我國現(xiàn)有會計軟件的設(shè)計對于適應(yīng)審計要求的考慮一般都不夠充分,這不僅有軟件設(shè)計的問題,同時也受囿于會計軟件的自身功能。管理型軟件的出現(xiàn)在功能上突破了原有的會計軟件局限于會計核算的狀況,應(yīng)在更大程度上考慮到現(xiàn)代審計的要求。通常,審計活動可分為三個階段:查詢審核過程、證實存在過程和系統(tǒng)分析過程。 

　　查詢審核過程

　　在會計電算化程度較高的發(fā)達國家,軟件是否具有充分的保留和提供審計線索的功能,是評價管理型軟件最重要的標準之一。顯然,一個理想的管理型軟件必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在這方面,我國的商品化管理型軟件設(shè)計與開發(fā)似乎尚未給予足夠的重視,在未來的管理型軟件的設(shè)計中這將是一個新的課題。 

　　關(guān)于審計線索提供的總體要求可歸納為以下幾條: 

　　1.雙向性 

　　管理型軟件應(yīng)允許審計人員按照原始憑證-明細帳(日記帳)-總帳-報表的順序進行雙向查詢,同時還應(yīng)允許分別對日記帳、明細帳、總帳的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額進行雙向查詢。目前,我國絕大多數(shù)管理型軟件的查詢設(shè)計都是單向的,可以實現(xiàn)由總帳查明細帳,由明細帳查憑證等過程,但當需要反向查詢時則往往會遇到困難。 

　　我國通用財務(wù)軟件的設(shè)計一般是將帳務(wù)處理系統(tǒng)與報表處理系統(tǒng)作為兩個獨立的模塊進行設(shè)計。報表處理模塊雖然能根據(jù)一定的公式在帳簿中取數(shù)據(jù),但是報表與帳簿之間并未建立起直接的關(guān)聯(lián),由報表到帳簿,或由帳簿到報表的追查不能實現(xiàn)。即使是在帳務(wù)處理模塊中,如總帳、明細帳與憑證之間的順次查詢也并非各種軟件均能實現(xiàn)。 

　　2.二維性 

　　二維性是指管理型軟件所提供的審計線索查找路徑應(yīng)是可以交錯的。即不僅可以按憑證到明細帳(日記帳)到總帳到報表進行雙向查詢,而且在查詢帳簿的同時可以隨時查找某一帳戶對應(yīng)的某筆交易額或期初、期末數(shù)額。二維性的實現(xiàn)受雙向性的影響與限制。在我國,有的軟件連順序查詢都實現(xiàn)不了,更談不上二維查詢了。但是,如果單就查詢帳簿時可以隨時對相應(yīng)的帳戶進行"期初余額到本期發(fā)生額到期末余額"雙向查詢而言,一般的財務(wù)軟件基本上都能實現(xiàn)。這是由于我國的財務(wù)軟件在顯示被查詢的帳簿時,往往按照手工處理中帳簿的格式予以表現(xiàn),只要在軟件帳簿格式設(shè)置時注意包括期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三個項目,則隨時可以方便地對此進行雙向查詢。 

　　3.確定性 

　　審計人員在工作中,一旦對某些業(yè)務(wù)產(chǎn)生疑問,往往需要對與該業(yè)務(wù)有關(guān)的一切內(nèi)容進行查詢或追查。此時,管理型軟件應(yīng)能為審計人員提供足夠的資料,并能在各數(shù)據(jù)庫之間根據(jù)審計人員的設(shè)定建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而保證審計人員在查找資料時能方便地對相關(guān)資料進行定位。如果審計人員需要對客戶的應(yīng)收帳款進行審計,軟件應(yīng)可根據(jù)審計人員的設(shè)定在顧客訂貨單、銷售通知書、發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售匯總表、銷售明細帳及總帳、應(yīng)收帳款明細帳和總帳、現(xiàn)金和銀行存款日記帳,以及總帳數(shù)據(jù)庫之間有選擇地建立起關(guān)聯(lián)。一旦某項具體業(yè)務(wù)被選定,與之相應(yīng)的上述資料即可調(diào)出。這是計算機應(yīng)用為審計工作帶來的一大便利,可以省去審計人員大量的手工查找工作。但是客觀地講,這一功能在我國現(xiàn)有的財務(wù)軟件上并未得到實現(xiàn)。一方面,是由于計算機在企業(yè)中的應(yīng)用范圍還比較小,有的企業(yè)盡管已實現(xiàn)財會電算化,但是并未在企業(yè)全范圍實現(xiàn)計算機管理與控制。 
另一方面,是由于我國現(xiàn)有的成套企業(yè)MIS系統(tǒng)還很少,有的企業(yè)雖已廣泛地運用計算機進行信息管理,但是這些信息管理模塊往往獨立于財務(wù)模塊,且與財務(wù)模塊之間缺乏配套的接口,造成信息交換困難。因此,要解決財務(wù)軟件中審計線索提供的確定性問題,首先應(yīng)在企業(yè)推廣運用管理型軟件。只有真正讓計算機總管企業(yè)管理的各類信息,才有可能利用計算機技術(shù)方便地為審計人員提供審計線索。 

