2006-08-30 15:31 來源：遼寧稅務高等專科學校學報·荊輝
摘要：本文就財務管理發(fā)展的幾個階段進行介紹和分析，指出為推動整個企業(yè)管理的現代化，就必須促使財務管理電算化的深層演進和發(fā)展，并積極主張戰(zhàn)略型財務管理電算化系統的形成和推廣。
關鍵詞：財務管理；電算化；戰(zhàn)略型
當我國的財務管理還停留在手工作坊時候，國際上已經開始了會計電算化的研究。20世紀50年代后期，美國等一些經濟發(fā)達國家的大公司率先嘗試了應用計算機進行工資計算、材料核算、存取款等，之后漸漸擴展到帳務處理、會計管理，并遂步發(fā)展成為以電算化會計信息系統為主體的企業(yè)管理系統。
我國的財務管理電算化工作起步較晚，1979年，長春一汽的會計電算化試點標志著我國財務管理事業(yè)電算化時代的萌芽。隨后便有了突飛猛進的發(fā)展。而現階段的電算化水平多局限于會計核算方面，這遠遠不能滿足整個企業(yè)管理的現代化需求。為了推進企業(yè)管理活動的電算化，就有必要擴展會計電算化信息系統，促進財務管理電算化的階段性進展，并逐步形成和推廣戰(zhàn)略型財務管理電算化系統。
一、財務管理電算化啟蒙階段
這一階段是以一些企業(yè)自發(fā)地開發(fā)自己的財務軟件為標志。隨著一些企業(yè)特別是大型企業(yè)的發(fā)展，比如當時的長春汽車制造廠，他們感覺到財務的工作量大，使用傳統的手工辦法很難滿足他們的需要。于是他們開始根據自己的需要，組織一些人員，針對自己的特點開發(fā)了一些財務軟件，來解決自身遇到的迫切問題。
二、“核算型”財務管理電算化階段
這個階段主要反映在減輕財務人員的勞動，因為一般在財務工作中，有很大量的工作是數據的整理。但是從財務管理的本質來講，這不是目的，它的目的應該是對企業(yè)的業(yè)務發(fā)生的過程進行監(jiān)測和控制，以及相關資金的監(jiān)控。數據的整理只是要達到這個目的的一個過程和環(huán)節(jié)，但是在財務部門超過70%甚至80%的工作都是被數據整理所困擾。所以這個階段就是把財務人員從繁瑣的手工計算中解放出來去進行財務的管理工作。這就是所謂的“核算型”財務管理電算化。
“核算型”的財務管理電算化只是在計算機里建了一個帳本，起到了減少一定工作量的作用，基本上還是模仿手工對財務的核算和管理過程，是以財務部門為中心設計的專門解決企業(yè)財務問題的。
“核算型”的財務管理電算化在會計科目體系上，采用的還是一種二維的樹型結構，即對企業(yè)來講，既要滿足外部管理的需要，同時滿足企業(yè)內部管理的需要。對外，要給社會的公證機構例如稅務局、會計師事務所提供企業(yè)的經營狀況，并輸出固定的報表。對內，尤其是從企業(yè)管理的發(fā)展看，企業(yè)必須按照人員、按產品、按部門，還有按照一些工作項目進行核算，才能很清楚地反映出各個部門在整個工作過程中的財務狀況。要兼顧外部管理和內部管理，在這種科目體系下，會讓系統變得很龐雜，很難滿足需要。因為，外部管理需要的是從憑證到報表的核算過程。按照傳統的會計科目體系進行這種以記帳憑證為依據的核算，也能夠把原始的情況真實地紀錄和反映出來，但難以進行很細致的核算，而企業(yè)內部管理要求針對企業(yè)的一些業(yè)務過程和針對個人的、部門的很細致的核算。所以，手段和方法限制了財務管理的范圍，只能做一些最重要的工作，不能更全面細致地進行核算，沒有真正地圍繞著企業(yè)的管理需要來解決財務管理的工作。企業(yè)感到他們的本質需求還是沒有得到真正的滿足。如何把核算過程進行得更細致更完整，同時又不增加很多工作量以保證時效性？要解決這個問題，就產生了對“管理型”財務管理電算化的需求。
三、“管理型”財務管理電算化階段
