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內(nèi)控原則在出納職責分工中的運用——一起案例引發(fā)的思考

來源: 來源:《會計之友》 編輯: 2003/03/13 10:49:39  字體:
   摘要:建立完善的內(nèi)控制度可以有效地堵塞管理中的漏洞,但應當清醒認識到:加強財務人員的職業(yè)道德建設,提高思想素質(zhì)才是反貪養(yǎng)廉工作的根本出路。

   一、案例概況

    某公司W(wǎng)同志在任出納工作期間,先后利用23張現(xiàn)金支票編造各種理由提取現(xiàn)金96.94萬元,均未記入現(xiàn)金日記賬,構(gòu)成貪污罪。具體手段如下:

    (一)隱匿10筆出口結(jié)匯收入計96.94萬元:將其提現(xiàn)的金額與其隱匿的收入相抵,使其33筆收支業(yè)務均未在銀行日記賬和銀行余額調(diào)節(jié)中反映。

    (二)偽造11張銀行對賬單:將提現(xiàn)的整數(shù)金額改成帶尾數(shù)的金額,并將提現(xiàn)的銀行代碼“11”改成托收的代碼“88”或外匯買賣的代碼“18”。

  二、案例中暴露出的管理漏洞

    (一)出納兼與銀行對賬,提供了在編制余額調(diào)節(jié)表時擅自報銷33筆收支業(yè)務的機會。

    (二)印鑒管理失控。財務印鑒與行政印鑒合并使用并由行政人員掌管,出納在加蓋印鑒時未能得到有力的監(jiān)控。

    (三)未建立支票購入,使用,注銷的登記制度。

    (四)濟青兩地的對賬不及時。有7筆收入已轉(zhuǎn)賬至濟南,沖平了應收外匯賬款,但未在青島的銀行日記賬中反映。若兩地能及時對賬,這個漏洞就會及早暴露。

    (五)對賬單由出納從銀行取得,提供了偽造對賬單的可能。

    (六)交接工作不明晰。W同志在交接出納工作時就存在個別遺留問題,理應責成其限期查明,否則不得離崗。

    (七)憑證保管不善,會計已開好的7筆收匯轉(zhuǎn)賬單(記賬聯(lián))被W同志隱匿,造成此收入無法記入銀行日記賬中。

    (八)發(fā)現(xiàn)問題時追查不及時。在清理逾期未收匯時發(fā)現(xiàn):有3筆結(jié)匯收入未在銀行日記賬和余額調(diào)節(jié)表中反映,當時由于人手較少未能對此進行專項清查。

  三、建立內(nèi)部控制制度,堵塞管理中的漏洞

    W同志之所以能在11個月期間作案23次貪污巨款96.94萬元,究其根本原因在于缺乏一套相互牽制的約束機制,使之得心應手,猖狂作案。為此將內(nèi)控原則運用于出納業(yè)務中建立完善的內(nèi)控制度勢在必行。

    所謂內(nèi)部控制制度是指企業(yè)為了保護財產(chǎn)物資的安全完整,確保會計信息的準確可靠。貫徹管理方針,提高經(jīng)營效率,以職責分工為基礎所設計實施的對企業(yè)的內(nèi)部各種經(jīng)濟業(yè)務活動進行制約和協(xié)調(diào)的一系列內(nèi)部管理制度。

    為使內(nèi)控能夠充分發(fā)揮作用,設計各種控制措施必須遵循以下原則:

    (一)職責分工原則:

    每項經(jīng)濟業(yè)務的處理必須有明確的職責分工。即企業(yè)內(nèi)部必須實行部門責任制和崗位責任制,明確各自的職責范圍和處理業(yè)務的權(quán)限,政策界限與紀律規(guī)定。

    (二)相互牽制原則:

    其目的在于利用不相容職務的分離和每項業(yè)務由多部門,多人員處理所形成的相互牽制關(guān)系,實現(xiàn)內(nèi)部的自動控制。

    不相容職務是指如由一個部門或人員辦理,既能弄虛作假,又可以自己掩飾錯弊的兩項或幾項職務。例如:出納職務與編制銀行余額調(diào)節(jié)表的職務分離;錢賬分管;賬物分管等等。

    (三)憑證制度原則:

    1、必須設計合適的憑證格式及其傳遞程序,憑證則作為反映業(yè)務過程的法律事實。
    2、對所有憑證都應預先編碼,以防丟失。
    3、對所有憑證在入賬裝訂前必須經(jīng)過嚴格的審核,以保證其賬務處理的正確性、真實性與合規(guī)性。

    (四)核對檢查原則:

    除憑證的審核外,還要對證賬,賬賬、賬表、賬卡、賬實的核對檢查。

  四、內(nèi)控原則在出納業(yè)務中的具體運用(圖略)

