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計(jì)算機(jī)審計(jì)已在全國(guó)審計(jì)系統(tǒng)全面展開,我廳審計(jì)人員在審計(jì)過程中結(jié)合審計(jì)工作的特點(diǎn),在行政、事業(yè)、企業(yè)等不同的審計(jì)項(xiàng)目中開展了計(jì)算機(jī)審計(jì),取得了明顯的效果。下面我結(jié)合自己在審計(jì)過程中的工作,對(duì)計(jì)算機(jī)審計(jì)中的審前調(diào)查、數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)處理方面的問題談一下自己的看法。
一、 審前調(diào)查
在傳統(tǒng)審計(jì)模式下,不論審計(jì)項(xiàng)目的大小,在審計(jì)之前都要對(duì)審計(jì)對(duì)象的基本情況進(jìn)行了解,以便制定切實(shí)可行的審計(jì)方案,有條不紊的開展審計(jì)工作。計(jì)算機(jī)審計(jì)方式下同樣需要審計(jì)人員進(jìn)行審前調(diào)查,而且審前調(diào)查的內(nèi)容不僅要了解常規(guī)審計(jì)方法下的所有內(nèi)容,還要追加與計(jì)算機(jī)有關(guān)的內(nèi)容,具體有以下幾部分內(nèi)容。
(一)業(yè)務(wù)流程。要詳細(xì)了解被審計(jì)單位整個(gè)業(yè)務(wù)從頭至尾每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作方式和目的,并根據(jù)了解的情況繪制業(yè)務(wù)流程圖。目的是使審計(jì)人員有一個(gè)初步的審計(jì)思路,更好的設(shè)計(jì)切實(shí)可行的審計(jì)方案,同時(shí)初步確定數(shù)據(jù)采集的范圍。
(二)業(yè)務(wù)操作準(zhǔn)則。了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)中所使用的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,包括國(guó)家制定各種規(guī)定和被審計(jì)單位內(nèi)部制定的各種守則,方便為審計(jì)中發(fā)現(xiàn)問題查找依據(jù)。
(三)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。主要是了解被審計(jì)單位計(jì)算機(jī)的軟件配置情況,包括操作系統(tǒng)和常用軟件。目的是方便數(shù)據(jù)的采集和轉(zhuǎn)出。
(四)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。主要是了解計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的名稱、版本、開發(fā)商、功能等內(nèi)容,特別是業(yè)務(wù)系統(tǒng)自身是否有將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能,如能導(dǎo)出可導(dǎo)成什么數(shù)據(jù)格式。
(五)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基本情況,包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的名稱和版本,數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的數(shù)據(jù)格式,數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身可導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式。
(六)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。通常在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)有很多數(shù)據(jù)表,各表之間根據(jù)不同的情況會(huì)存在一些必要的關(guān)聯(lián)關(guān)系,以降低冗余。而在實(shí)際應(yīng)用中只有很少的表是我們工作中要用到的,所以要了解哪些表是我們所需要的,并要了解各表之間存在什么樣的關(guān)聯(lián)關(guān)系以及各表的結(jié)構(gòu)。
根據(jù)所了解的情況,預(yù)先采集部分?jǐn)?shù)據(jù),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行初步分析,以確定適合的計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件和審計(jì)方式。
二、 審計(jì)數(shù)據(jù)的采集
對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)的一個(gè)重要步驟就是數(shù)據(jù)的采集。根據(jù)確定的審計(jì)方案和采用的審計(jì)軟件,采集到的數(shù)據(jù)格式、文件大小等因素對(duì)順利的進(jìn)行計(jì)算機(jī)審計(jì)工作起著至關(guān)重要的作用。在實(shí)際的數(shù)據(jù)采集工作中應(yīng)著重關(guān)注以下幾個(gè)方面:
(一)數(shù)據(jù)采集的方法
計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)采集的方法一般有以下幾種:
1、利用被審計(jì)單位應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能。利用此功能的前提是轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)格式符合審計(jì)人員的需求,或者轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后能夠符合審計(jì)人員的需求。例如:被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用的是浪潮國(guó)強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件,利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數(shù)據(jù)查詢出,然后利用其“文件”菜單下的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出”功能可將查詢出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為.xls、.dbf、.txt文件。
