Office的功能很多，不同的組件又有許多特有的功能。下面和大家介紹十個(gè)知識(shí)和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設(shè)置，幫助大家快速提高日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，對(duì)于文件的管理，比如文檔的新建、打開(kāi)、保存、另存為以及打印、發(fā)布等相關(guān)操作，通過(guò)軟件界面左上角帶Office圖標(biāo)的圓形按鈕可以輕松實(shí)現(xiàn)。

常見(jiàn)快捷方式

案例演示1：文件的加密

在文檔管理工作中，有一些重要的、私密的數(shù)據(jù)，需要通過(guò)文件的加密，來(lái)防止信息的泄露和無(wú)關(guān)人員的修改。Office 2007 可以通過(guò)文件加密，限制文件的閱讀和修改。

步驟：Office →另存為→工具→常規(guī)選項(xiàng)

案例演示2：文件的打印

在打印窗口，不僅僅能夠設(shè)置打印機(jī)、打印范圍和打印內(nèi)容等等；還可以通過(guò)打印機(jī)屬性，設(shè)置打印方式和打印質(zhì)量；通過(guò)打印預(yù)覽查看打印效果。

步驟：Office →打印

（二）Office選項(xiàng)

通過(guò)點(diǎn)擊Office按鈕可以選擇設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)。

包括軟件的界面顯示、作者標(biāo)注、內(nèi)容校對(duì)、保存方式、信任中心以及高級(jí)設(shè)置。

（三）最近使用的文檔

點(diǎn)擊Office按鈕，可以通過(guò)右側(cè)“最近使用的文檔”，輕松打開(kāi)最近打開(kāi)過(guò)的文檔。更重要的是，可以通過(guò)文檔名稱右側(cè)的“圖釘”按鈕，設(shè)置文檔的固定。從而實(shí)現(xiàn)常用文檔的快捷訪問(wèn)。

（四）工具命令輕松訪問(wèn)

在學(xué)習(xí)一個(gè)陌生的軟件，或者遇到一個(gè)新的版本的軟件時(shí)，初學(xué)者很頭疼的一件事，就是找不到相應(yīng)的命令或者菜單。

在Office 2007以后的版本中，通過(guò)自定義快速訪問(wèn)工具欄可以幫我們解決這個(gè)問(wèn)題。

通過(guò)自定義快速訪問(wèn)工具欄，將Office辦公軟件中的任意命令，添加到最顯眼的位置，方便用戶進(jìn)行功能操作。

（五）快速掌握某項(xiàng)功能

在新手使用辦公軟件的過(guò)程中，對(duì)于一個(gè)陌生的命令或者按鈕，我們很難知道這個(gè)命令究竟是用來(lái)做什么的。

但是在Office 2007中，通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)至該按鈕上方，停留片刻，系統(tǒng)就會(huì)通過(guò)浮動(dòng)窗口，自動(dòng)顯示該按鈕的功能說(shuō)明。

案例演示：快速掌握流程圖的繪制

（六）文字處理

無(wú)論Word、Excel還是PowerPoint，都涉及文字的處理。主要包括字體、字號(hào)、顏色、上下標(biāo)等等。

通過(guò)“開(kāi)始”功能區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵可以實(shí)現(xiàn)文字設(shè)置。

點(diǎn)擊字體欄目下方箭頭，可以彈出“字體”設(shè)置窗口。

需要注意的是中西文的不同字體設(shè)置和上下標(biāo)、著重號(hào)。

（七）段落設(shè)置

段落設(shè)置主要需要注意的是行距和縮進(jìn)。

通過(guò)“開(kāi)始”功能區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵可以實(shí)現(xiàn)文字設(shè)置。

縮進(jìn)包括首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)；行距可以通過(guò)下拉菜單和設(shè)置值自由設(shè)定。

（八）同步查看文檔，審校核對(duì)很方便

對(duì)于不同版本的文檔要比較異同，或者財(cái)務(wù)工作中的表表比對(duì)，審校核查不同數(shù)據(jù)，Office 2007在“視圖”功能區(qū)中提供了“并排查看”功能，方便文檔的對(duì)比、校對(duì)、核查。

（九）狀態(tài)欄統(tǒng)計(jì)信息更方便

在Office 2007中，狀態(tài)欄的作用更加明顯。不僅僅頁(yè)碼、字?jǐn)?shù)等文檔狀態(tài)信息，更可以統(tǒng)計(jì)選中區(qū)域的頁(yè)碼、字?jǐn)?shù)或者數(shù)據(jù)匯總信息。

例如在Excel 2007中，利用狀態(tài)欄顯示單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的匯總

如果在Word 2007中，統(tǒng)計(jì)的是頁(yè)數(shù)和字?jǐn)?shù)。

（十）公式和運(yùn)算符號(hào)輸入更加方便

在整理報(bào)告、方案或者論文的過(guò)程中，常常需要我們輸入一些特殊的數(shù)學(xué)符號(hào)，例如根式、冪函數(shù)或者微積分的式子。

在Office 2007中，我們可以利用“Microsoft 公式 3.0”的模板功能，實(shí)現(xiàn)特殊公式和符號(hào)的輸入。

Microsoft 公式 3.0 囊括了高等數(shù)學(xué)中各種常見(jiàn)的符號(hào)。

步驟：插入 →對(duì)象→Microsoft 公式3.0

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