“小金庫”,是指單位“違反國家財經法規(guī)及其他有關規(guī)定,侵占、截留國家和單位收入,未列入本單位財務會計部門賬內或未納入預算管理,私存私放的各種資金”。作者根據(jù)多年的審計工作實踐,總結出以下檢查方法:
一、系統(tǒng)分析判斷法,即對單位的財務收支和業(yè)務活動進行對比分析,確定存在“小金庫”的概率及查處方向
針對不同的被檢查單位,首先要對其經營范圍進行了解,在此基礎上對其財務賬表的收入項目、收入與支出的配比關系等進行對比,據(jù)以確認該單位是否存在私設“小金庫”的可能。然后,結合單位的部門設置和職能職責,進一步確認“小金庫”的經管機構,確定查處“小金庫”的突破口。比如在對某證券公司營業(yè)部審計中,針對業(yè)內新股申購普遍而其賬面沒有新股買賣收入現(xiàn)象,確認其可能存在賬外收人問題。利用審計軟件分析、查詢所采集的電子數(shù)據(jù),最終查出了該單位數(shù)百萬元新股申購買賣價差收入未人賬問題。此外,當發(fā)現(xiàn)被檢查單位費用開支項目與經營活動無關或所列開支數(shù)額與實際需要數(shù)額有較大差異時,檢查人員應當做到“多看一眼、多問一句、多走一步”,對大額支出票據(jù)重點抽查并延伸核對。如對某銀行審計‘時,根據(jù)該單位費用指標總額和費用項目結構完成數(shù)較省分行下達數(shù)的支出存在異常的情況,判斷其存在虛列支出私設“小金庫”可能。通過進一步審核基建類、電子設備類、房租類支出票據(jù)的真?zhèn)?,查出了該行虛列支出套取現(xiàn)金數(shù)百萬元為職工購房的問題。再如對某事業(yè)單位審計時,發(fā)現(xiàn)該單位第四季度的汽車修理費支出明顯高于其他季度。審計人員統(tǒng)計修車發(fā)票發(fā)現(xiàn),這些發(fā)票均出自同一汽修廠,且開據(jù)日期相近、金額較大。在對汽修廠進行延伸調查核實后,查出了該單位通過虛列修理費支出、將資金轉到汽修廠套取現(xiàn)金私設“小金庫”的事實。
二、調查詢證法,即在分析判斷或掌握一定證據(jù)的基礎上,向相關知情人或部門就特定事項問詢、調查取證
分析判斷、搜尋蛛絲馬跡對檢查“小金庫”至關重要。但是,由于不少單位的經管人員不予配合,常會使“小金庫”問題的確認取證困難重重。面對這種情況,檢查人員應當注重外圍突破。通常的做法應是,在掌握一定證據(jù)的情況下,找有關人員進行談話詢問,再將詢證資料與單位經濟合同、收費依據(jù)、賬面情況等進行核對,以核實單位的“小金庫”問題。如對某中學校長任期經濟責任審計時,通過審閱收費許可證發(fā)現(xiàn),物價部l、:1允許該校收取的畢業(yè)班補課費賬面上卻沒有收入,于是,審計組對畢業(yè)班學生進行了走訪,將了解掌握的情況與該單位—一對證,最終查出了該校收取的畢業(yè)班學生補課費未納入基本賬尸核算而是由年級組掌握使用、形成“小金庫”的事實。又如對某醫(yī)院審計時,審計人員實地觀察發(fā)現(xiàn)該單位下設兒童計劃免疫門診室,而醫(yī)院財務賬面上卻沒有該部門的門診繳費記錄。根據(jù)這一情況,審計人員首先向醫(yī)院財務人員詢問。當掌握了該部門并未將收費集中上繳醫(yī)院財務部門的事實后,又與免疫門診室的相關人員多次談話,向其講明利害關系,迫使其交出了多年的免疫收費收支“包包賬?和定期儲蓄存單。
三、銀行賬戶核查法,即以銀行賬戶為線索順藤摸瓜
從審計實踐看,“小金庫”涉及的人員范圍較小,但資金數(shù)額較大,動輒數(shù)十萬元甚至上百萬元。這些資金的進出,不可能都通過現(xiàn)金結算,單位通常通過開設內部掌握的銀行賬戶,以支票方式處理單位與此賬戶之間的資金往來,而這種資金往來與單位正常的經濟業(yè)務存在著千絲萬縷的聯(lián)系。因此,在審計過程中,應當注意觀察分析被檢查單位的賬戶往來情況,并與單位提供的銀行開戶情況和銀行對賬單進行核對。如果發(fā)現(xiàn)單位在提供的銀行賬戶以外還有其他賬戶,極有可能是“小金庫”賬戶,審計人員對此要深查細究,弄清其資金的來源和去向。如對某縣一年度財政決算情況審計時,審計人員發(fā)現(xiàn)一預算單位從預算內賬戶轉款到本單位的另一賬戶。對照該單位提供的銀行開戶資料,沒有發(fā)現(xiàn)這個賬戶。審計人員經過一系列外圍工作和進一步核查后,最終發(fā)現(xiàn)了該單位通過該賬戶私設“小金庫”的問題。