2、利用被審計(jì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)出功能。例如:利用SQL數(shù)據(jù)庫(kù)自身的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能可以將SQL數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)表全部或有選擇轉(zhuǎn)存為其他格式文件。
3、使用審計(jì)軟件自帶的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件。有的審計(jì)軟件本身帶有對(duì)特定軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件,其獲取數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單易行并完全符合審計(jì)軟件的要求。例如:“審易”審計(jì)軟件自身帶有“Sqlserver備份數(shù)據(jù)取數(shù)”工具和“Sqlserver數(shù)據(jù)取數(shù)”工具軟件,可以方便的從SQL數(shù)據(jù)庫(kù)備份數(shù)據(jù)和SQL數(shù)據(jù)庫(kù)中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。MDB格式文件。
4、根據(jù)了解的系統(tǒng)的情況,直接將可利用的數(shù)據(jù)文件復(fù)制到審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)中。例如:用友7.0至用友U8.12財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)為ACCESS,則可以找到其文件存放位置,直接將ufdata.mdb文件拷貝出即可。
5、使用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具odbc.一般情況下,只要本審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝有數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件,都可以使用ODBC將數(shù)據(jù)庫(kù)中的表有選擇的或全部導(dǎo)出,并可以選擇導(dǎo)出多種常見的數(shù)據(jù)格式。例如:在對(duì)某證券公司審計(jì)時(shí),其數(shù)據(jù)庫(kù)為DB2,由于審計(jì)人員沒有接觸過此軟件,我們直接使用ODBC將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為ACCESS文件。
常用的方法是利用數(shù)據(jù)庫(kù)本身的導(dǎo)入導(dǎo)出功能和ODBC方式,其他數(shù)據(jù)獲取方式要根據(jù)本審計(jì)單位系統(tǒng)的功能和導(dǎo)出數(shù)據(jù)是否符合審計(jì)人員的要求確定。
(二)確定要獲取的數(shù)據(jù)的格式和大小
根據(jù)選擇的審計(jì)軟件或其他審計(jì)人員掌握地可用軟件,確定要采集的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)文件的格式和數(shù)據(jù)文件的大小。
1、采集數(shù)據(jù)的格式以滿足審計(jì)人員的需求或?qū)徲?jì)軟件的要求為標(biāo)準(zhǔn),如果確實(shí)無法達(dá)到以上要求,則獲得的數(shù)據(jù)文件的格式必須可以通過其他方法轉(zhuǎn)換為所需文件格式。
2、一般情況下鑒于審計(jì)人員所具備的條件,大多數(shù)審計(jì)人員所使用的審計(jì)軟件都是小型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),比如access,visual foxpro等,這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力都是非常有限的,像access,visual foxpro所處理的數(shù)據(jù)不能大于2G,而審計(jì)人員常用的excel只能處理65535行數(shù)據(jù)。相對(duì)于這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力,有很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的單表容量都超過2G.因此,采集數(shù)據(jù)前一定要確信,所采集的數(shù)據(jù)是否超過了所使用的軟件的數(shù)據(jù)處理能力,如果超過了,就要考慮是否要進(jìn)行數(shù)據(jù)分割,還要考慮到分割后的數(shù)據(jù)是否便于利用。例如:在采集某證券公司的證券交易流水資料時(shí),審計(jì)人員要求獲得的數(shù)據(jù)文件為。dbf格式,利用其SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能將所需資料導(dǎo)出后發(fā)現(xiàn)文件打不開。分析原因認(rèn)為此數(shù)據(jù)超過2G,大于VISUAL FOX的處理能力。在分析原始數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)其存儲(chǔ)的是兩個(gè)年度的數(shù)據(jù),再利用“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能按年度將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為兩個(gè)文件即可。
(三)數(shù)據(jù)采集的范圍
一般情況下如果對(duì)被審計(jì)單位的業(yè)務(wù)了解得比較深入,則可以根據(jù)需要只采集審計(jì)人員關(guān)注的數(shù)據(jù)表即可。但是,如果審計(jì)人員是初次對(duì)此類業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)或是對(duì)此業(yè)務(wù)不是很熟悉,建議審計(jì)人員采集被審計(jì)單位數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有表。這是因?yàn)?,?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中有些表雖然很小,但卻是一些代碼型的文件,這些代碼表對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)是至關(guān)重要的,真正的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表來確定其含義的。如在證券行業(yè),營(yíng)業(yè)部代碼表 、貨幣類型代碼表 、業(yè)務(wù)代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表,往往到用到的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)工作難以進(jìn)行,需要重新取數(shù)。
