【摘要】人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史全面地記載著員工的基本情況,反映著每一個員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。準確、齊全、完整的員工人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況。應該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。本文就如何在新形勢下搞好人事檔案管理工作提出一些思路和想法。

　　【關鍵詞】企業(yè);人事檔案;發(fā)展方向及管理設想

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會關系、成長歷史,員工在工作調動、職務提升、思想品德、業(yè)務才能所作的鑒定和評價材料;學歷和評聘專業(yè)技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調動、復員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內容。就企業(yè)而言,準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權威的證明材料,,具有法律效用,實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經(jīng)濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執(zhí)行過程中存在不嚴格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導致了人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。

　　新時期員人事檔案管理工作的思路及對策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案,讓它發(fā)揮出應有的作用,這是需要探討的問題。筆者認為應從以下幾方面入手:

　　1 提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認識

　　一是加強宣傳力度,提高企業(yè)決策者對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關人事檔案管理的管理知識,要讓企業(yè)決策者充分認識到,人事檔案理是反映員工綜合素質的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對員工本人進行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無的,它對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

　　2 人事檔案管理工作要制度化、標準化、現(xiàn)代化

　　隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,人事制度改革和人員模式改變,也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應該把當代管理學中的科學理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實際相結合,形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標準化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企業(yè)人事檔案管理管理條例、檔案管理機構及其職責、人事檔案保管制度的基本內容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉遞應遵守有關規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

　　傳統(tǒng)意義上人事檔案管理現(xiàn)代化主要是指人事檔案管理庫房、人事檔案管理設施設備等現(xiàn)代化以及人事檔案管理載體保管保護水平的現(xiàn)代化。如:在硬件上配置一些空調、除濕機、設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。我們提倡的人事檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的人事檔案管理工作現(xiàn)代化。隨著人事檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展,人事檔案管理的種類和數(shù)量急劇增長,給保管和利用帶來一系列問題。同時,利用者也對人事檔案管理工作提出了更高的要求,人事檔案管理工作現(xiàn)代化、就是利用計算機和現(xiàn)代通訊設備,將使人事檔案管理信息的處理傳遞的時間大大縮短,把最現(xiàn)代信息處理技術的新型載體用于人事檔案管理,如機讀人事檔案管理、聲像人事檔案管理、電子人事檔案管理等有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱人事檔案管理的時間,提高服務質量。,檔案管理信息的記錄和存儲也可用有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。這些都需要大量資金投入,引進現(xiàn)代化技術和人事檔案管理管理硬件設備,引進計算機管理軟件,建立人事檔案管理的信息存儲和檢索系統(tǒng)。利用縮微技術,將人事檔案管理的體積縮小,以計算機輸出縮微膠卷(片)的形式提供人事檔案管理材料,能確保人事檔案管理原件不受損壞,使之“延年益壽”。把輸出輸出縮微膠卷(片)制成光盤,從計算機顯示屏幕上可速查閱到所需的人事檔案管理材料,獲得所需的復制本,給利用人事檔案者創(chuàng)造極為方便的條件。

　　3 人事管理要信息化,資源共享化

　　信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐,實現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發(fā)展方向。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎,開發(fā)一些信息軟件,利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段,建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值,為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。我所在的單位2005年開發(fā)建立一套人力資源管理系統(tǒng)軟件管理系統(tǒng),這套系統(tǒng)就是依據(jù)員工的原始檔案信息,建立起員工的基本情況,學歷及學位、專業(yè)技術職務、行政、黨派職務勞動合同、崗位變化、教育培訓、職業(yè)技能鑒定、從事工種情況、家庭成員及社會關系、離休退休情況、薪酬和職工五項保險、住房公積金等二十幾個大項內容,特別增加了員工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料,還將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄也作為人力資源管理信息的一部分,內容更加完整、準確。通過采集、核對、錄入、調整、這套人事信息綜合系統(tǒng)已正式上線運行,實現(xiàn)了全集團公司員工的人事信息共享,企業(yè)管理者可以不用在較短時間內,迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息,提高了工作效率。這套系統(tǒng)還可自動生成若干人力資源方面的統(tǒng)計報表,基本實現(xiàn)了人事管理從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化的信息化管理方式的過渡。

　　4 人事檔案的專職人員要專業(yè)知識、知識化

　　由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化,需要建設一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務知識的人事檔案管理專業(yè)隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神,還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能,能夠進行技術操作和管理,在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識,這樣才能適應人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制,擇優(yōu)錄用,競聘上崗,把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。要經(jīng)常對檔案管理人員進行業(yè)務培訓,提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質人才。要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計劃,關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績,使他們的辛勤勞動得到公正回報。

　　綜上所述,在新形勢下做好員工人事檔案管理工作,既是企業(yè)發(fā)展的需要,也是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個堅實的基礎。人力資源管理部門要充分認識人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設的重大意義,遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律,站在新的起跑點,用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題,使人事檔案工作管理方法科學化、管理機構高效化,管理工作現(xiàn)代化,人事檔案管理工作標準化,為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準確性、公正性的第一手資料。

　　參考文獻

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