漏記。
(4)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫滿格,一般應(yīng)占格距的1/2.這樣,在一旦發(fā)生登記錯(cuò)誤時(shí),能比較容易地進(jìn)行更正。同時(shí)也方便查賬工作。
(5)正常記賬使用藍(lán)黑墨水。登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。在會(huì)計(jì)上,數(shù)字的顏色是重要的語(yǔ)素之一,它同數(shù)字和文字一起傳達(dá)出會(huì)計(jì)信息,書寫墨水的顏色用錯(cuò)了,其導(dǎo)致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯(cuò)誤。
(6)特殊記賬使用紅墨水。對(duì)在登記賬簿中使用紅色墨水的問題,依據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定,下列情況,可以用紅色墨水記賬:①按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯(cuò)誤記錄;②在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁(yè)中,登記減少數(shù);③在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;④根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會(huì)計(jì)記錄。
(7)順序連續(xù)登記。各種賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁(yè)。如果發(fā)生跳行、隔頁(yè),應(yīng)當(dāng)將空行、空頁(yè)劃線注銷,或者注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。這對(duì)避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞,是十分必要的防范措施。
(8)結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”等欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”等欄內(nèi)寫“平”字,并在余額欄內(nèi)用“0”表示,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。一般說來,對(duì)于沒有余額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。
(9)過次承前。每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁(yè)合計(jì)數(shù)及余額,寫在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣;也可以將本頁(yè)合計(jì)數(shù)及金額只寫在下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁(yè)”字樣。也就是說,“過次頁(yè)”和“承前頁(yè)”的方法有兩種:一是在本頁(yè)最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,然后過次頁(yè)并在次頁(yè)第一行承前頁(yè);二是只在次頁(yè)第一行承前頁(yè)寫出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,不在上頁(yè)最后一行結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額后過次頁(yè)。
財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》還對(duì)“過次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)的結(jié)計(jì)方法,根據(jù)不同需要作了規(guī)定:
第一,對(duì)需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)“過次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁(yè)末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù)。這樣做,便于根據(jù)“過次頁(yè)”的合計(jì)數(shù),隨時(shí)了解本月初到本頁(yè)末止的發(fā)生額,也便于月末結(jié)賬時(shí),加計(jì)“本月合計(jì)”數(shù)。
第二,對(duì)需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)“過次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁(yè)末止的累計(jì)數(shù),這樣做,便于根據(jù)“過次頁(yè)”的合計(jì)數(shù),隨時(shí)了解本年初到本頁(yè)末止的累計(jì)發(fā)生額,也便于年終結(jié)賬時(shí),加計(jì)“本年累計(jì)”數(shù)。
第三,對(duì)既不需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額也不需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁(yè)末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁(yè),如某些材料明細(xì)賬戶就沒有必要將每頁(yè)的發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)次頁(yè)。
(10)定期打印。對(duì)于實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》還提出了打印上的要求:“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印”:“發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的,在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無誤。”之所以這樣做,是因?yàn)樵谝詸C(jī)器或其他磁性介質(zhì)儲(chǔ)存的狀態(tài)下,各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強(qiáng),而且信息處理的過程不明,不便于進(jìn)行某些會(huì)計(jì)操作和進(jìn)行內(nèi)部或外部審計(jì),對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全和完整也不利。
14.發(fā)現(xiàn)記賬錯(cuò)誤時(shí)如何處理?
由于各種原因的存在,在制證、記賬、編表的過程中往往會(huì)發(fā)生一些錯(cuò)誤。發(fā)現(xiàn)記賬錯(cuò)誤時(shí),根據(jù)賬簿錯(cuò)誤的具體情況,可采取三種不同的更正方法:
(1)畫線更正法。凡在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字或數(shù)字錯(cuò)誤時(shí),可采用此法。更正時(shí),在賬簿中錯(cuò)誤文字或數(shù)字上劃一紅線,以示注銷。劃線時(shí),要?jiǎng)澣ュe(cuò)誤數(shù)字的整個(gè)數(shù)碼,不能只劃去其中個(gè)別數(shù)碼。然后,在紅線上方空白處填寫正確的文字或數(shù)字,并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負(fù)責(zé)。
(2)紅字更正法。當(dāng)記賬憑證中使用會(huì)計(jì)賬戶錯(cuò)誤,或借貸方向錯(cuò)誤,或金額記錄錯(cuò)誤,并且已經(jīng)登計(jì)入賬從而造成賬簿記錄錯(cuò)誤的情況下,可采用此法。更正時(shí),首先,填制一張內(nèi)容與錯(cuò)誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證,在摘要欄內(nèi)注明“更正××號(hào)憑證錯(cuò)誤”,并據(jù)以用紅字金額登計(jì)入賬,沖銷原有的記錄;然后,再用藍(lán)字填制一份符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的記賬憑證,并據(jù)以登計(jì)入賬。
(3)補(bǔ)充登記法。記賬以后,雖然記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶沒有錯(cuò)誤,但所填金額小于應(yīng)填金額時(shí),可采用此法。更正時(shí),按照正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額,用藍(lán)字填制一張記賬憑證,并據(jù)以登計(jì)入賬。這樣,就補(bǔ)記了少記的數(shù)字,使全部金額符合實(shí)際。采用此法時(shí),須在補(bǔ)充記賬憑證的摘要欄內(nèi)注明補(bǔ)充哪個(gè)月的哪一號(hào)記賬憑證。
15.什么是單式記賬?