三、 數(shù)據(jù)處理
一般情況下,初次采集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會(huì)完全符合審計(jì)人員的要求,這就需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審計(jì)前的整理,使其能較好的滿足審計(jì)人員的需求。
對(duì)數(shù)據(jù)的整理可有以下幾種:
(一)數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換。根據(jù)審計(jì)軟件的要求和審計(jì)人員對(duì)應(yīng)用軟件的情況,將不符合要求的數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式或數(shù)據(jù)表文件格式轉(zhuǎn)換為審計(jì)軟件和審計(jì)人員需求的格式。例如:在采集浪潮國(guó)強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)時(shí),雖然其提供了將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。dbf格式,但一般情況下存在數(shù)據(jù)采集不全的問題,大部分情況下是科目編碼字段只能取道前8位。解決的方法是在導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)將其存為。xls格式,而審計(jì)軟件要求的數(shù)據(jù)格式是。dbf,這就需要我們將采集到的。xls文件轉(zhuǎn)換為。dbf格式。
(二)對(duì)大數(shù)據(jù)文件的分割。有的數(shù)據(jù)庫(kù)文單表文件的大小就超過了2G,但大部分現(xiàn)有軟件的處理能力不能超過此大小,這就要求對(duì)大數(shù)據(jù)文件根據(jù)審計(jì)人員便于使用的原則進(jìn)行分割。比如,在證券公司審計(jì)時(shí),取得其證券交易數(shù)據(jù)SQL數(shù)據(jù)格式單表超過2G,但審計(jì)軟件只支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)ACCESS和FOXPRO.在SQL方式下觀察發(fā)現(xiàn),此表中存儲(chǔ)的為三年的數(shù)據(jù),利用SQL數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能,將此表按年度轉(zhuǎn)存為3個(gè)表,這樣不僅解決了數(shù)據(jù)過大的問題,也沒有對(duì)接下來的審計(jì)產(chǎn)生不良影響。
(三)對(duì)關(guān)系表的處理。現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),為了降低冗余往往會(huì)將一個(gè)表中的所用字段分成幾個(gè)表存放,但在具體的審計(jì)過程中會(huì)給審計(jì)人員帶來諸多不便。比如在證券行業(yè),其“歷史資金證券變動(dòng)”表中的“發(fā)生營(yíng)業(yè)部” 、“開戶營(yíng)業(yè)部” 、“貨幣類型” 、“業(yè)務(wù)代碼” 、“委托方式”等字段的內(nèi)容都是用代碼來表示的,這些代碼的具體含義都分別由一個(gè)獨(dú)立的表來說明。 在審計(jì)過程中,為了使審計(jì)人員對(duì)審計(jì)數(shù)據(jù)有一個(gè)直觀的認(rèn)識(shí),就需要對(duì)這些表進(jìn)行綜合處理,是代碼的含義也在“歷史資金證券變動(dòng)”表中顯現(xiàn)出來,達(dá)到數(shù)據(jù)完整、直觀的要求。當(dāng)然,這步操作要根據(jù)實(shí)際情況確定是否需要,如果代碼很少或是審計(jì)人員熟悉就不需要做了。
(四)對(duì)字段類型的調(diào)整。在有的數(shù)據(jù)庫(kù)中某些金額、數(shù)量型的數(shù)據(jù)字段的類型被定義為字符型或其他類型,使審計(jì)軟件無法識(shí)別,也不便于審計(jì)人員利用其他工具軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。還有就是日期型數(shù)據(jù)的格式,標(biāo)志用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型等都是需要審計(jì)人員關(guān)注的。出現(xiàn)類似的情況后,為了方便正常審計(jì)中的操作,就需要我們調(diào)整某些字段的數(shù)據(jù)類型。
(五)查找說明型文件。通過對(duì)主要文件的查看,看其是否有代碼型字段或是否有某些字段的內(nèi)容不知其含義的字段,對(duì)出現(xiàn)的字段,通過詢問被審計(jì)單位相關(guān)人員或查看獲取的數(shù)據(jù)庫(kù)文件,查找其中是否有對(duì)這些字段的說明。一般情況下,像類似情況都會(huì)有一個(gè)說明型文件。例如:在證券行業(yè),營(yíng)業(yè)部代碼表 、貨幣類型代碼表 、業(yè)務(wù)代碼表等都是對(duì)“歷史資金證券變動(dòng)”表的說明型文件。
(六)分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫(kù)表中的字段名稱大多數(shù)是英文的,為了方便審計(jì)人員的使用需要將表字段名稱轉(zhuǎn)換為中文。在此過程重要特別注意金額型字段,因?yàn)橛泻芏嘧侄蔚挠⑽拿Q都很相似。我在審計(jì)中使用了《通用》審計(jì)軟件,用過此軟件人都知道,為了使數(shù)據(jù)看起來更直觀,需要審計(jì)人員預(yù)先制作“標(biāo)準(zhǔn)帳表庫(kù)”來修改字段的名稱。再有就是取得的原始數(shù)據(jù)有很多字段可能對(duì)審計(jì)工作來說沒有意義,為了簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)可以將這些字段刪除掉,但刪除的前提是對(duì)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行了全面地分析,并且要?jiǎng)h除的字段對(duì)其他表來說也沒有實(shí)質(zhì)性的意義。
綜上所述,數(shù)據(jù)的采集與處理是計(jì)算機(jī)審計(jì)的先決條件,為了能使計(jì)算機(jī)審計(jì)工作得以順利開展,有效的降低審計(jì)人員的工作量,提高審計(jì)質(zhì)量,規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn),必須做好審計(jì)數(shù)據(jù)的采集與處理工作。
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