一、手工條件下“紅宇”分錄的應(yīng)用

　　手工條件下，“紅字”分錄通常應(yīng)用于錯賬更正。應(yīng)用“紅字”分錄所更正的錯賬，一般限于年度內(nèi)發(fā)現(xiàn)的因會計科目填制錯誤或會計科目使用正確但金額多計而導(dǎo)致的錯賬。對于前一種情形的錯賬，具體更正方法是首先用“紅字”填制一張與原分錄相同的記賬憑證，再用“藍(lán)字”填制一張正確的記賬憑證（后文簡稱“紅字沖銷藍(lán)字訂正法”）；而對于后一種情形的錯賬，具體更正方法是只就多計的金額填制一張“紅字”記賬憑證（后文簡稱“紅字沖銷法”）。“紅字”會計分錄的作用，是通過對錯誤賬簿記錄的抵減而達(dá)到錯賬更正的目的，只不過“紅字沖銷藍(lán)字訂正法”下的“紅字”是對錯誤記錄的整體沖銷而“紅字沖銷法”下的“紅字”僅限于對多計金額的沖銷。

　　“紅字”會計分錄不僅廣泛用于錯賬更正，在特定的賬務(wù)處理程序下還用于改變科目的記載方向。復(fù)式簿記系統(tǒng)將所有科目分為左右兩個方向、并針對科目性質(zhì)賦予一方為增加時另一方必為減少的這種技術(shù)特性，決定了通過“紅字”金額可改變發(fā)生額的記載方向。如在“匯總記賬憑證”賬務(wù)處理程序下，為滿足匯總記賬憑證的編制需要，實務(wù)中通過編制“紅字”分錄將本應(yīng)與“現(xiàn)金”或“銀行存款”同一記賬方向的科目發(fā)生額轉(zhuǎn)化為與其方向相反的對應(yīng)科目發(fā)生額（但在登記入賬時卻以“藍(lán)字”記入“紅字”分錄的相反方向）。典型實務(wù)是對工程結(jié)算的處理，當(dāng)會計主體在收到工程結(jié)算憑證并按扣除質(zhì)保金的數(shù)額支付工程款時，其一般會計處理是借記“在建工程”（藍(lán)字），貸記“其他應(yīng)付款——質(zhì)保金”（藍(lán)字），“銀行存款”（藍(lán)字），但在“匯總記賬憑證”賬務(wù)處理程序下卻要編制成借記“在建工程”（藍(lán)字），“其他應(yīng)付款——質(zhì)保金”（紅字），貸記“銀行存款”（藍(lán)字）。這里“紅字”分錄的作用，僅在于為滿足匯總記賬憑證的編制需要而改變科目的記載方向。

　　二、會計信息化數(shù)據(jù)處理特點和復(fù)式記賬規(guī)則的修正

　　原始數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫記錄的方式儲存于各個數(shù)據(jù)庫文件中，各類總賬、明細(xì)賬、輔助賬、匯總表、余額表以至于最終會計報表，均是對數(shù)據(jù)庫文件的篩選、匯總。從數(shù)據(jù)儲存的角度看，手工條件下記賬憑證的憑證類別、憑證編號、憑證日期、摘要、借方金額、貸方金額等憑證要素，在會計信息化系統(tǒng)中轉(zhuǎn)化為憑證數(shù)據(jù)庫文件的不同字段；而以紙張為載體并應(yīng)按照特定賬務(wù)處理程序匯總的記賬憑證，在會計信息化系統(tǒng)中轉(zhuǎn)化為憑證數(shù)據(jù)庫文件中相互獨立但又通過憑證編號關(guān)聯(lián)的一條條數(shù)據(jù)記錄；而從數(shù)據(jù)處理的角度看，手工條件下從記賬憑證到賬簿記錄再到會計報表的數(shù)據(jù)處理流程，轉(zhuǎn)化為依據(jù)設(shè)定條件直接或間接地對憑證數(shù)據(jù)庫記錄的篩選、匯總。

　　數(shù)據(jù)庫記錄的獨立性決定了信息化會計系統(tǒng)不僅可以接受“一借一貸”式簡單會計分錄和“一借多貸”、“一貸多借”式復(fù)合會計分錄，即使出現(xiàn)如“多借多貸”式復(fù)雜會計分錄和“同借”、“同貸”式會計分錄，只要滿足“借貸相等”這一條件就不影響系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的存儲和加工。這一技術(shù)特點不僅為“紅字”分錄的應(yīng)用拓寬了空間，更重要的是也對傳統(tǒng)會計理論下的復(fù)式記賬規(guī)則提出了挑戰(zhàn)。當(dāng)記賬憑證所涉及的科目發(fā)生額均可記在借方并且至少有一個科目的借方發(fā)生額為負(fù)數(shù)從而使所有科目的借方發(fā)生額之合計為零時，系統(tǒng)默認(rèn)該記賬憑證的貸方為零；相反，當(dāng)所涉及的科目均可記在貸方（系統(tǒng)默認(rèn)借方為零）時，至少有一個科目的貸方發(fā)生額為負(fù)數(shù)并使所有科目貸方發(fā)生額之合計為零。可見，能為電算化會計系統(tǒng)所接受的會計分錄只須滿足“借貸必相等”而無須強(qiáng)求“有借必有貸”。

