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關(guān)于財(cái)務(wù)經(jīng)理的自述——27歲,零售企業(yè),財(cái)務(wù)經(jīng)理
一、利用好早上的黃金時(shí)間
每天早上是我最忙最集中精力的時(shí)間。我負(fù)責(zé)的部門(mén)分樓上樓下兩地辦公。我8點(diǎn)10分到公司。8點(diǎn)10分到8點(diǎn)30分做warming up的活動(dòng),諸如打水、打開(kāi)電腦之類(lèi),同時(shí)開(kāi)始查看前一天的工作備忘錄,并籌劃一天的任務(wù)。
8點(diǎn)30分至40分抽10分鐘時(shí)間去樓下轉(zhuǎn)轉(zhuǎn),問(wèn)問(wèn)大家有什么事。因?yàn)闃窍鹿ぷ鞯乃膫€(gè)人每天這時(shí)面臨的外部壓力比較少,我在此時(shí)出現(xiàn)不會(huì)給他們太大負(fù)擔(dān),另外給他們一個(gè)見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì),有什么情況可以直接反映,甚至我順手就可以簽好他們的休假申請(qǐng)單,為大家節(jié)省時(shí)間。這叫“walk around”,我得四處走動(dòng)才能掌握信息。
接下來(lái),每天8點(diǎn)40分部門(mén)開(kāi)早會(huì)。這個(gè)經(jīng)過(guò)一年的實(shí)施已經(jīng)很成熟了,是輪流主持制?,F(xiàn)在基本上我不在場(chǎng),團(tuán)隊(duì)成員之間也能借此機(jī)會(huì)進(jìn)行溝通。
如果我在場(chǎng),一般每天都會(huì)上傳下達(dá)一些公司信息,部門(mén)內(nèi)應(yīng)該做什么事情。然后聽(tīng)聽(tīng)大家有沒(méi)有需要我支持的事情,給自己也領(lǐng)一些任務(wù),帶著任務(wù)去與其他部門(mén)進(jìn)行溝通。
我覺(jué)得早上的這一圈走動(dòng)非常重要。早上是布置任務(wù)的黃金時(shí)間,因?yàn)槊總€(gè)人的工作都剛剛開(kāi)始,下屬可以將我的想法納入到一天的工作計(jì)劃中去。這半個(gè)小時(shí)的付出保證了前一天我所接受到的任務(wù)與信息不會(huì)丟失,基本上會(huì)在次日全部傳達(dá)給部門(mén)內(nèi)全部人員。
二、利用好會(huì)議
除了早會(huì)以外,部門(mén)每周四下午開(kāi)周例會(huì)。會(huì)議程序是這樣的:
? 拿出上周的會(huì)議紀(jì)要,看當(dāng)時(shí)提出了哪些事,到本周為止進(jìn)展如何;
? 每人再講下周的工作計(jì)劃,以及需要什么資源;
? 遇專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)題,大家討論解決;
? 公司的重大信息由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)分享給大家,為大家統(tǒng)一思想與步調(diào)。
每周的會(huì)議有話(huà)則長(zhǎng),無(wú)話(huà)則短,注重實(shí)效。會(huì)議氣氛非常民主,大家都進(jìn)行開(kāi)放的討論。過(guò)去的一年里,我們?cè)谶@個(gè)會(huì)議上解決了不少問(wèn)題,并且通過(guò)這個(gè)形式,大家都能感覺(jué)到是在進(jìn)行teamwork,信息與知識(shí)的共享使得每個(gè)人都在成長(zhǎng)與進(jìn)步。
部門(mén)會(huì)議安排在周四是因?yàn)楣镜墓芾頃?huì)議安排在周三,我會(huì)在周四立刻將前一天接受到的信息傳達(dá)給全體員工。也是怕自己忘記。
周例會(huì)的作用是如此重要,是因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)這是一個(gè)最好的保證執(zhí)行力的方式。一個(gè)人如果當(dāng)眾親口講了自己的計(jì)劃,就相當(dāng)于做出了承諾,他就會(huì)自動(dòng)去履行。否則下周就得當(dāng)眾講明原因。這是個(gè)自動(dòng)的透明的檢查機(jī)制,根本不用我這個(gè)當(dāng)經(jīng)理的親自去督促。
