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第二部分
第二章 采購與付款循環(huán)審計
知識點四、業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制測評(P254)
1.了解并描述采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制
通過查閱關(guān)于物資采購、倉庫保管、付款等方面的制度文件,走訪并實地觀察采購部門、倉庫,驗收部門和財會部門等。深入了解企業(yè)采購與付款管理的各方面制度是否健全、手續(xù)是否完備,觀察驗收部門是否獨立于倉庫保管和記賬職責(zé),觀察采購職責(zé)是否與批準(zhǔn)采購部門、驗收貨物部門分離,有無分級授權(quán)采購制度,主要控制環(huán)節(jié)是否有效。
一個設(shè)計良好的控制系統(tǒng)應(yīng)該能夠確保所有的采購都經(jīng)過批準(zhǔn),能夠密切跟蹤長期合同,監(jiān)督過度的請購并確認(rèn)潛在的損失;由獨立使用者檢查存貨請購的設(shè)計和維護(hù);確認(rèn)企業(yè)是否存在檢查資產(chǎn)減值的程序等。
2.抽查部分采購業(yè)務(wù)
抽查方法——從采購部門的業(yè)務(wù)檔案中抽取訂貨單樣本,可對采購物品較重要或金額較大的采購業(yè)務(wù)重點審查。索取其采購業(yè)務(wù)的各種文件資料。沿著采購業(yè)務(wù)的正常程序加以追蹤,進(jìn)行相關(guān)的檢查與驗證。
檢查與驗證的內(nèi)容:
?。?)核對請購單與訂購單是否一致,請購單是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)人批準(zhǔn),訂購單是否連續(xù)編號:
?。?)核對采購合同上確定的價格、付款日期與財會部門核準(zhǔn)的支付條件是否一致:
?。?)檢查合同是否經(jīng)過了有關(guān)部門審查。核對賣方發(fā)票,所購物品數(shù)量、規(guī)格、品種與合同是否一致:
(4)抽驗部分付款憑單,檢查其是否附有請購單、訂購單、驗收單。付款憑單和驗收單是否連續(xù)編號,驗證驗收環(huán)節(jié)的有效性和計算的正確性。
(5)核對采購合同、賣方發(fā)票、驗收單與入庫單是否一致。
?。?)檢查購入材料計價正確與否,被審計單位采用永續(xù)盤存制核算時,復(fù)核計價正確性。
3.付款環(huán)節(jié)測試(P255)
?。?)了解應(yīng)付款項記錄、付款業(yè)務(wù)是否分開,了解有關(guān)憑證的傳遞過程;應(yīng)付款項總賬與明細(xì)賬是否由不同人員記錄;應(yīng)付款項記錄人員與出納員的職責(zé)是否分開。
?。?)抽查應(yīng)付賬款明細(xì)賬,檢查應(yīng)付賬款各明細(xì)賬向銀行存款(或現(xiàn)金)日記賬和向總分類賬的過賬情況,證實應(yīng)付款項會計記錄內(nèi)部控制的有效性;檢查抽取的明細(xì)賬過賬時所附的原始憑證。
例如訂貨單、供貨方發(fā)票、驗收單和已付支票,驗證原始憑證的合法性、正確性以及核對原始憑證記載的金額與相關(guān)明細(xì)賬的一致性,證實各有關(guān)部門內(nèi)部控制的有效性。
?。?)審核貨款結(jié)算手續(xù)
檢查應(yīng)付賬款明細(xì)賬上金額與訂購單、驗收單、賣方發(fā)票是否完全一致。
?。?)抽取部分支票,檢查簽發(fā)的支票是否有被授權(quán)人的簽字,支票中各個項目與賣方發(fā)票是否一致。
(5)追查材料采購明細(xì)賬、原材料賬與銀行存款日記賬或應(yīng)付款項賬戶的過賬是否正確。
?。?)審查現(xiàn)金折扣的合理性
企業(yè)購貨時的現(xiàn)金折扣如果單獨記賬,審計人員通過計算當(dāng)期獲得現(xiàn)金折扣與進(jìn)貨總額的比率,將該比率與以前各期相比較,確定現(xiàn)金折扣的合理性。
現(xiàn)金折扣比率如果顯著下降,其原因可能有進(jìn)貨條件變更、未曾取得折扣或有關(guān)人員舞弊等,審計人員應(yīng)對此給予應(yīng)有的關(guān)注。
?。?)檢查應(yīng)付票據(jù)內(nèi)部控制
