費(fèi)用報銷如何做到規(guī)范、高效？絕大多數(shù)會計人員的職業(yè)生涯是從做費(fèi)用報銷核算開始的。費(fèi)用報銷看起來簡單，真要做起來門道不少。如何讓費(fèi)用報銷工作做到及時、高效、規(guī)范，本文給出幾點(diǎn)建議。

（一）制度要考慮細(xì)節(jié)

費(fèi)用報銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。并且制度一定要做到足夠明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場景都有約定。

舉個例子說明吧，員工出差有出差補(bǔ)貼，要計算補(bǔ)貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？

8月1日出差，8月2日回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補(bǔ)貼。頭尾都算，就給兩天的補(bǔ)貼。

特殊情況來了，一個員工8月2日晚上乘飛機(jī)回到首都機(jī)場時是晚上11點(diǎn)，打出租車到家是8月3日零點(diǎn)四十分。算出差補(bǔ)貼時要不要多計一天？如果制度能約定，出差返回以抵達(dá)公司所在城市的時間為準(zhǔn)，就不會有爭議了。

（二）特殊事項(xiàng)要有替代方案

付出去了，沒有發(fā)票，怎么報銷？很多會計人員糾結(jié)于此。

舉個例子，通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個月時間吃住在老鄉(xiāng)家。項(xiàng)目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒有發(fā)票，費(fèi)用該如何報銷呢？此時，財務(wù)一味強(qiáng)調(diào)憑票報銷顯然不合理。

對此，有家公司就設(shè)計替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對于D類地區(qū)（偏遠(yuǎn)的山區(qū)）實(shí)行費(fèi)用包干制，公司給較高的出差補(bǔ)貼。

電視劇《人民的名義》很火，有個橋段給大家分享一下。

大路集團(tuán)的董事長王大路與京州市委書記李大康聊天，王大路說企業(yè)從銀行貸款后需拿出幾個點(diǎn)打點(diǎn)銀行的領(lǐng)導(dǎo)，幾乎成為慣例。接著王大路說我從沒有行過賄。看到李大康一臉茫然，王大路做了解釋，他通過財務(wù)公司辦理。李大康聽后笑著說，你設(shè)置了防火墻。

這里的防火墻是什么意思？實(shí)際上是王大路把向銀行貸款事項(xiàng)委托給了中介機(jī)構(gòu)辦理，大路集團(tuán)向中介公司支付服務(wù)費(fèi)。至于中介公司怎么做，與大路集團(tuán)無關(guān)。說穿了，這是一種風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁的方式，王大路追求的是外圓內(nèi)方。

王大路的這個做法很有新意，一下子就讓會計人覺得不好處理的費(fèi)用名正言順了，這一思路值得所有企業(yè)學(xué)習(xí)。

（三）新生事項(xiàng)預(yù)留例外通道

所謂新生是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的事項(xiàng)。對于新生事項(xiàng)要預(yù)留通道，不至于手足無措。等新生事項(xiàng)有了處理先例，可總結(jié)規(guī)律，將之補(bǔ)充進(jìn)費(fèi)用報銷制度之中。

（四）培訓(xùn)宣貫先行

《費(fèi)用報銷制度》出來后，不能一發(fā)文就了事，必須通過宣講、培訓(xùn)將制度精神傳達(dá)給所有員工。大企業(yè)一般會在新員工入職培訓(xùn)時開一門課《員工如何報銷費(fèi)用》，把財務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識點(diǎn)告訴員工，幫助員工正確認(rèn)識制度。譬如，很多員工對增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅的道理。

另外，財務(wù)部要積極宣傳官方推出的各類新政策、新法規(guī)。

（五）找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

員工報銷費(fèi)用時 ，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財務(wù)，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡單；規(guī)模越大，簽字流程越長。

（六）報銷和審批約定時限

以華為為例，費(fèi)用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個月之內(nèi)報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。

為了保證費(fèi)用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任仍由該沒有及時簽批的審批人承擔(dān)。

（七）集中處理

費(fèi)用報銷大都是小金額，大批量。如果公司有個數(shù)百名員工，每個員工都有費(fèi)用報銷，財務(wù)是苦不堪言的。

很多公司會面臨這樣的問題。就是從周一到周五，從早上到下午，都有人來報銷費(fèi)用，財務(wù)部就像茶館一樣時時有人進(jìn)進(jìn)出出。

對此提議，費(fèi)用報銷集中在每周二、周五下午處理。經(jīng)常報銷費(fèi)用的員工，建議盡可能一月處理一次。這樣執(zhí)行，會使財務(wù)部費(fèi)用報銷工作簡潔許多，輕松許多。

（八）IT與人工智能替代

費(fèi)用報銷審批工作量大、規(guī)則性強(qiáng)、控制節(jié)點(diǎn)少，執(zhí)行簡單。這幾個特點(diǎn)，很符合人工智能處理的要求。費(fèi)用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實(shí)現(xiàn)智能化。

如果建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，費(fèi)用報銷就可以做到自動化處理，工作量會變得徽不足道。

譬如，通過OA系統(tǒng)就可在審批環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子審批，把人跑路變成計算機(jī)跑路。在單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)集中快遞。在付款環(huán)節(jié)通過OA與網(wǎng)銀對接可實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)款。在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)會計分錄系統(tǒng)化處理，替代了手工錄入。

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