［摘 要］本文著重闡述費(fèi)用支付流程控制和業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制，使企業(yè)實(shí)施費(fèi)用內(nèi)部控制收到了良好的效果。

　　［關(guān)鍵詞］費(fèi)用 內(nèi)部控制 研究

　　財(cái)務(wù)控制是指在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，利用有關(guān)信息和特定手段，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)施加影響或調(diào)節(jié)，以便實(shí)現(xiàn)計(jì)劃所規(guī)定的財(cái)務(wù)目標(biāo)。

　　眾所周知，財(cái)務(wù)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)所有者權(quán)益的最大化，而在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中實(shí)施內(nèi)部控制也是為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)服務(wù)的。在管理過(guò)程中，如果不為達(dá)到一定目標(biāo)，根本就不需要管理，如果不能有效地施加影響或調(diào)節(jié)，也就無(wú)法管理。在此，筆者結(jié)合工作中所遇到的情況，僅以防護(hù)性財(cái)務(wù)控制方法為例，淺談我單位實(shí)施費(fèi)用內(nèi)部控制的作法、反響與思考。

　　防護(hù)性控制又稱排除干擾控制，是指在財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生前，就制定一系列制度和規(guī)定，把可能產(chǎn)生的差異予以排除的一種控制方法。排除干擾是最徹底的控制方法，但排除干擾要求對(duì)被控制對(duì)象有絕對(duì)的控制能力。在財(cái)務(wù)管理中，各種事先制定的標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定都可以看作是排除干擾的方法。

　　作為從事道路運(yùn)輸工作的企業(yè)，我們于1999年實(shí)施了財(cái)務(wù)管理的會(huì)計(jì)委派制，并著力從費(fèi)用支付流程控制、業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制等方面進(jìn)行了整章建制、規(guī)范約束。

　　一、費(fèi)用支付流程控制財(cái)務(wù)處作為總公司財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，理所當(dāng)然承擔(dān)著對(duì)全司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歸集、管理、約束責(zé)任。同時(shí)也肩負(fù)著對(duì)各分公司財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)人員的指導(dǎo)、管理職責(zé)。但在實(shí)際工作中，分公司財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)人員基本上受命于單位領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)處理上明顯打上了長(zhǎng)官意志的烙痕，財(cái)務(wù)處的管理和控制則顯得被動(dòng)和滯后。在實(shí)施會(huì)計(jì)委派制之后，我們的做法是：

　　1、總公司財(cái)務(wù)處設(shè)立賬務(wù)中心和內(nèi)部銀行，分別負(fù)責(zé)全司財(cái)務(wù)人員、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理指導(dǎo)、歸集控制和資金結(jié)算劃撥。

　　2、分公司單項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支500元以上的須先填具內(nèi)部請(qǐng)款單，經(jīng)賬務(wù)中心審核簽證后，方可由出納向內(nèi)部銀行申請(qǐng)付款。

　　3、費(fèi)用支付憑證實(shí)行“主辦會(huì)計(jì)簽證制”，分公司主辦會(huì)計(jì)（財(cái)務(wù)科長(zhǎng)）對(duì)費(fèi)用支付的合法性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，這也是對(duì)其業(yè)績(jī)考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

　　實(shí)施費(fèi)用支付流程控制的好處是：

　　1、財(cái)務(wù)處在業(yè)務(wù)管理上起到了“事中控制”的作用，極大地維護(hù)了總公司控制財(cái)務(wù)支付的權(quán)威性，基本杜絕了不合理、不合法的開(kāi)支，降低了企業(yè)管理成本。

　　2、改變了以往“領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)付款，有理無(wú)理，會(huì)計(jì)莫管”的工作作法，代之以“領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)把關(guān)，付不付款，領(lǐng)導(dǎo)莫管”的控制模式，不以分公司領(lǐng)導(dǎo)意志為費(fèi)用支付準(zhǔn)則，在真正意義上尊重了財(cái)務(wù)管理客觀存在的內(nèi)部規(guī)律。

　　3、加大了分公司財(cái)務(wù)人員的工作權(quán)力和責(zé)任，維護(hù)了財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)務(wù)法規(guī)的嚴(yán)肅性，從而在潛移默化、日積月累中提高了基層財(cái)務(wù)人員的理財(cái)素質(zhì)。