　　證實過程
 
　　審計人員進行證實測試的主要目的是確定會計報表所揭示內(nèi)容的有效性、正確性,其一般目的包括:存在和發(fā)生、完整性、權(quán)利和義務(wù)、估價與分配,以及說明和披露五個方面。由于一般財務(wù)軟件的設(shè)計都能遵循有關(guān)會計制度的要求,核算的準確性是有保證的。同時資產(chǎn)的存在性與完整性也并非由財務(wù)軟件的設(shè)計所決定。因此,筆者認為,證實測試過程對管理型軟件設(shè)計的要求比較簡單,主要體現(xiàn)在以下兩條: 

　　1.帳務(wù)處理過程確定可查 

　　我國現(xiàn)行的會計制度在很多具體會計處理方法方面具有可選擇性,如高新技術(shù)企業(yè)固定資產(chǎn)折舊,國家規(guī)定可以選用加速折舊方法。當然,企業(yè)也可選擇常規(guī)折舊方法,這就使會計具體業(yè)務(wù)的處理具有不確定性。審計人員在進行審計時,必須充分了解企業(yè)對各項業(yè)務(wù)的具體處理方法,才有可能對所選處理方法的適當性和核算的正確性提出意見。與此同時,作為通用管理型軟件,軟件設(shè)計一方面應(yīng)充分考慮不同企業(yè)對各種不同會計處理方法的需要,在軟件中預(yù)置選擇菜單;另一方面,也應(yīng)注意在用戶選定某一處理方法后,對這一信息予以披露與保存,以便審計人員在需要時隨時調(diào)用。 

　　2.為審計測試預(yù)留通道 

　　在管理型軟件中,僅保留處理方法的名稱、過程、公式還遠遠不夠。審計人員為證實業(yè)務(wù)處理的實際過程、方法,往往需要進行測試,即虛擬一次業(yè)務(wù)運作過程,檢查其結(jié)果與預(yù)期結(jié)果是否相符。這種方法可以有效地驗證核算過程是否與設(shè)計一致, 但是,如果審計人員不能及時消除這些測試的影響,這種方法也有可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的混亂。恰當?shù)慕鉀Q方案是在軟件設(shè)計時即為以后的審計測試留下通道,既方便審計人員的隨時測試,也不會造成對整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的影響。 

　　系統(tǒng)分析過程
 
　　會計電算化系統(tǒng)是一個比手工會計系統(tǒng)更為高級、復(fù)雜的信息處理系統(tǒng),美國注冊會計師協(xié)會在第3號《審計準則公告》中將會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)容控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類,這代表了西方審計界普遍接受的見解。我國的一些學(xué)者則主張將內(nèi)部控制分為程序控制與制度控制兩類。其中,制度控制與軟件設(shè)計無關(guān),在此著重討論滿足程序控制對相關(guān)軟件設(shè)計要求。 

　　1.輸入控制 

　　在會計電算化系統(tǒng)中,系統(tǒng)依據(jù)錄入或系統(tǒng)自身采集的原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生各類信息。因此,這些原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量至關(guān)重要。管理型軟件應(yīng)具備的數(shù)據(jù)輸入控制大致有: 

　　設(shè)立科目對照檢查：當輸入會計科目號碼時,系統(tǒng)首先在參照文件中查找。如查找不到,或查找到的科目在屏幕上顯示后表明不是要輸入的科目,則提示糾正措施。如輸入的科目名稱不規(guī)范,則廢棄已輸入的科目;若確認為新增科目,則將該科目追加到科目對照文件中。 

　　合理性檢查：對輸入的數(shù)據(jù)根據(jù)其經(jīng)濟意義設(shè)置一個合理性區(qū)間。如果輸入的數(shù)值超出區(qū)間范圍,系統(tǒng)應(yīng)發(fā)出提示信息,要求檢查輸入數(shù)據(jù)。 

　　信息類型檢查：對輸入的數(shù)據(jù)或摘要等信息確定輸入的合理類型。當應(yīng)輸入數(shù)據(jù)時,不能有字母、符號、漢字等非數(shù)值型信息;當應(yīng)輸入摘要時,則限制數(shù)字的輸入。 

　　試算平衡檢查：對輸入的每筆交易都應(yīng)進行試算平衡檢查,查其借方金額之和是否等于貸方金額之和。在某一會計期間所有輸入結(jié)束后,還應(yīng)對總額進行試算平衡。 

　　2.處理過程控制　

　　處理過程控制設(shè)計的目的是保證處理步驟的適當性。在手工核算系統(tǒng)中,這一功能是靠復(fù)核工作完成。在會計電算化系統(tǒng)中,由于操作員并不能觀察到有關(guān)數(shù)據(jù)的處理過程,所以審計人員對此應(yīng)予以足夠的關(guān)注。 

