無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。反記賬則是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，它是記賬的逆操作，是電算化會計系統(tǒng)中的一個概念，市場上銷售的會計軟件均有此功能。會計軟件中要不要設(shè)有反記賬功能，一直存在著爭論。筆者認(rèn)為，反記賬功能是電算化會計系統(tǒng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)生錯誤時予以修正的理想方式，只要對其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件，完全可以使其成為會計軟件功能的一部分。

　　一、反記賬功能的作用

　　反記賬功能在下述情況發(fā)生時，有著無可替代的作用：

　　1. 大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在電算化會計系統(tǒng)投入使用初期非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，只能編制錯賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用，也不利于審計工作的進(jìn)行。當(dāng)審計人員查到錯賬時，它們也許會在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，但這種情況大量出現(xiàn)時，審計人員會對錯弊產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如黑有了反記賬功能就可以及時取消錯賬，把錯誤憑證修正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息、就可以大大減少，賬簿就會變得簡潔，便于利用。

　　2.賬證不符。于工會計中由于會計人員的粗心常常發(fā)生過賬錯誤，導(dǎo)致賬證不符，這時，一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統(tǒng)中，將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中，正式過賬前要先對所記賬憑證進(jìn)行復(fù)核、核準(zhǔn)， 以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)電算化會計系統(tǒng)遭受計算機(jī)病毒侵襲或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機(jī)硬盤遭受物理損害，也完全可能導(dǎo)致賬證不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或赤字沖消法來更正。最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確、僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記載后再將正確的憑證轉(zhuǎn)入即可。如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確均應(yīng)先取消賬簿的記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證進(jìn)行修改，審核無誤后重新登記入賬。

　　3.記賬過程意外中斷。在手工會計中，不成為一個問題，記賬人員只需隨后接續(xù)下去登記就可以了。但在電算化會計系統(tǒng)中，記賬是由計算機(jī)自動進(jìn)行的，當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程被意外中斷時，財會人員無法了解到底已經(jīng)登錄了多少張憑證，也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后接續(xù)記賬。從理論上說，對計算機(jī)和會計軟件精通的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法可獲知記賬過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說這是不現(xiàn)實的。而即使獲知意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接續(xù)記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對此，會計核算的基本功能規(guī)范也規(guī)定會計軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”，這里的最近狀態(tài)就是對最后一次記賬進(jìn)行反記賬后的狀態(tài)。

　　二、反記賬功能使用條件設(shè)計

　　反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才使用。如果濫用反記賬功能，不但影響會計處理的嚴(yán)肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此作為反對在會計軟件中設(shè)計反記賬功能的理由。為此，必須對其使用嚴(yán)格限制，限制的條件至少必須包括：

　　1.操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在電算化會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任。誰記賬有誤就只能由誰負(fù)責(zé)修正。反記賬功能就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后再重新正確記賬，它是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實施反記賬。

　　2.只能在結(jié)賬前進(jìn)行。結(jié)賬就意味著本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢，并在被認(rèn)為正確后予以封賬。結(jié)賬也表明已經(jīng)沒有本期需要處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因而不再允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反記賬。