　　通過(guò)近三年的實(shí)踐、完善，這種以“事中審核”為核心的費(fèi)用支付流程控制制度在我司財(cái)務(wù)管理中起到了很大的作用。以前財(cái)務(wù)處對(duì)分公司財(cái)務(wù)管理是“年年檢查、年年整改”，現(xiàn)在不用頻繁檢查審計(jì)，但財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量卻有了很大的提高。當(dāng)然，凡事有利有弊，這種控制模式也有其不到之處：

　　l、如果所轄分公司地域跨度大，分布散，勢(shì)必造成單據(jù)報(bào)送難度大，從而在根本上無(wú)法接受這種控制模式。

　　2、分公司報(bào)賬手續(xù)增加，報(bào)賬人員輾轉(zhuǎn)于分公司、總公司、內(nèi)部銀行之間，一張?jiān)紤{據(jù)要經(jīng)六七人簽證，在一定程度上降低了辦事效率。經(jīng)辦人員往往不勝其煩，頗有微詞。

　　二、業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理和控制一直是企業(yè)管理上敏感的話題，也是財(cái)務(wù)控制中歷來(lái)深感頭痛的問(wèn)題。每年的職代會(huì)，企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的開(kāi)支和控制情況都要作專題報(bào)告，職工對(duì)此的關(guān)心和議論也是我們必須抓好這項(xiàng)管理工作的壓力所在。為此，我們實(shí)施了如下比較嚴(yán)格的控制方法：

　　1、以上年度企業(yè)收入為參考，制定總公司機(jī)關(guān)和各分公司本年度業(yè)務(wù)招待費(fèi)計(jì)劃指標(biāo)，指標(biāo)一經(jīng)制定，年度內(nèi)不作調(diào)整。

　　2、將總公司機(jī)關(guān)指標(biāo)下解到各部門(mén)、處室，同時(shí)將總公司領(lǐng)導(dǎo)分別列入所分管部門(mén)、處室一并考核，月度終了實(shí)行開(kāi)支情況公布，節(jié)余不補(bǔ)也不結(jié)轉(zhuǎn)下月，超支全額扣罰分管領(lǐng)導(dǎo)和處長(zhǎng)（主任）工資獎(jiǎng)金。分公司同樣實(shí)行月度考核，超支部分全額扣罰經(jīng)理（廠長(zhǎng)）工資獎(jiǎng)金。

　　3、對(duì)于不可預(yù)見(jiàn)專項(xiàng)工作（如迎接部級(jí)文明車站檢查、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、引進(jìn)批量社會(huì)車輛進(jìn)站等）中超支的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，由分公司出具專項(xiàng)報(bào)告，交總公司紀(jì)檢監(jiān)察室審核簽證后可單獨(dú)列支，不作考核。

　　4、總公司機(jī)關(guān)設(shè)立“董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）專項(xiàng)基金”，據(jù)以調(diào)節(jié)部門(mén)、處室在專項(xiàng)工作中的超支費(fèi)用。

　　5、實(shí)行定點(diǎn)就餐、辦事員不得簽單、在外接待須報(bào)經(jīng)總公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等相關(guān)控制措施。上述措施一經(jīng)實(shí)踐，即收到非常明顯的效果。由于實(shí)行會(huì)計(jì)委派制管理模式，做假賬、積壓?jiǎn)螕?jù)不報(bào)等現(xiàn)象不存在，也給這項(xiàng)控制制度的順利實(shí)施提供了必要條件。以我公司為例，二OO①年業(yè)務(wù)招待費(fèi)即比一九九九年下降14.7萬(wàn)元。有職工代表戲稱：吃喝費(fèi)管好了，一年節(jié)約一臺(tái)好車！事實(shí)也確實(shí)如此。

　　制度定好了，關(guān)鍵在落實(shí)。應(yīng)該說(shuō)，業(yè)務(wù)招 待費(fèi)控制立竿見(jiàn)影的效果，與絕大多數(shù)分公司、總公司機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)遵守“游戲規(guī)則”并身體力行是分不開(kāi)的。如分公司將指標(biāo)層層分解到科室、到班組，機(jī)關(guān)工作人員嚴(yán)格要求部下，杜絕排場(chǎng)鋪張，厲行勤儉節(jié)約等等。但日長(zhǎng)天，新的問(wèn)題又出現(xiàn)了：

