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第一、明確采購需求下達部門和關(guān)鍵審批人。一個公司不能所有部門都可以向采購人員下達采購指令，也不能任何一個人就可以向采購人員下達采購指令。采購需求必須由專門的部門進行整合后，經(jīng)過關(guān)鍵審批人審核后才能下達給采購人員，采購人員才可以向供應(yīng)商下達訂單。 第二、供應(yīng)商的開發(fā)與議價分離。大企業(yè)或者大宗金額的采購?fù)梢远嗲肋M行市場公開招標，由供應(yīng)商對企業(yè)的標的進行競爭報價，企業(yè)把控好投標供應(yīng)商的資質(zhì)信譽實力等就好。但是一些小企業(yè)或者一些小額采購的東西無法進行市場招標，這時就需要由企業(yè)采購人員去開發(fā)供應(yīng)商，很多企業(yè)往往要求企業(yè)采購人員提供最少三家供應(yīng)商的比價，但是這種做法往往是形式大于實用，如果企業(yè)采購人員提供過來的供應(yīng)商清單已經(jīng)是經(jīng)過精心篩選過的，企業(yè)是很難發(fā)現(xiàn)其中的問題。所以更好的做法應(yīng)該是將供應(yīng)商的開發(fā)與議價分離，由專職采購開發(fā)人員日常去尋找市場上的供應(yīng)商，并根據(jù)資質(zhì)信譽實力等對供應(yīng)商進行初步分級。再由另外的采購議價人員去負責(zé)與這些供應(yīng)商進行采購價格上的談判，并完善供應(yīng)商的分級。 第三、采、購分離。企業(yè)采購開發(fā)與議價人員建立起供應(yīng)商體系清單后，企業(yè)的購入交由專門的跟單人員進行，跟單根據(jù)接收到的采購指令負責(zé)跟供應(yīng)商下單并簽訂采購合同，保持日常聯(lián)絡(luò)，負責(zé)跟進供應(yīng)商的生產(chǎn)排期，物流進度等。 第四、嚴格合同與公章管理。有些企業(yè)采購采用的是一單一采購合同，也有一些企業(yè)采購采用的是批量采購合同。但是無論哪種合同，企業(yè)采購的每一筆訂單都必須有相應(yīng)的單據(jù)存檔，且單據(jù)必須蓋雙方企業(yè)公章。公章和合同單據(jù)原件應(yīng)由企業(yè)財務(wù)負責(zé)保管，跟單保留其復(fù)印件。 第五、嚴格驗收貨物。采購的物資回來后，跟單應(yīng)協(xié)同倉庫、質(zhì)檢對物資進行檢查，符合要求后方可入庫。對于一些容易出現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物，跟單應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商清楚額外多配送的數(shù)量標準，倉庫應(yīng)實數(shù)計入倉庫賬目中。