摘要：學(xué)院辦公室作為學(xué)校管理的基層單位,是學(xué)院工作的窗口。辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。本文詳細(xì)分析了提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)的途徑。

　　一般地講,辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高,則辦公室管理工作的質(zhì)量也越高,相反的,則越低,可以說(shuō),辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。但目前高校辦公室因?yàn)榉N種原因還存在著一些管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問(wèn)題。因此,如何提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)就成為當(dāng)前高校辦公室急需解決的問(wèn)題。筆者認(rèn)為,提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面做工作。

　　一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí),提高個(gè)人修養(yǎng)

　　學(xué)習(xí)是接受新事物的重要途徑,事業(yè)要發(fā)展、素質(zhì)要提高就必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念,勤于思考,善于總結(jié),不斷提高自身各方面修養(yǎng),以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì),適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新要求。一要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí),辦公室人員要具備辨別政治是非和理論聯(lián)系實(shí)際的能力,要熟悉現(xiàn)階段改革發(fā)展的基本思路和方針、政策,還要具有堅(jiān)定的政治信念。二要加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí),具備很強(qiáng)的依法行政觀念和較強(qiáng)的依法行政能力。辦公室是綜合部門,不僅要自己學(xué)法、懂法,而且要督促其他部門依法辦事,提高整個(gè)單位的依法行政水平。三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。除具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、一定的組織管理能力和社會(huì)交往能力外,還要會(huì)熟練地使用和操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng),不斷加快知識(shí)更新和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累。四要完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。既要掌握一定的科學(xué)文化知識(shí),又要熟悉政治理論和政策法規(guī);既要有干好辦公室工作的專業(yè)知識(shí),又要有行政管理、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識(shí);既要了解當(dāng)前國(guó)際問(wèn)題和世界格局,又要了解國(guó)情,了解我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、科技文化等方面的發(fā)展情況,符合復(fù)合型人才的要求。辦公室工作需要大家的團(tuán)結(jié)協(xié)作,開拓進(jìn)取、吃苦耐勞,只有樹立了埋頭苦干、不計(jì)名利、甘于寂寞和奉獻(xiàn)精神,才能從事業(yè)中找到支撐點(diǎn)、獲得成就感。

　　二、提高服務(wù)意識(shí),注重服務(wù)的主動(dòng)性

　　辦公室作為貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策、反饋群眾意見、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作的中樞機(jī)構(gòu)。服務(wù)意識(shí)是每一位工作人員在平時(shí)的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要立足于改革和發(fā)展的大局,圍繞中心工作,增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見性和計(jì)劃性,凡事想的遠(yuǎn)一點(diǎn),謀的深一點(diǎn),既想領(lǐng)導(dǎo)之所想,更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供素材。二要逐步實(shí)現(xiàn)由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事這三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié),為領(lǐng)導(dǎo)把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。要牢固樹立為改革服務(wù)、為發(fā)展的思想,強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí),發(fā)揚(yáng)銳意進(jìn)取、勇于創(chuàng)新的精神,根據(jù)新形勢(shì)新任務(wù)的要求,積極主動(dòng)地想問(wèn)題、謀思路,不但要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題,更要在求真務(wù)實(shí)和創(chuàng)造性的執(zhí)行中解決問(wèn)題。

　　三、提高協(xié)調(diào)能力,確保政令暢通

　　綜合協(xié)調(diào)能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面,這個(gè)作用發(fā)揮的好不好,關(guān)系到工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶,要按照各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問(wèn)題,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系,統(tǒng)一思想,形成共識(shí)。更要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作部署,抓科學(xué)決策,抓工作落實(shí),同領(lǐng)導(dǎo)保持一致,確保政令暢通。做好協(xié)調(diào)工作,要求我們必須了解全局、熟悉教學(xué)規(guī)律,按程序辦事,提高辦事效率,在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新。圍繞本單位工作重點(diǎn),既要按部就班,踏實(shí)工作,又要未雨綢繆,獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。在重大問(wèn)題的處理上,要增強(qiáng)敏銳性,發(fā)揮“主心骨”作用。重大會(huì)議、重大活動(dòng)的安排上,要不斷提高工作計(jì)劃性,做到長(zhǎng)計(jì)劃,短安排,計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作無(wú)小事,既要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作,又要努力防止和克服求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的思想,以創(chuàng)新的精神,深入研究新情況,不斷解決新問(wèn)題,努力拓寬新思路。