一度,為了簡(jiǎn)化,我們沒(méi)有做會(huì)議紀(jì)要。很快,我就發(fā)現(xiàn),其實(shí)大家都記不得自己曾有的承諾與誓言了,甚至有時(shí)我們有一些好的點(diǎn)子,談得也會(huì)比較興奮,但最后可能會(huì)不了了之。于是,我定出了游戲規(guī)則,大家輪流做會(huì)議紀(jì)要。非常簡(jiǎn)短、但是有很好的提示作用。
集體的力量是巨大的。做為經(jīng)理,一定要調(diào)動(dòng)起部門(mén)內(nèi)全體人員的積極性與創(chuàng)造性,單靠自己一個(gè)人,就是智商再高、能力再?gòu)?qiáng),也完不成公司制訂的目標(biāo)。
例會(huì)是一種有效的方法??赡苡腥藭?huì)說(shuō),會(huì)議太浪費(fèi)時(shí)間了!但我的經(jīng)驗(yàn)告訴我,沒(méi)有這種固化的溝通渠道的話(huà),團(tuán)隊(duì)內(nèi)的信息不暢會(huì)浪費(fèi)大家更多精力與時(shí)間。
關(guān)鍵是看開(kāi)什么樣的會(huì)。所有本著解決問(wèn)題、分享信息的會(huì)議都是高效率溝通的工具,需要發(fā)起。不信,試一試,你的團(tuán)隊(duì)如果在6個(gè)人以上,又沒(méi)有固定的例會(huì)形式的話(huà),有的團(tuán)隊(duì)成員之間可能會(huì)幾個(gè)月也不知道對(duì)方在干什么工作!大家其實(shí)都不好意思開(kāi)口的……
三、Walk around多多益善
記得以前自己當(dāng)下屬時(shí),是很少主動(dòng)找經(jīng)理溝通的??傆X(jué)得上司很忙,不便去打擾。
到現(xiàn)在這家公司后,我覺(jué)得“walk around”這個(gè)講法很好。我們是做零售的,需要了解很多現(xiàn)場(chǎng)信息。
雖然我只是財(cái)務(wù)經(jīng)理,但我覺(jué)得這個(gè)說(shuō)法用在自己的部門(mén)管理工作上也非常有效。我最怕自己變成只對(duì)著電腦算數(shù)字的財(cái)務(wù)經(jīng)理,我需要與各個(gè)部門(mén)不斷溝通,與他們建立良好的關(guān)系,了解他們的需求,才能更好地支持業(yè)務(wù)。
另外,財(cái)務(wù)部的收銀室也是很重要的現(xiàn)場(chǎng)管理工作,我要求自己每天至少下去兩次,上、下午各一次,親眼看看。
在管理上,為什么walk around非常重要呢?因?yàn)?,現(xiàn)場(chǎng)的感受是最強(qiáng)有力的。我認(rèn)為所有的經(jīng)理都應(yīng)該去主動(dòng)走動(dòng)去溝通。不要天天靠Email做事。
管理其實(shí)是很細(xì)致的工作,也可以說(shuō)是很瑣碎的。不需要太多豪言壯語(yǔ),只需要一件事一件事地去推動(dòng)、去認(rèn)真做。天長(zhǎng)日久積累下來(lái),一個(gè)公司的面貌就會(huì)大大改善。
四、合理授權(quán)
授權(quán)問(wèn)題,幾乎每個(gè)管理培訓(xùn)都會(huì)提到,已經(jīng)講得比較濫了。但是,這是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重大課題,必需好好研究。
我建議所有財(cái)務(wù)經(jīng)理人,以及準(zhǔn)財(cái)務(wù)經(jīng)理人都認(rèn)真地review一下自己目前的工作內(nèi)容,再好好想想:究竟哪些工作需要授權(quán)?授給誰(shuí)?授完后如何檢查與控制?好的經(jīng)理必需是學(xué)會(huì)聰明授權(quán)的經(jīng)理。
真正能把該授權(quán)的任務(wù)授掉,不該授的留在手里的經(jīng)理,太少了。
所以,我們經(jīng)??吹絻煞N情況:一種是忙得象個(gè)陀螺,天天在做具體的工作。我們公司有個(gè)經(jīng)理,我每次找她她都顧不上和我說(shuō)話(huà),總在忙,恨不得不給我一分鐘時(shí)間。我去找她的下屬,她的下屬說(shuō)不知道工作到底應(yīng)該由誰(shuí)負(fù)責(zé),我只能所有的問(wèn)題都去問(wèn)她。我想,她都沒(méi)時(shí)間與我這個(gè)財(cái)務(wù)經(jīng)理溝通,想必更不可能有時(shí)間去指導(dǎo)與培養(yǎng)下屬了。
下屬怎么可能有明確的目標(biāo)與努力方向?