　　三、會計信息化系統(tǒng)的錯賬特點和“紅字沖正法”的運用

　　財務(wù)軟件的管理化趨勢使得信息化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件及其所含字段的數(shù)量，既要滿足基本核算需要又要滿足內(nèi)部管理或其他方面的需要。如憑證數(shù)據(jù)庫文件所含的字段，既有為滿足基本核算需要而設(shè)置的憑證日期、憑證編號、摘要、會計科目和借方金額、貸方金額等字段，又有為滿足輔助核算、預(yù)算管理、銀行對賬等內(nèi)部管理需要而增設(shè)的個人往來、部門核算、項目核算、預(yù)算額度等字段。如果將構(gòu)成數(shù)據(jù)庫記錄的每一字段取值所占用的存儲空間稱為一個儲存單元，數(shù)據(jù)庫文件和數(shù)據(jù)庫文件字段的增加將導(dǎo)致存儲單元成幾何級數(shù)增加，而存儲單元的增加和數(shù)據(jù)輸入的代碼化必將增加錯賬發(fā)生的概率。雖然涉及內(nèi)部管理或其他方面的存儲單元出錯不影響構(gòu)成法定會計檔案的會計賬簿、會計報表的編制，但從保持?jǐn)?shù)據(jù)庫記錄與所附單據(jù)的一致性考慮也應(yīng)當(dāng)予以更正。

　　數(shù)據(jù)庫記錄的獨立性決定了基于修正的借貸記賬規(guī)則而編制一張“同借”或“同貸”會計分錄，其中“紅字”記錄用于對錯誤記錄予以沖銷而“藍(lán)字”記錄用于反映正確的會計處理，就能對絕大數(shù)會計差錯實現(xiàn)留有痕跡的更正。另外，在某些情況下，這種方法還有助于規(guī)范會計處理和加強(qiáng)會計檔案管理。如對過期轉(zhuǎn)賬支票的更換，習(xí)慣作法是不做賬務(wù)處理但應(yīng)撕下原記賬憑證所附著的支票存根而代之以新開支票的存根，并將作廢支票與原存根粘貼在一起于期末裝訂于最后一本銀行憑證的后面。如在信息化條件下沿用這一處理方法，必將出現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)庫記錄與所附原始憑據(jù)不符，進(jìn)而影響銀行對賬功能的實施。因為系統(tǒng)中存儲的是已作廢的原支票號碼，而作為實際付款標(biāo)識的卻是新開的支票號碼。但如果采用“紅字沖正法”而編制貸記“銀行存款，原支票號碼”（紅字），“銀行存款／新支票號碼”（藍(lán)字）。并將作廢支票和新開支票存根作為糾錯憑證的附件，不僅完整的數(shù)據(jù)記錄能使錯賬更正過程清晰明了、隨證附件還可有效避免作廢支票丟失。

　　四、信息化數(shù)據(jù)處理對科目記載內(nèi)容的影響

　　現(xiàn)行會計規(guī)范和財務(wù)會計教材，對于會計科目借、貸方向核算內(nèi)容的界定，應(yīng)該說還過多地受傳統(tǒng)處理習(xí)慣和手工賬務(wù)處理程序的影響。而正是這種影響嚴(yán)重阻礙著財務(wù)軟件的開發(fā)和會計信息化的應(yīng)用。以“主營業(yè)務(wù)收入”科目為例，傳統(tǒng)的科目界定是貸方反映收入實現(xiàn)額而借方反映諸如銷貨退回及折讓等原因所引起的收入沖減額和銷售凈收入結(jié)轉(zhuǎn)額。如果在信息化條件下仍遵循傳統(tǒng)的科目界定和業(yè)務(wù)處理習(xí)慣，那么應(yīng)將損益表定義為“貸方發(fā)生額——借方發(fā)生額”時，損益表就只能在收入結(jié)轉(zhuǎn)之前生成（因為收入結(jié)轉(zhuǎn)后借貸發(fā)生額相等從而導(dǎo)致取數(shù)為零）；而當(dāng)采用對“本年利潤”增設(shè)明細(xì)科目的方式解決收入結(jié)轉(zhuǎn)后的報表取數(shù)問題時，且不說因違背明細(xì)科目設(shè)置原則（屬于損益計算賬戶的“本年利潤”一般不設(shè)明細(xì)科目）和“本年利潤”下明細(xì)科目在期末有余額而不符合基本會計規(guī)范，僅就增加科目數(shù)據(jù)庫和憑證數(shù)據(jù)庫記錄而占用系統(tǒng)資源來說，也是一種不合適的處理方法。