所謂“管理型”財務管理電算化，就是在原來二維科目體系的基礎上，新增了一個項目的概念和相關算法，形成一個三維的科目體系。如果要從財務上了解一個項目，要涉及多個科目。在三維的科目體系中，可以在進行核算的同時就將有關信息分配到項目中去。例如報銷一筆差旅費3000元，在三維的結構中就不會簡單地記一筆差旅費，而是要記錄其中有2000元是為了這個工程開銷的，其余1000元用于其他目的，也就是說在一筆帳發(fā)生的同時還要把面向項目的應用反映出來。在以后針對項目進行核算的時候，就可以將這筆費用也計算進去，便每筆資金的流向十分清晰。這樣，科目的體系既不龐大，又可以將核算過程和管理過程結合在一起�？朔郧暗呢攧展芾碥浖刎攧蛰p業(yè)務的設計思想，將財務和業(yè)務統一到企業(yè)經營目標的大旗下，實行一體化的全面企業(yè)管理型財務軟件。
在一個單位里，財務部門和業(yè)務部門是分開的，財務部門的信息來源是其他部門的報銷憑證等票據，只有在事件結束后報帳的時候財務部門才能進行事后記帳，因而無法反映事件的過程。財務部門當然希望能夠更清楚地反映業(yè)務過程，但是業(yè)務部門去報銷的時候，就不會那么細，一般只寫個“招待費”之類，至于為什么招待、招待誰，財務上就反映不出來。
財務要真正解決對發(fā)生過程的實時反映，對業(yè)務事件進行更明細、更清楚的核算和管理，就應該從整個企業(yè)管理的角度來看待財務管理電算化，不是簡單地將憑證拿出來，看看賺了多少錢、花了多少錢就完了，而是要了解這些錢是怎么賺來的，又是怎么花出去的。例如在一個工業(yè)企業(yè)，財務工作除了要計算產值和利潤外，還包括采購的核算、庫存的核算、成本的明細核算、產成品銷售的核算等，如果還依照傳統把財務部門和業(yè)務部門分離進行單獨管理，是很難做到的，因為在其中存在著一個數據的往來和共享的問題。
所以，要解決的就是財務部門和業(yè)務部門一體化的問題，只有這樣才能把財務部門的管理延伸到業(yè)務過程，也才可能把這些業(yè)務發(fā)生的情況更清楚地在財務帳面上反映出來。反過來，財務部門也可以給業(yè)務部門提供一些及時的財務信息，例如作為一個采購部門，訂一個合同的時候應該很及時地了解資金狀況。
解決這個問題的方法很多，例如讓財務部門去研究研究業(yè)務軟件，或者開發(fā)業(yè)務軟件的單位也搞財務，但是要真正地解決這個問題，這樣做還不行。這是因為兩種做法都有一個主從的關系，或是財務部門覺得自己是中心，或是業(yè)務部門覺得自己是中心，而實際上圍繞的中心應該是一個更高層次的統一——即企業(yè)的經營目標。在這個目標下，財務和業(yè)務都是企業(yè)全面經營管理的有機組成部分。如果只是單純地偏重財務輕業(yè)務，就只能滿足財務部門對業(yè)務的核算，不能滿足企業(yè)的經營管理的需求。如果從企業(yè)管理的全局角度出發(fā)去管理財務，就不僅僅是事后記賬，必須與其他部門協調起來一起考慮相關的財務問題，比如對外要考慮報稅，還有銀行對帳，以及與業(yè)務部門的數據往來。
不僅是財務，企業(yè)其他方面的管理也要從企業(yè)管理全局來考慮。例如對行政的管理，如果僅局限于辦公室范圍，是有局限的，只不過是將送來的稿件打印或者是單純的檔案管理。但如果從整個企業(yè)的角度來看則是一個工作流的概念，全部行政工作分布在若干個部門的環(huán)境里，是對整個信息流程的管理，遠不只處理文字和檔案這些事情。隨著現代企業(yè)制度的建設，企業(yè)管理水平的提高，財務管理電算化將發(fā)展到一個嶄新階段。
四、“戰(zhàn)略型”財務管理電算化階段