①走訪觀察應(yīng)付票據(jù)記錄與業(yè)務(wù)經(jīng)辦是否獨立,職責(zé)分工是否合理。
簽發(fā)票據(jù)、記錄、付款有無一人負(fù)責(zé)的情況。
如果票據(jù)僅由一人簽發(fā)或名義上雖為兩人而實際上其中一人已預(yù)先在票據(jù)上蓋章,或?qū)⑵溆≌陆挥捎袡?quán)簽發(fā)票據(jù)的另一人代辦,在這種情況下,審計人員應(yīng)特別注意。
?、诔椴椴糠肿鲝U的、退回的票據(jù),查明是否予以注銷,是否編號保存。
③了解應(yīng)付票據(jù)總賬與明細(xì)賬是否定期核對,并且和債權(quán)人提供的有關(guān)記錄相調(diào)節(jié)。
對每項采購和付款都應(yīng)該取得適當(dāng)批準(zhǔn)的證據(jù),紙質(zhì)文件可通過簽字提供批準(zhǔn)證據(jù),計算機(jī)系統(tǒng)通過“限制進(jìn)入”和“例外報告”實施控制,對這些控制的測試可以在審計人員對數(shù)據(jù)處理控制進(jìn)行全面審核時實施,而且通過對采購和付款申請的特別測試可以補(bǔ)充相應(yīng)的測試。
4.固定資產(chǎn)內(nèi)部控制測評(P256)
?。?)了解固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制
固定資產(chǎn)的審查應(yīng)在評價固定資產(chǎn)內(nèi)部控制健全性、有效性基礎(chǔ)上,分別對固定資產(chǎn)的增加、減少、折舊以及結(jié)存等方面進(jìn)行實質(zhì)性的審查。
審計人員可通過檢查固定資產(chǎn)管理制度與有關(guān)文件,詢問有關(guān)人員,以及實地觀察等方式了解內(nèi)部控制情況,并記錄于工作底稿。
?。?)驗證固定資產(chǎn)的新增手續(xù)
驗證固定資產(chǎn)各種手續(xù)是否齊全。
如:有無購建計劃、可行性研究報告、概算預(yù)算及審批文件,審批文件上授權(quán)簽章是否符合規(guī)定的級別。核對明細(xì)賬記錄與有關(guān)部門提供清單是否一致。
?。?)驗證固定資產(chǎn)退廢手續(xù)
索取固定資產(chǎn)報廢、出售、對外投資、調(diào)出等手續(xù)。
如:有無報廢通知單、出售調(diào)出計劃、對外投資可行性研究。
審查這些文件上的各種審批手續(xù)是否齊全,同時抽查固定資產(chǎn)使用記錄(開班時數(shù)、檢查時數(shù)等),確定報廢、出售、調(diào)出以及對外投資的適當(dāng)性。
(4)抽驗固定資產(chǎn)驗收報告
審計人員應(yīng)索取固定資產(chǎn)驗收報告,驗證其驗收部門工作的獨立性,驗收報告填寫的內(nèi)容是否全面,必要時抽查實物加以核對。
?。?)檢查固定資產(chǎn)賬、卡的設(shè)置情況
審計人員應(yīng)到固定資產(chǎn)管理部門、使用部門有無明細(xì)賬和卡片。是否一物一卡。隨時登記增減變動并定期與財會部門的賬簿記錄相核對。
5.評價采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制
通過采購與付款業(yè)務(wù)的了解測試,包括行業(yè)特征、采購過程功能組織、業(yè)務(wù)特點、有關(guān)會計科目的復(fù)雜性等,評價固有風(fēng)險;
通過了解控制環(huán)境、控制程序、會計準(zhǔn)則,并實施內(nèi)部控制測試,確定內(nèi)部控制是否符合各項要求,有無薄弱環(huán)節(jié)和失控點,評價控制風(fēng)險,明確控制風(fēng)險,明確賬戶余額、發(fā)生額審查的范圍和重點。
如果采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在缺陷:
例如:
驗收貨物時未用驗收單,而且直到支付貨物時才記錄采購業(yè)務(wù);
由于資金緊張、賬款經(jīng)常過期后才付清;
固定資產(chǎn)增長速度高于行業(yè)增長水平,而且無戰(zhàn)略性的計劃等。
在這些情況下,應(yīng)付款項少記、漏記的可能性很大,需要在大范圍內(nèi)進(jìn)行賬戶測試。
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