　　既然手工條件下通過“紅字”分錄可改變科目的記載方向，那么信息化條件下運用“紅字”記錄變換科目借、貸方向的記載內(nèi)容，即將原本在科目借方以“藍(lán)字”反映的某些記載內(nèi)容，通過“紅字”記錄變換為科目貸方反映的記載內(nèi)容，而將原本在科目貸方以“藍(lán)字”反映的某些記載內(nèi)容，通過“紅字”記錄變換為科目借方反映的記載內(nèi)容，即可重新界定基于電算化數(shù)據(jù)處理的會計科目借、貸方核算內(nèi)容。這種界定不僅能使賬簿記錄更具直觀的經(jīng)濟(jì)含義，更重要的是能簡化系統(tǒng)設(shè)置、提高電算化系統(tǒng)的運行效率。這一點對于損益類科目的重新界定來說尤為顯著，如將“主營業(yè)務(wù)收入”重新界定為貸方反映收入實現(xiàn)及沖減額（所有沖減業(yè)務(wù)均以“紅字”記錄反映）而借方反映凈收入結(jié)轉(zhuǎn)額，那么該科目的貸方便能實時反映銷售凈收入實現(xiàn)額，從而采用“貸方發(fā)生額”的定義方式就能保證系統(tǒng)在不增加數(shù)據(jù)存儲量的前提下可隨時生成任何期間的損益表。

　　五、會計信息化系統(tǒng)科目界定和“紅字”分錄應(yīng)用

　　現(xiàn)行實務(wù)中凡涉及結(jié)轉(zhuǎn)的科目，包括所有損益類、以公允價值計量的資產(chǎn)類明細(xì)科目、反映資產(chǎn)減值的科目以及“材料成本差異”等科目，均應(yīng)予以重新界定。就損益類科目來說，所有收入類和具有收入性質(zhì)的費用類明細(xì)科目（如“財務(wù)費用”下的“利息收入”、“匯兌收益”）應(yīng)界定為貸方反映收入實現(xiàn)及沖減額而借方反映凈收入結(jié)轉(zhuǎn)額，所有成本、費用（具有收入性質(zhì)的明細(xì)科目除外）、損失類科目應(yīng)界定為借方反映發(fā)生及沖減額而貸方反映結(jié)轉(zhuǎn)額，對于“公允價值變動損益”、“投資收益”和“以前年度損益調(diào)整”等同時反映收益和損失的科目來說，應(yīng)分別就“收益”和“損失”設(shè)置二級科目并按照前述方式予以界定。就以公允價值計量的資產(chǎn)類明細(xì)科目來說，“交易性金融資產(chǎn)”和“投資性房地產(chǎn)”下的“公允價值變動”應(yīng)界定為借方反映公允價值變動額（公允價值變動損失以“紅字”反映）而貸方反映結(jié)轉(zhuǎn)額。諸如“壞賬準(zhǔn)備”等資產(chǎn)減值準(zhǔn)備科目應(yīng)界定為貸方反映計提和沖銷額、借方反映結(jié)轉(zhuǎn)額，而“材料成本差異”應(yīng)界定為借方反映差異發(fā)生額、貸方反映差異結(jié)轉(zhuǎn)額等。

　　按照上述科目界定，如銷售退回等沖銷收入的業(yè)務(wù)應(yīng)編制：借記“主營業(yè)務(wù)收入”（紅字），“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅——銷項稅”（紅字），貸記“銀行存款”；而退貨入庫沖銷銷售成本的業(yè)務(wù)則應(yīng)編制：借記“庫存商品”，貸記“主營業(yè)務(wù)成本”（紅字）；確認(rèn)交易性金融資產(chǎn)的公允價值變動損失應(yīng)編制：借記“交易性金融資產(chǎn)——公允價值變動”（紅字），貸記“公允價值變動損益——公允價值變動損失”；因處置交易性金融資產(chǎn)而結(jié)轉(zhuǎn)公允價值變動損失時，應(yīng)編制借記“投資收益——投資損失”，貸記“公允價值變動損益——公允價值變動損失”。而沖銷壞賬準(zhǔn)備則應(yīng)編制，借記“資產(chǎn)減值損失”（紅字），貸記“壞賬準(zhǔn)備”（紅字）。對于材料成本貸方差異的結(jié)轉(zhuǎn)，入庫貸差應(yīng)編制借記“原材料，材料成本差異”（紅字）；貸記“材料采購”。而出庫貸差應(yīng)編制借記“生產(chǎn)成本”（紅字）；貸記“材料成本差異”（紅字）等。