【摘要】人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史全面地記載著員工的基本情況,反映著每一個員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。準確、齊全、完整的員工人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況。應該說人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。本文就如何在新形勢下搞好人事檔案管理工作提出一些思路和想法。

　　【關鍵詞】企業(yè);人事檔案;發(fā)展方向及管理設想

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。人事檔案包括員工的經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史,員工在工作調動、職務提升、思想品德、業(yè)務才能所作的鑒定和評價材料;學歷和評聘專業(yè)技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調動、復員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內容。就企業(yè)而言,準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據。就企業(yè)員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據。它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權威的證明材料,,具有法律效用,實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因此,人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現在: 隨著市場經濟的發(fā)展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經濟效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執(zhí)行過程中存在不嚴格現象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導致了人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。

　　新時期員人事檔案管理工作的思路及對策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案,讓它發(fā)揮出應有的作用,這是需要探討的問題。筆者認為應從以下幾方面入手:

　　1 提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認識

　　一是加強宣傳力度,提高企業(yè)決策者對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關人事檔案管理的管理知識,要讓企業(yè)決策者充分認識到,人事檔案理是反映員工綜合素質的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據,是對員工本人進行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無的,它對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

　　2 人事檔案管理工作要制度化、標準化、現代化

　　隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,人事制度改革和人員模式改變,也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應該把當代管理學中的科學理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實際相結合,形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標準化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企業(yè)人事檔案管理管理條例、檔案管理機構及其職責、人事檔案保管制度的基本內容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉遞應遵守有關規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

　　傳統(tǒng)意義上人事檔案管理現代化主要是指人事檔案管理庫房、人事檔案管理設施設備等現代化以及人事檔案管理載體保管保護水平的現代化。如:在硬件上配置一些空調、除濕機、設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。我們提倡的人事檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的人事檔案管理工作現代化。隨著人事檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展,人事檔案管理的種類和數量急劇增長,給保管和利用帶來一系列問題。同時,利用者也對人事檔案管理工作提出了更高的要求,人事檔案管理工作現代化、就是利用計算機和現代通訊設備,將使人事檔案管理信息的處理傳遞的時間大大縮短,把最現代信息處理技術的新型載體用于人事檔案管理,如機讀人事檔案管理、聲像人事檔案管理、電子人事檔案管理等有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱人事檔案管理的時間,提高服務質量。,檔案管理信息的記錄和存儲也可用有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。這些都需要大量資金投入,引進現代化技術和人事檔案管理管理硬件設備,引進計算機管理軟件,建立人事檔案管理的信息存儲和檢索系統(tǒng)。利用縮微技術,將人事檔案管理的體積縮小,以計算機輸出縮微膠卷(片)的形式提供人事檔案管理材料,能確保人事檔案管理原件不受損壞,使之“延年益壽”。把輸出輸出縮微膠卷(片)制成光盤,從計算機顯示屏幕上可速查閱到所需的人事檔案管理材料,獲得所需的復制本,給利用人事檔案者創(chuàng)造極為方便的條件。

　　3 人事管理要信息化,資源共享化

　　信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐,實現人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發(fā)展方向。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎,開發(fā)一些信息軟件,利用現代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過數字化、網絡化技術手段,建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值,為企業(yè)的經濟發(fā)展提供必要的服務。我所在的單位2005年開發(fā)建立一套人力資源管理系統(tǒng)軟件管理系統(tǒng),這套系統(tǒng)就是依據員工的原始檔案信息,建立起員工的基本情況,學歷及學位、專業(yè)技術職務、行政、黨派職務勞動合同、崗位變化、教育培訓、職業(yè)技能鑒定、從事工種情況、家庭成員及社會關系、離休退休情況、薪酬和職工五項保險、住房公積金等二十幾個大項內容,特別增加了員工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料,還將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄也作為人力資源管理信息的一部分,內容更加完整、準確。通過采集、核對、錄入、調整、這套人事信息綜合系統(tǒng)已正式上線運行,實現了全集團公司員工的人事信息共享,企業(yè)管理者可以不用在較短時間內,迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息,提高了工作效率。這套系統(tǒng)還可自動生成若干人力資源方面的統(tǒng)計報表,基本實現了人事管理從傳統(tǒng)的管理方式向現代化的信息化管理方式的過渡。

　　4 人事檔案的專職人員要專業(yè)知識、知識化

　　由于設備的現代化和管理的科學化,需要建設一支具有現代化科技知識和業(yè)務知識的人事檔案管理專業(yè)隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神,還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能,能夠進行技術操作和管理,在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識,這樣才能適應人事檔案管理工作現代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制,擇優(yōu)錄用,競聘上崗,把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。要經常對檔案管理人員進行業(yè)務培訓,提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協作型”多素質人才。要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計劃,關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績,使他們的辛勤勞動得到公正回報。

　　綜上所述,在新形勢下做好員工人事檔案管理工作,既是企業(yè)發(fā)展的需要,也是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個堅實的基礎。人力資源管理部門要充分認識人事檔案管理現代化、信息化建設的重大意義,遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律,站在新的起跑點,用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題,使人事檔案工作管理方法科學化、管理機構高效化,管理工作現代化,人事檔案管理工作標準化,為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準確性、公正性的第一手資料。

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