    說明:①-⑧職責分離
          ①-⑥職責分離
          ⑤-⑧職責分離

    ①印鑒管理制度:

    財務負責人掌管財務印鑒,加蓋時要審查有無審批手續(xù),金額是否正確,用途是否符合規(guī)定。不得簽發(fā)遠期和空頭支票。

    ②核對往來賬:

    財務負責人應指派專人定期與業(yè)務單位(含濟青兩地)核對賬務,及時編制往來賬余額調(diào)節(jié)表,查實未達賬項的原因,調(diào)整賬務并催收應收國內(nèi)(外)賬款。

    ③監(jiān)督檢查制度:

    A、復核銀行余額調(diào)節(jié)表的編制是否正確,有無遺漏或收支抵消等情況:

    B、督促有關(guān)人員及時、全面、正確地進行賬務處理,使收支業(yè)務盡早入賬,不得壓單;

    C、記賬與出納業(yè)務的職責相分離,使記賬的權(quán)限僅限于主管會計,用密碼的方式給予限定;

    D、對現(xiàn)金的賬實情況進行經(jīng)常性和突擊性抽查,查看庫存的現(xiàn)金有無超出限額,有無挪用盈虧情況,保管措施如何。

    E、監(jiān)督出納移交工作的整個過程,查看移交清單是否完整,對于遺留問題應限期查清,不留后遺癥。

    ④嚴格交接手續(xù):

    A、出納員調(diào)換崗位,須按規(guī)定與接替人員辦理交接手續(xù),做到前不清,后不接。
    B、離職人員須編制移交清單,列明移交的賬,證、表、公章、資料及有關(guān)事項,由監(jiān)交人簽字認可后方可辦理手續(xù)。交接清單一式三份,其中一份存檔。

    ⑤現(xiàn)金管理制度:

    A、《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定,現(xiàn)金的使用范圍如下:

    a、職工工資、津貼;
    b、個人勞務報酬;
    c、根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科教,文體等獎金;
    d、各種勞保,福利費用及國家規(guī)定的其他支出;
    e、向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款;
    f、出差人員必須隨身攜帶的差旅費;
    g、結(jié)算起點(1000元)以下的零星支出;
    h、人民銀行規(guī)定的其他支出。

    B、庫存現(xiàn)金的限額為一萬元,超額的現(xiàn)金應當日存入銀行,出納員要加強安全防范意識。

    C、超出2000元的現(xiàn)金收入,應請客戶將其存入開戶行,財務處憑銀行蓋章的現(xiàn)金交款單放貨,以避免收取假鈔。

    D、報銷時間為:每周一、三、五下午。對于超出2000元的現(xiàn)金支出應提前一天向出納員報告,否則將不予保證。

    E、出納員應收支清楚,做到日清月結(jié)。財務負責人應定期于每月上旬的第一個周一上午清查現(xiàn)金,核對賬實是否一致。

    ⑥與銀行對賬業(yè)務:

    對賬業(yè)務應由掌管支票,印鑒以外的人擔任??捎涩F(xiàn)金出納員索回銀行對賬單,并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。對于未達賬項應及時核查原因,并做好調(diào)賬事宜。

    ⑦收入登記制度:

    A、對子收入的結(jié)匯賬單、支票、匯票、托票等應建立登記簿。注明收入的日期,金額,來源及業(yè)務承辦。對于需要確認的收入(如賬單)應加注簽收欄,督促有關(guān)人員4天內(nèi)交回。

    B、對于收據(jù),發(fā)票應按順序號管理,會計開具時應審核其內(nèi)容,由出納加蓋“收訖”章及人名章,以避免出納員套開收據(jù)的情況。

    ⑧支出(支票)控制制度:

    A、對于銀行托收的運費,保險費、銀行費用等支出項目應督促有關(guān)人員盡快辦理確認報銷手續(xù),會計應及時進行賬務處理。

    B、建立嚴格的支票管理制度:

    a、購入銀行現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票都要建立購入登記簿,注明購入的日期,編號,并按順序號逐筆記入支票使用登記簿。
    b、銀行出納在使用現(xiàn)金支票時應注明日期、金額,由財務負責人審核并加蓋印鑒。提取的現(xiàn)金應當日如數(shù)交給現(xiàn)金出納并辦理簽收手續(xù)。
    c、銀行出納在簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票時,應審核其用途是否符合規(guī)定,并填寫收款人,用途,限額。不得簽發(fā)空頭和遠期支票。
    d、銀行出納根據(jù)支票領(lǐng)用簿隨時督催領(lǐng)用人5日辦理報銷手續(xù)。對于作廢的支票應加蓋作廢章,與存根附在一起訂入憑證中備查。(作者:李西軍 中國電子進出口山東公司)

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