　　四、樹立協(xié)作意識(shí),形成管理團(tuán)隊(duì)

　　辦公室工作好壞,體現(xiàn)著人員間配合與協(xié)調(diào)與否,只有經(jīng)常進(jìn)行溝通、主動(dòng)配合,思想上同心,目標(biāo)上同向,工作上同干,才能做到同舟共濟(jì),形成合力,體現(xiàn)整體形象,發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),增強(qiáng)整體戰(zhàn)斗力。在管理上要推行人性化管理,其目的就是通過(guò)最大限度發(fā)揮個(gè)體作用,形成整體活力,更好的推進(jìn)工作。為此,要從三個(gè)方面加以認(rèn)識(shí)。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強(qiáng)的專業(yè)性,從人員文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、身體條件、辦事能力、性格特點(diǎn)上分析各有不同。堅(jiān)持以人為本、推行人性化管理,就是通過(guò)認(rèn)真了解每一個(gè)人的想法,掌握每一個(gè)人的特點(diǎn),發(fā)揮每一個(gè)人的特長(zhǎng),激發(fā)每一個(gè)人的潛能,使每一個(gè)崗位人員個(gè)體作用得以充分展示和發(fā)揮,促進(jìn)工作不斷創(chuàng)新。二要激發(fā)活力。辦公室是服務(wù)、協(xié)調(diào)的綜合機(jī)構(gòu),涉及的事務(wù)紛繁復(fù)雜,從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強(qiáng)化管理,努力營(yíng)造尊重勞動(dòng)、尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)造的氛圍,為人的全面發(fā)展創(chuàng)造良好的政策環(huán)境、工作環(huán)境和生活環(huán)境,才能讓每一個(gè)人愛崗敬業(yè),愉快的工作,充分展現(xiàn)自己的才能,始終保持健康向上、積極進(jìn)取的精神面貌。三要推進(jìn)工作。管理的目的在于優(yōu)化,在于更好。一個(gè)服務(wù)優(yōu)、效率高、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的辦公室,能夠充分體現(xiàn)人員水平、展現(xiàn)整體形象、密切干群關(guān)系、擔(dān)負(fù)起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理,要充分尊重個(gè)人,積極引導(dǎo)個(gè)人在集體中充分發(fā)揮能力,努力為推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作,塑造良好形象,堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展,做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

　　五、開展培訓(xùn)活動(dòng),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　從單位來(lái)講,要加強(qiáng)各種形式的培訓(xùn)活動(dòng)。一是積極派出辦公室管理人員參加相關(guān)的培訓(xùn)班等;二是單位內(nèi)部可以定期舉辦一些辦公室管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,請(qǐng)富有經(jīng)驗(yàn)的老辦公室管理人員講述一些辦公室管理工作中常常出現(xiàn)的一些問(wèn)題或讓大家相互討論、進(jìn)行交流;三是鼓勵(lì)辦公室管理人員從事專業(yè)學(xué)術(shù)研究并經(jīng)常和外界保持聯(lián)系,多參加一些社會(huì)上的學(xué)術(shù)交流活動(dòng),開闊視野,將辦公室管理工作做好。

　　六、樹理信息意識(shí),適應(yīng)時(shí)代要求

　　信息是領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”,積極收集和報(bào)送各種信息資料,為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握情況,做出科學(xué)決策提供較好的服務(wù)。在認(rèn)真研究形勢(shì)、鉆研業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,快捷、及時(shí)、有針對(duì)性地,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題、事關(guān)大局的重要情況、重要的社情民意,重大突發(fā)性事件,做出反應(yīng),準(zhǔn)確反饋信息。信息工作是在認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),主動(dòng)查找不足中進(jìn)行的,要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策之所需,站在全局的高度,多方面、多層次對(duì)問(wèn)題進(jìn)行研究,廣開思路,收集信息,使其盡量全面地反映工作的復(fù)雜性與迅變性。真實(shí)性是信息的生命,要實(shí)事求是,喜憂兼報(bào)。要加強(qiáng)對(duì)信息的宏觀綜合,提煉出有參謀、咨詢、決策價(jià)值的高質(zhì)量信息。要善于發(fā)現(xiàn)新信息,把握事物發(fā)展的趨勢(shì),搶占先機(jī),為領(lǐng)導(dǎo)正確判斷形勢(shì),科學(xué)決策提供高質(zhì)量的信息參考服務(wù)。

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