單式記賬是一種比較簡(jiǎn)單、不完整的記賬方法。其特點(diǎn)是:對(duì)發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)只在一個(gè)賬戶中進(jìn)行登記,各賬戶之間沒有嚴(yán)密的對(duì)應(yīng)關(guān)系,賬戶記錄也不可能相互平衡。由于這種方法沒有全面反映資金運(yùn)動(dòng)的來龍去脈,也不便于檢查賬戶記錄的正確性和完整性,目前,很少有單位采用這種記賬方法。
16.什么是復(fù)式記賬?
復(fù)式記賬是從單式記賬法發(fā)展起來的一種比較完善的記賬方法。與單式記賬法相比較,其主要特點(diǎn)是:對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都以相等的金額在兩個(gè)或兩個(gè)以上的相互聯(lián)系的賬戶中進(jìn)行記錄(即作雙重記錄,這也是這一記賬法被稱為“復(fù)式”的由來);各賬戶之間客觀上存在對(duì)應(yīng)關(guān)系,對(duì)賬戶記錄的結(jié)果可以進(jìn)行試算平衡。復(fù)式記賬法較好地體現(xiàn)了資金運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律,能夠全面地、系統(tǒng)地反映資金增減變動(dòng)的來龍去脈及經(jīng)營(yíng)成果,并有助于檢查賬戶處理和保證賬簿記錄結(jié)果的正確性。在我國(guó),復(fù)式記賬曾有借貸記賬法、增減記賬法、收付記賬法三種,但現(xiàn)在規(guī)定使用的只有借貸記賬法一種。
復(fù)式簿記的演變,從它的萌芽到接近于完備形式,大約經(jīng)歷了300年左右(13世紀(jì)初至15世紀(jì)末)。這一演變過程都發(fā)生在中世紀(jì)的意大利商業(yè)城市(如威尼斯、熱那亞等城市)。當(dāng)時(shí),地中海沿岸某些城市的商業(yè)和手工業(yè)發(fā)展很快,出現(xiàn)了馬克思所說的“資本主義生產(chǎn)的最初萌芽”。發(fā)達(dá)的商品經(jīng)濟(jì),特別是地中海沿岸某些城市中十分活躍的商業(yè)(包括海上貿(mào)易)和銀錢兌換業(yè),都迫切要求從簿記中獲得有關(guān)經(jīng)濟(jì)往來和經(jīng)營(yíng)成果的重要信息。經(jīng)過一段孕育時(shí)期以后,簿記的方法終于取得了重大突破,科學(xué)的復(fù)式簿記法在意大利誕生了。這一演變過程大體上經(jīng)歷了三個(gè)不同的發(fā)展階段:
(1)佛羅倫薩式——復(fù)式簿記的萌芽階段(1211—1340年)。這一階段以1211年佛羅倫薩銀行家采用的簿記為代表(這是目前保存的意大利最古老的會(huì)計(jì)賬簿,現(xiàn)收藏于佛羅倫薩梅迪奇。拉烏萊芝納圖書館)。其主要特點(diǎn)是:
記賬方法——轉(zhuǎn)賬;
記賬對(duì)象——僅限于債權(quán)債務(wù)人(人名賬戶);
記錄形式——敘述式(借貸上下連續(xù)登記)。
(2)熱那亞式——復(fù)式簿記的改良階段(1340一1494年)。這一階段以1340年熱那亞市政廳的總賬為代表(這是會(huì)計(jì)界公認(rèn)的世界上最早的一冊(cè)明顯具備復(fù)式記賬所有特征的會(huì)計(jì)記錄,現(xiàn)收藏于熱那亞古文化館)。其主要特點(diǎn)是:
記賬方法——復(fù)式;
記賬對(duì)象——除債權(quán)債務(wù)(人名賬戶)外,還包括商品、現(xiàn)金(物名賬戶);
記錄形式——左借右貸賬戶對(duì)照式(兩側(cè)型賬戶)。
(3)威尼斯式——復(fù)式簿記的完備階段(1494一1854年)。這一階段以1494年盧卡。帕喬利(Luca Pacioli)著名的《算術(shù)、幾何、比及比例概要》一書的正式出版為代表。本書的出版,使得復(fù)式簿記的優(yōu)點(diǎn)及方法很快為世人所認(rèn)識(shí),并廣為流傳,因而具有劃時(shí)代的意義,標(biāo)志著現(xiàn)代會(huì)計(jì)的開始。至 1854年,愛丁堡注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)的出現(xiàn),會(huì)計(jì)正式成為一門獨(dú)立的職業(yè)。其主要特點(diǎn)是:
記賬方法——復(fù)式;
記賬對(duì)象——除債權(quán)、債務(wù)、現(xiàn)金(人名賬戶與物名賬戶)外,還包括了損益與資本(損益賬戶與資本賬戶);
記錄形式——賬戶式。
17.什么是借貸記賬法? 借貸記賬法下的記賬符號(hào)有什么涵義?
