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根據相關規(guī)定，這種情況下，您需要為租客開具發(fā)票，并把租客的搬家費用報銷到最高300元，40元差額需要由公寓自行解決。您可以準備一份活動聲明，經公寓蓋章后附在報銷上，蓋章表示公寓承擔該差額的承諾。而租客不需要進行相關的報銷程序，也不需要租客蓋章。 拓展知識：在實際的報銷程序中，報銷人應當準備好有關證明材料，以便進行核銷、核實，以及確定報銷金額。其中應包括發(fā)票、出差記錄、受款人身份證復印件等。此外，必要時，還可以準備一些其他聲明，闡明受報銷費用的實際用途。