另外一種經(jīng)理是,自己什么都不管,一問(wèn)三不知。恨不得走到哪里都將自己的得力助手帶在身邊,隨時(shí)將助手提起來(lái)問(wèn)事情。這種情況,要么是經(jīng)理自己業(yè)務(wù)實(shí)在太差,比手下主管要弱很多,要么就是授權(quán)太過(guò)頭了,完全做了甩手掌柜。
我的團(tuán)隊(duì)有十一個(gè)人,就人員管理跨度來(lái)講,屬于比較常見(jiàn)的中型企業(yè)的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)。授權(quán)要到這種程度:
? 1. 所有需要財(cái)務(wù)部進(jìn)行的流程不能因?yàn)槲业娜毕袛唷?/span>
? 2. 所有向下授權(quán)需要符合公司規(guī)定。否則,事后我要親自履行公司授予的權(quán)力,進(jìn)行事后補(bǔ)簽(一是滿(mǎn)足內(nèi)審要求,二來(lái)也起到震懾作用,導(dǎo)致權(quán)力的臨時(shí)下放不被濫用)。
? 3. 對(duì)于需要充分行使權(quán)力或需要出頭露面的事情,充分授權(quán)給有接班人潛質(zhì)的人選,給下屬嶄露頭角的機(jī)會(huì)。有人才不能雪藏,要選適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)往外推銷(xiāo)。
我希望將來(lái)從我的團(tuán)隊(duì)里走出去的人都比我強(qiáng),桃李滿(mǎn)天下。那將充分證明我是一個(gè)多么合格的經(jīng)理。難道,做為經(jīng)理,為公司培養(yǎng)人才不是重要任務(wù)之一嗎?
另外,我覺(jué)得有兩種心理毛病。這倆毛病在初做管理者的人員身上容易見(jiàn)到。如果某個(gè)人曾經(jīng)是個(gè)很優(yōu)秀的主管,做工作認(rèn)真負(fù)責(zé),某一天他被提撥成經(jīng)理了,他很容易變成這樣:
第一種,是對(duì)做事有癮。眾所周知,當(dāng)一件事情被完成時(shí),尤其是被漂亮地完成時(shí),那種滿(mǎn)足感是非常強(qiáng)烈的。
比如說(shuō),一位主管擅長(zhǎng)Excel,對(duì)做數(shù)據(jù)分析有癮。那么當(dāng)上經(jīng)理后,他可能就會(huì)固執(zhí)于自己以前的愛(ài)好或者特長(zhǎng),仍然沉醉于技術(shù)上的成就感。
這是很危險(xiǎn)的,因?yàn)樽龉芾砉ぷ?,必需犧牲自己在技術(shù)上的成就感,必需將這類(lèi)自己所愛(ài)好的工作下放給他人去做。實(shí)在逼不得已,經(jīng)理必需多花些時(shí)間去coach,也不能親自去做??赡苄枰嗷◣妆兜臅r(shí)間去教育別人,但沒(méi)辦法,培訓(xùn)下屬是當(dāng)經(jīng)理的本職工作。
經(jīng)理必需有忍耐力,能夠忍受下屬的低效,并去輔導(dǎo)他們進(jìn)步。如果大家都做得與你一樣好,憑什么你被提撥而不是別人呢?你當(dāng)了經(jīng)理,就得忍受各種不漂亮的工作結(jié)果的折磨。當(dāng)經(jīng)理的,必需得多涉獵,但精湛的事應(yīng)當(dāng)留給下屬去做,讓他們?nèi)ハ硎艹删透小?/p>