借貸記賬法是復(fù)式記賬法的一種。它是以“借”、“貸”為記賬符號(hào),以“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”的會(huì)計(jì)等式為理論依據(jù),以“有借必有貸,借貸必相等”為記賬規(guī)則的一種科學(xué)復(fù)式記賬法。
借貸記賬法以“借”、“貸”二字作為記賬符號(hào),并不是“純粹的”、“抽象的”記賬符號(hào),而是具有深刻經(jīng)濟(jì)內(nèi)涵的科學(xué)的記賬符號(hào)。從字面涵義上看,“借”、“貸”二字的確是歷史的產(chǎn)物,其最初的涵義同債權(quán)和債務(wù)有關(guān)。隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,借貸記賬法得到廣泛的運(yùn)用,記賬對(duì)象不再局限于債權(quán)、債務(wù)關(guān)系,而是擴(kuò)大到要記錄財(cái)產(chǎn)物資增減變化和計(jì)算經(jīng)營(yíng)損益。原來僅限于記錄債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的“借”、“貸”二字已不能概括經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容。它表示的內(nèi)容應(yīng)該包括全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資金運(yùn)動(dòng)變化的來龍去脈,它們逐漸失去了原來字面上的涵義,并在原來涵義的基礎(chǔ)上進(jìn)一步升華,獲得了新的經(jīng)濟(jì)涵義:
第一,代表賬戶中兩個(gè)固定的部位。一切賬戶,均需設(shè)置兩個(gè)部位記錄某一具體經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)數(shù)量上的增減變化(來龍去脈),賬戶的左方一律稱為借方,賬戶的右方一律稱為貸方。
第二,具有一定的確切的深刻的經(jīng)濟(jì)涵義!百J”字表示資金運(yùn)動(dòng)的“起點(diǎn)”(出發(fā)點(diǎn)),即表示會(huì)計(jì)主體所擁有的資金(某一具體財(cái)產(chǎn)物資的貨幣表現(xiàn))的“來龍”(資金從哪里來):“借”字表示資金運(yùn)動(dòng)的“駐點(diǎn)”(即短暫停留點(diǎn),因資金運(yùn)動(dòng)在理論上沒有終點(diǎn)),即表示會(huì)計(jì)主體所擁有的資金的“去脈”(資金的用途、去向或存在形態(tài))。這是由資金運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在本質(zhì)決定的。會(huì)計(jì)既然要全面反映與揭示會(huì)計(jì)主體的資金運(yùn)動(dòng),在記賬方法上就必須體現(xiàn)資金運(yùn)動(dòng)的本質(zhì)要求。 18.借貸記賬法的基本規(guī)則是什么?
記賬規(guī)則是記錄、登記各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的科學(xué)法則。借貸記賬法的記賬規(guī)則是“有借必有貸,借貸必相等”。
19.什么是會(huì)計(jì)分錄?會(huì)計(jì)分錄與記賬憑證有什么不同?
會(huì)計(jì)分錄是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),按照記賬規(guī)則的要求,確定并列示應(yīng)借應(yīng)貸賬戶的名稱及其金額的一種簡(jiǎn)明記錄。會(huì)計(jì)分錄的格式和要求是:先借后貸;借和貸要分行寫,并且文字和金額的數(shù)字都應(yīng)錯(cuò)開;在一借多貸或一貸多借的情況下,要求借方或貸方的文字和金額數(shù)字必須對(duì)齊。
會(huì)計(jì)分錄不同于記賬憑證,記賬憑證要求要素齊全,并有嚴(yán)格的審核與編制程序,而會(huì)計(jì)分錄則只是表明記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶與金額,是記賬憑證的最簡(jiǎn)化形式。會(huì)計(jì)分錄通常只是為了講解方便而出現(xiàn)在書本之中,在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中是很少出現(xiàn)會(huì)計(jì)分錄的。
20.什么是平行登記?