　　1、按照財(cái)務(wù)制度制定的計(jì)劃指標(biāo)確實(shí)不能滿足上下機(jī)構(gòu)的實(shí)際需要，導(dǎo)致部分單位月月扣罰工資獎(jiǎng)金，我司二000年全年共扣罰相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)J周獎(jiǎng)金50Q0余元，引發(fā)埋怨頗大，工作積慢性也受到了一定影響。

　　2、“北檢監(jiān)察特批基金”和“董事長(zhǎng)專項(xiàng)基金”逐漸成為部分單位和處室調(diào)節(jié)指標(biāo)豐欠的“蓄水池”。

　　3、年初指標(biāo)制定難度大，尤以機(jī)關(guān)為甚。

　　4、由于將總公司領(lǐng)導(dǎo)并入所分管部門(mén)、處室考核，致使機(jī)關(guān)月度兌現(xiàn)、工資獎(jiǎng)金扣罰難以執(zhí)行。

　　探討和摸索企業(yè)財(cái)務(wù)管理是財(cái)務(wù)人員執(zhí)業(yè)過(guò)程中需要面對(duì)的一個(gè)永恒的課題。我司財(cái)務(wù)人員在領(lǐng)導(dǎo)的支持指導(dǎo)下，依據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)和制度，在企業(yè)的費(fèi)用內(nèi)部控制上想了一些辦法，包括對(duì)制度執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題作了相應(yīng)的修正和完善。從實(shí)踐情況來(lái)看，無(wú)論是費(fèi)用支付程序上，業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制上，還是維修費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、差旅費(fèi)等管理上，都取得了一定的效果，得到了領(lǐng)導(dǎo)和職工的認(rèn)可。但必須承認(rèn)，這種效果離我們?cè)O(shè)立的目標(biāo)值還有一定的差距。拋開(kāi)這些制度的優(yōu)劣好壞不談，筆者以為：

　　1、企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制不應(yīng)單純是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的事情。尤其在執(zhí)行過(guò)程中，光靠財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)是難以保證實(shí)施到位的，那種財(cái)務(wù)上得罪人，領(lǐng)導(dǎo)和其他機(jī)構(gòu)說(shuō)好話，玩“平衡”的現(xiàn)象，也是任何財(cái)務(wù)人員所不愿看到的。因此，內(nèi)部控制制度一經(jīng)確立，首先必須要有領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)定支持和率先垂范；其次必須有企業(yè)管理、紀(jì)檢監(jiān)察、勞動(dòng)人事等強(qiáng)力部門(mén)的配合執(zhí)行，只有這樣，制度貫徹起來(lái)才會(huì)不走樣，才會(huì)有生命力。

　　2、制度在執(zhí)行過(guò)程中，切忌“調(diào)整”。企業(yè)經(jīng)營(yíng)中遇到的情況是千變?nèi)f化的，制度執(zhí)行中需要“靈活變通”的理由也是多種多樣的。需要清醒認(rèn)識(shí)到的是，這種“靈活處理”、“特情處理”往往就是一項(xiàng)內(nèi)部控制制度失去效力，流于形式的開(kāi)端，上述兩項(xiàng)“專項(xiàng)基金”就是很好的說(shuō)明。因此，筆者在此推崇多一點(diǎn)機(jī)械，少一點(diǎn)靈活，推崇領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行者勇敢地對(duì)“特殊情況”說(shuō)“不”。

　　3、要有面對(duì)壓力堅(jiān)韌執(zhí)行的勇氣。大凡新生事物讓人們接受都需要一個(gè)過(guò)程，何況作為一項(xiàng)新的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度的推行，必然會(huì)觸及一部分人的利益，也很可能會(huì)削弱一些單位和部門(mén)、處室領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力，同時(shí)還會(huì)給相關(guān)一些經(jīng)辦人員帶來(lái)一些操作困難或手續(xù)繁瑣，對(duì)于這些，我們應(yīng)當(dāng)有準(zhǔn)備，有勇氣面對(duì)。只有堅(jiān)持不懈地貫徹下去，才能最終為企業(yè)創(chuàng)造管理效益，才能最終被廣大干部職工所接受。

　　4、對(duì)于新暴露出來(lái)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在下一年度制度方案的制定中予以修正和完善。