“戰(zhàn)略型”財務管理電算化勢在必行。由于全球性貿易往來的日益頻繁，企業(yè)對海量數據處理的需求以及多用戶和遠程操作的要求，使得傳統的“管理型”財務管理電算化已經顯得無能為力。企業(yè)若想在全球化的競爭中搶得先機，企業(yè)的財務管理者就必須學會如何將數據轉化為信息，再由信息轉化為知識，最后再由知識付諸行動。企業(yè)必須放棄狹隘的“閉門造車”式的理財方式，在財務部門采取更加全面的態(tài)度和管理方式。大中型企業(yè)的管理者希望得到更多的數據信息，不僅是自己的，而且要了解其他公司以及國際上的相關的數據信息。此外，由于各種業(yè)務及管理軟件的普及，企業(yè)在各個部門，尤其是業(yè)務部門和管理部門用上了管理軟件，因而要求能在Intranet網上實現共享財務數據，實現數據交換。因此要把當代管理科學的核心思想——系統論納入企業(yè)管理，并和其他系統構成一個數據共享、協調運作的有機整體，產生具有戰(zhàn)略型的財務管理信息系統。
所謂“戰(zhàn)略型”財務管理電算化就是采用更好的技術手段，選擇更佳的方案，拓展財務管理電算化信息系統，將戰(zhàn)略決策支持作為其頭等業(yè)務重點；公司的決策層將以它作為一個了解公司全面情況的窗口——幫助他們分析問題，解決問題，確定哪些顧客的利潤最高，確定有效性的銷售戰(zhàn)略，從而使企業(yè)更好地利用資源，減少費用，確定銷售戰(zhàn)略，發(fā)揮出最佳的整體效益。
據預測，在未來的3到5年中，財務部門的工作重點將發(fā)生重大的變化，包括從以凈收入為中心的方式向更專注于“價值—現金流—利潤化”的方式轉變。而財務人員也將花費50%的時間來進行戰(zhàn)略活動，而目前的情況是不超過29%.
展望未來，要完成向“戰(zhàn)略型”財務管理電算化的轉變，企業(yè)所選擇的財務信息系統必須具有以下特點：
1.能夠使財務部門利用最佳的業(yè)務方式，通過Inter-net/Intranet的自助式服務管理、共享服務或者采購數據倉庫等，使用最佳的業(yè)務方式，可以使企業(yè)最好地利用資源減少費用。例如EDS公司的財務部門采用共享服務的業(yè)務方式，將以前分散的財務功能聚集為幾個共享服務中心，每個中心都對應一個主要功能——應支付帳、應收帳/帳單、資產管理、公司記錄、過程預審、財務處理和項目開發(fā)。其結果是，公司的財務部門由1990年的525名全職雇員縮小到目前265人，費用由同期的4250萬美元減少到1670萬美元。
2.具有企業(yè)和部門級的資金預算和預測功能，并集成先進的財務建模功能，便于公司分析各個層次的財務數據。如果系統能夠了解財政和執(zhí)行細節(jié)，就可以使財務人員具有對企業(yè)內部潛在機會和危險的洞察力。對大公司來說，如果財務信息系統可以從眾多數據庫中找到所需的不同詳細程度的信息，并能進行復雜的趨勢分析，無疑能夠增加確保競爭優(yōu)勢的砝碼。
3.具有有效的報表分發(fā)功能。為不同的管理者生成不同的具有增值的報告，并能采取一種有效的手段將報告送到他們手中。
4.出于全球化戰(zhàn)略的考慮，系統還應能夠有效處理多貨幣業(yè)務，適應國際上采用的主要會計制度、稅制和全球支付手段，并可以使用從EDI（電子數據交換）到亞洲期票等各種支付手段。
5.具有足夠的靈活性，以滿足公司未來發(fā)展的需要。以企業(yè)目前的規(guī)模和結構來評估財務系統顯然是一種短視行為。
對于“戰(zhàn)略型”財務管理電算化，一位國際大公司的老總講得好：“財務部門的業(yè)務環(huán)境變了。全球化的競爭壓力迫使各個公司必須利用一切可以利用的資源才能獲得全面的成功。但是許多財務方面的資源遠未得到真正的開發(fā)，而這些資源正是公司中最重要的戰(zhàn)略信息資源之一。財務功能可以涉及到幾乎整個公司的經營活動，對公司的經營、效率和采取態(tài)度的變化有著直接而深遠的影響。”他從戰(zhàn)略的高度闡明了財務管理電算化在企業(yè)發(fā)展中的作用及其重要性，激勵企業(yè)迎接向戰(zhàn)略型財務管理轉變的挑戰(zhàn)。