平行登記,即是將同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),一方面計(jì)入總賬賬戶,另一方面也同樣計(jì)入其所屬的明細(xì)賬賬戶。但對(duì)無明細(xì)賬戶的,不必要在總賬外再設(shè)明細(xì)賬,避免重復(fù)登記。
21.什么是試算平衡?
試算平衡,就是指利用“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”的平衡原理,按照記賬規(guī)則的要求,通過匯總、計(jì)算和比較,來檢查會(huì)計(jì)賬戶處理和賬簿記錄的正確性、完整性的一種方法。 22.什么是對(duì)賬?對(duì)賬的主要內(nèi)容是什么?
對(duì)賬是指為了保證賬簿記錄的正確性而進(jìn)行的有關(guān)賬項(xiàng)的核對(duì)工作。包括:
(1)賬證核對(duì)。它是指賬簿記錄與記賬憑證及其所附原始憑證的核對(duì)。
(2)賬賬核對(duì)。它是指不同賬簿記錄之間的核對(duì)。主要核對(duì):
所有總賬賬戶借方發(fā)生額合計(jì)與貸方發(fā)生額合計(jì)是否相符;
所有總賬賬戶借方余額合計(jì)與貸方余額合計(jì)是否相符;
有關(guān)總賬賬戶余額與其所屬明細(xì)分類賬余額合計(jì)是否相符現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的余額與其總賬余額是否相符;
(3)賬實(shí)核對(duì)。它是指各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資賬面余額與實(shí)有數(shù)額之間的核對(duì)。主要核對(duì):
現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)額是否相符;
銀行存款日記賬賬面余額與銀行對(duì)賬單的余額是否相符;
各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬余額與財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)額是否相符;
有關(guān)債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬賬面余額與對(duì)方單位的賬面記錄是否相相符等。
23.賬實(shí)不符如何處理?
造成賬實(shí)不符的原因是多方面的:如財(cái)產(chǎn)物資保管過程中發(fā)生的自然損耗;財(cái)產(chǎn)收發(fā)過程中由于計(jì)量或檢驗(yàn)不準(zhǔn),造成多收或少收的差錯(cuò);由于管理不善、制度不嚴(yán)造成的財(cái)產(chǎn)損壞、丟失、被盜;在賬簿記錄中發(fā)生的重記、漏記、錯(cuò)記;由于有關(guān)憑證未到,形成未達(dá)賬項(xiàng),造成結(jié)算雙方賬務(wù)不符,以及發(fā)生意外災(zāi)害等。根據(jù)以上情況,主要進(jìn)行以下處理:
(1)現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)額不相符采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法來確定庫(kù)存現(xiàn)金的實(shí)存數(shù),然后再與現(xiàn)金日記賬的賬面余額核對(duì),以查明賬實(shí)是否相符及盈虧情況,F(xiàn)金清查后應(yīng)填寫“現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表”并據(jù)以調(diào)整現(xiàn)金日記賬的賬面記錄。
(2)銀行存款日記賬賬面余額與銀行對(duì)賬單的余額不相符通過與開戶銀行轉(zhuǎn)來的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì),來查明銀行存款的實(shí)有數(shù)額。銀行存款日記賬與開戶銀行轉(zhuǎn)來的對(duì)賬單不一致的原因有兩個(gè)方面:
一是雙方或一方記賬有錯(cuò)誤;
二是存在未達(dá)賬項(xiàng)。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng),應(yīng)通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)整。
(3)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬余額與財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)額不相符對(duì)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資的盤點(diǎn)結(jié)果,應(yīng)逐一填制盤存單,并同賬面余額記錄核對(duì),確從盤盈盤虧數(shù),填制實(shí)存賬存對(duì)比表,作為調(diào)整賬面記錄的原始憑證。
(4)有關(guān)債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬賬面余額與對(duì)方單位的賬面記錄不相符一般采用發(fā)函詢證的方法進(jìn)行核對(duì)。在保證往來賬戶記錄完整正確的基礎(chǔ)上,編制“往來款項(xiàng)對(duì)賬單”,寄往各有關(guān)往來單位。對(duì)方單位核對(duì)后退回,蓋章表示核對(duì)相符;不相符,對(duì)方單位說明情況。據(jù)此編制“往來款項(xiàng)清查表”,注明核對(duì)相符與不相符的款項(xiàng),對(duì)不相符的款項(xiàng)按有爭(zhēng)議、未達(dá)賬項(xiàng)、無法收回等情況歸類合并,針對(duì)具體情況及時(shí)采取措施予以解決。