四、庫存現(xiàn)金盤點法,即對財務、業(yè)務等部門保管現(xiàn)金的場所突擊盤點,將實物與賬面數(shù)核對查證
單位私設的“小金庫”多數(shù)由財務人員掌管,少部分由丁會、辦公室、學會等內設機構人員掌管。檢查人員在初步掌握單位財務管理部門和人員以及收入支出配比情況后,應在事先不通知有關人員的情況下,對單位財務、業(yè)務等場所財、物保管人員的現(xiàn)金、存折和有價證券進行突擊盤點。盤點后,檢查人員應當根據(jù)財物經管人員現(xiàn)場提供的未入賬票據(jù)等資料,對盤點日保管人的現(xiàn)金應存數(shù)進行調整。當盤點調整后的賬面現(xiàn)金應存余額與實際庫存現(xiàn)金余額出現(xiàn)較大偏差時,通常應該是正常的貨幣資金與“小金庫”資金混放造成的,因為單位出納等現(xiàn)金保管人員一般不可能用自己的現(xiàn)金為單位墊付支出。從審計實踐看,盤點誤差基本都是“小金庫”。而存放于保險柜的存折、存單,不管是單位戶或是個人戶,一般都是“小金庫”。
五、票據(jù)審核法,即以票據(jù)領購、使用、繳銷、結存登記為線索,通過計算機排序、計算或人工摸排審核,尋找差異
近年來,有關部門對收費票據(jù)的領用、繳銷和使用管理的制度建設日趨完善,日常監(jiān)督工作也不斷加強,利用票據(jù)截留國家、單位收入的問題大為減少。但是,在一些基層單位,收費不入賬私設“小金庫”的現(xiàn)象依然存在,而截留自購票據(jù)的收費更為常見。在這種情況下,通過對收費票據(jù)進行核實也是發(fā)現(xiàn)“小金庫”的一種有效方法。通常檢查時,先扎死一定期間內收費單位領用票據(jù)的數(shù)量,然后對已使用的票據(jù)進行統(tǒng)計并與賬面的收入數(shù)進行核對,如發(fā)現(xiàn)票據(jù)金額大于賬面金額,該單位就可能存在收入不入賬、私設“小金庫”的問題。如對某小學審計時,通過審核收費收據(jù),發(fā)現(xiàn)收費票據(jù)的合計金額大于賬面記錄金額,在審計人員的一再追問下,單位領導及相關人員不得不承認了截留預算收入、私設“小金庫”的事實。再如我們對某街道審計時,通過計算機排序發(fā)現(xiàn)票據(jù)斷號問題較多,初步斷定單位可能存在私設“小金庫”甚至個人犯罪問題。審計人員向領導匯報后,把相關資料移交給了紀檢部門處理。紀檢部門最后核實了原單位兩名負責人通過截留票據(jù)收費私設 “小金庫”,再從中侵占公款的貪污問題。
六、審計信息共享法,即審計機關以及內設各部門密切配合,將發(fā)現(xiàn)的疑點資料及時互相通報予以查處日常工作中,雖然審計機關內部各職能科室的審計對象、審計范圍各不相同,但被審計單位之間的經濟活動與業(yè)務往來卻存在著或多或少的聯(lián)系。建立審計機關之間以及內設各部門之間的信息共享制度,借助相互間審計發(fā)現(xiàn)的疑點和線索,可以為查處“小金庫”開辟一條便捷的通道。如,我們在對某醫(yī)院審計時,審計組在與其有業(yè)務往來的單位發(fā)現(xiàn)該醫(yī)院某職能科室用白條領取了一筆現(xiàn)金,審計人員分析判定該醫(yī)院可能存在職能科室利用內部管理疏漏,將部分收入不上繳單位統(tǒng)一核算、私設“小金庫”的問題。這個審計組立即將領條復印件傳遞到醫(yī)院審計組,醫(yī)院審計組根據(jù)領條的日期查閱了該日期前后的醫(yī)院賬面收人情況,未發(fā)現(xiàn)該筆收入入賬的記錄。他們立即找來白條簽字人員詢問,面對自己書寫的領條,該負責人很快承認該筆收入未上繳醫(yī)院納入單位財務核算,而是滯留在科室形成“小金庫”的事實。