電算化后會計檔案有變化

來源: 劉麗霞編輯： 2007/01/09 09:07:54　　字體：大小

　　會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。會計電算化已發(fā)展成為一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的新型科學和實用技術。隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化后，如何做好會計檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，是一個非常重要的課題。

　　正確界定電算化會計檔案的內(nèi)容

　　在實行會計電算化之后，隨著存儲介質的改變，對會計檔案管理的要求也比較嚴格；同時，對會計檔案的要領也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套檔案資料都屬于會計檔案的范疇；另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關介質也應妥善保管。因此，電算化會計檔案就包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

　　會計電算化后，會計檔案呈現(xiàn)出新的特點

　　傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質上的數(shù)據(jù)與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之賦予了會計檔案許多新的特點：

　　一是會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。

　　二是會計電算化會計檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。

　　三是會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。因此，管理的難度增大了。

　　四是對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。

　　五是會計電算化會計檔案更需要科學地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數(shù)越多，如何進行科學管理就顯得更為重要。

　　因此，做好會計電算化會計檔案工作，首先應正確界定電算化會計檔案的內(nèi)容，并充分認識電算化會計檔案的特點，尤其是新特點，以便正確處理會計檔案工作，這也是做好會計檔案管理工作的基石。

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