第二種,是對(duì)不做事有負(fù)疚感。以前做事做習(xí)慣了,一旦當(dāng)了經(jīng)理,會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間不太好掌握。有時(shí)候忙得要命,有N個(gè)人來(lái)找你,或N件突發(fā)事件等你擺平。
有時(shí)候,發(fā)現(xiàn)空上一天的時(shí)間好象也沒(méi)什么。畢竟,不用親自完成很多事務(wù)性工作?!把鄄灰?jiàn),差一半”,不親眼看著一堆東西,會(huì)感覺(jué)時(shí)限性壓力不那么大。
這樣,在偶爾的放松時(shí)光里,負(fù)疚感油然而生:我怎么能閑著呢?開(kāi)始自責(zé)、開(kāi)始找事兒做。終于,一個(gè)好端端的運(yùn)行正常的團(tuán)隊(duì)就這樣被一個(gè)閑不下來(lái)的經(jīng)理給整砸了。
如果經(jīng)理不能給自己每天留一些空白時(shí)間,等有突發(fā)問(wèn)題發(fā)生時(shí),經(jīng)理怎么可能有時(shí)間去處理呢?經(jīng)理需要隨時(shí)待命,為團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)的每一項(xiàng)緊急事件做出反應(yīng)。當(dāng)沒(méi)有緊急事件時(shí),經(jīng)理必需利用空白時(shí)間去廣泛獲取新的信息與知識(shí)。
經(jīng)理應(yīng)當(dāng)思考、規(guī)劃、組織、控制,應(yīng)該去簽字,承擔(dān)責(zé)任,培養(yǎng)下屬。如果你做了除此以外的其他事情,那不能證明你的勤奮,只能證明你的無(wú)能。公司很容易在市場(chǎng)上找到比你打字更快、比你某項(xiàng)技能更好、并且比你更便宜的人的。公司需要的是你的帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)的能力、你的眼光、你的理念、你的領(lǐng)導(dǎo)力與影響力,而不是你的某方面的專(zhuān)業(yè)技能。
如果你實(shí)在對(duì)自己的專(zhuān)業(yè)技能引以為豪、愛(ài)不釋手,請(qǐng)走專(zhuān)家路線(xiàn),不要干經(jīng)理這個(gè)工種。
五、溝通與說(shuō)服
當(dāng)上經(jīng)理后,漸漸發(fā)現(xiàn)自己兩項(xiàng)技能增強(qiáng)了:那就是溝通能力與說(shuō)服能力。
溝通能力與說(shuō)服能力是做經(jīng)理最重要的技能。溝通能力決定了你是否能上傳下達(dá)。如果把公司比喻成一個(gè)人,高層是大腦、天天在做決定,中層經(jīng)理就是神經(jīng)中樞,需要將公司意志傳達(dá)給位于終端的手、腳、肌肉。
一個(gè)沒(méi)有溝通能力的中層經(jīng)理會(huì)導(dǎo)致機(jī)體上的一大片組織壞死,失去行動(dòng)能力。如果高層沒(méi)有溝通能力呢?就更需要善于理解與表達(dá)的中層經(jīng)理。
說(shuō)服能力決定了你的影響力。光憑手中的大棒或才胡蘿卜來(lái)指揮別人,是很淺薄的領(lǐng)導(dǎo)能力。關(guān)鍵還得以理服人。但理從哪里來(lái)?不得靠講出來(lái)嗎?
本文來(lái)源:CFO之家,綜合自財(cái)務(wù)經(jīng)理人論壇、財(cái)務(wù)職場(chǎng)。
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