　　管理型軟件的設(shè)計要力圖能維持手工核算下的合理處理過程。但是,我國原有財務(wù)軟件在這方面的設(shè)計并不盡如人意。如在存在未過帳業(yè)務(wù)時均能結(jié)帳,且無特別提示等。值得一提的是,軟件在打印含有未過帳業(yè)務(wù)的報表時,在所打印的報表上應(yīng)作出特別的說明,以防與最終的正式報表產(chǎn)生混淆。 

　　3.輸出控制 

　　輸出控制的目的是保證輸出資料的準確、可靠。輸出控制的措施有很多,在此,僅選擇其中最基本的幾種要求來考查各軟件輸出控制的有效程度。 

　　(1)打印預(yù)覽功能可讓操作者在實際打印之前對打印輸出的內(nèi)容、格式進行最后的審核。一旦發(fā)現(xiàn)存在錯誤偏差,能立即予以修正。這是一項很有價值的功能,尤其體現(xiàn)在它能減少無效輸出資料的數(shù)量,從而降低了無效輸出資料混入有效輸出資料的可能性。 

　　(2)對各類輸出資料的控制與區(qū)別。不論是手工會計核算還是會計電算化,錯誤的存在總是難免的。在錯誤修改前后的系統(tǒng)輸出資料,如打印的帳簿、報表等,應(yīng)能予以明確區(qū)分。這就要求在打印輸出資料上標明打印的日期、時間和序號,系統(tǒng)應(yīng)能對所有的打印輸出進行登記。進一步講,這一功能還有防止私自篡改帳簿、報表等現(xiàn)象的作用。一般而言,財務(wù)軟件均能在輸出報表上注明報表所屬的會計期間,但報表打印的具體時間,則不在輸出報表上給出。更為重要的是,系統(tǒng)往往都未對所有的打印輸出進行嚴格控制,未對輸出的報表標明序號。如97年11月資產(chǎn)負債表這是第8次輸出,則應(yīng)在報表上標注"8"。如果說通過打印日期、時間區(qū)別報表并不十分可信,因為系統(tǒng)日期、時間能被方便地改動。那么,在報表上標注序號,并且在審計時要求將本期所有輸出報表都提供給審計人員,就能夠有效地防止報表混淆或有意改變報表內(nèi)容的情況發(fā)生。我們看到,系統(tǒng)日志是為審計人員提供審計線索的有力工具,但是,有的軟件未能較好地實現(xiàn)這一功能,還有一些軟件竟允許操作人員對其進行刪改!這樣的系統(tǒng)日志不但不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,反之還可能對審計人員造成誤導(dǎo)。 

　　4.初始化控制 

　　在會計電算化系統(tǒng)中,初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種帳簿文件、錄入各種余額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次,并將在很大程度上影響其后的核算工作。因此,管理型軟件必須重視對初始化工作的控制。如同級編碼的會計科目相同,則可能造成以后會計科目的混淆;初始化不正確仍允許記帳,也會令其后的維護等工作產(chǎn)生困難。 

　　5.系統(tǒng)安全控制 

　　與手工會計核算系統(tǒng)相比,會計電算化下的系統(tǒng)安全控制更為復(fù)雜。 

　　(1)口令。口令的設(shè)置一般有用戶口令、任務(wù)口令兩種。用戶口令是為每一個合法使用者設(shè)置一個口令,允許在其權(quán)限內(nèi)操作。任務(wù)口令是針對不同功能設(shè)置不同口令,用戶執(zhí)行多種功能要記住多個口令。相比之下,用戶口令設(shè)置較為合理。我國的大多數(shù)軟件均采用了這一口令形式。此外,口令越長,其被破譯、篡改的可能性越小。 

　　(2)系統(tǒng)操作日志。系統(tǒng)日志能詳細記錄各操作人員的操作、時間,為審計提供全面的資料。但是,系統(tǒng)日志必須具有不可改動性,才能為審計人員提供可信任的證明。 

　　(3)程序接觸控制。這一控制主要是防止操作人員對管理型軟件程序的擅自改動。管理型軟件均以高級語言編制,并在編譯后保存,這在一定程度上起到了程序接觸控制的作用。 

　　(4)數(shù)據(jù)接觸控制。如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接以ASCII碼保存,使用者將很容易對之進行查閱與改動。這就影響了數(shù)據(jù)的安全性。所選的三種軟件都注意到了這一問題,將數(shù)據(jù)文件以其他方式予以儲存,一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性。 

　　在我國,會計電算化技術(shù)的運用越來越普及,但是相應(yīng)的計算機審計的研究還比較薄弱。許多審計人員在對運用了會計電算化系統(tǒng)的企業(yè)進行審計時,還在沿襲對手工核算系統(tǒng)審計傳統(tǒng)方法;另一方面,原有的財務(wù)軟件的設(shè)計也并未充分考慮審計人員的特殊要求。會計電算化與審計處于一種"脫節(jié)"的狀態(tài),這將嚴重影響我國會計電算化與審計工作的發(fā)展。