十大導(dǎo)致數(shù)十億損失的稅務(wù)與會計(jì)失誤

　　一年一度的報(bào)稅季正在如火如荼地進(jìn)行中，許多企業(yè)的稅務(wù)與會計(jì)部門都忙于在3月的申報(bào)期截止之前完成報(bào)稅工作。然而每一年的稅務(wù)與會計(jì)差錯(cuò)所導(dǎo)致的美國企業(yè)損失均為數(shù)十億美元。僅在2013年，因?yàn)槲凑_申報(bào)營業(yè)收入和雇主價(jià)值，美國國稅局（IRS）向美國企業(yè)開具的罰款金額就高達(dá)近70億美元。

　　盡管我們越來越依賴內(nèi)部工具和技術(shù)，但是人為錯(cuò)誤以及由此所導(dǎo)致的潛在高額成本仍然存在。為了揭示當(dāng)下困擾企業(yè)稅務(wù)與會計(jì)部門最為常見的差錯(cuò)，探究這些差錯(cuò)在身處不同行業(yè)且規(guī)模不一的企業(yè)的表現(xiàn)形式，彭博社（Bloomberg）下屬的美國國家事務(wù)出版社（BNA）針對200名企業(yè)內(nèi)部稅務(wù)與會計(jì)專業(yè)人士進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)查，其中半數(shù)以上的受訪者來自收入超過十億美元的企業(yè)。下文將詳細(xì)闡述讓企業(yè)“大出血”、源于最終用戶以及稅收和會計(jì)準(zhǔn)則的十大差錯(cuò)，內(nèi)容涉及技術(shù)缺陷以及監(jiān)管混亂等。

　　1、將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)手動輸入到企業(yè)系統(tǒng)中

　　由于絕大部分的會計(jì)部門都要手動錄入大量的數(shù)據(jù)，人為差錯(cuò)成為最常見的錯(cuò)誤也就不足為奇了。偶爾的電子表格單元格輸入錯(cuò)誤是很難避免的，如果沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)就很有可能招致審計(jì)和處罰。

　　2、將企業(yè)的財(cái)務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)文件保存到個(gè)人設(shè)備

　　在新聞頭條中經(jīng)常可以看到有關(guān)數(shù)據(jù)泄露的報(bào)道，專業(yè)人士稱其中近五分之一（18%）是由于員工將公司的財(cái)務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)文件保存到有潛在安全隱患的個(gè)人設(shè)備中。企業(yè)必須向員工強(qiáng)調(diào)，將企業(yè)的財(cái)務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)保存到個(gè)人電子設(shè)備是違反公司政策的，對公司敏感數(shù)據(jù)的安全性造成了直接的威脅。數(shù)據(jù)泄露或黑客攻擊都會將公司的聲譽(yù)置于危險(xiǎn)的境地。

　　3、不慎將計(jì)算企業(yè)所得稅數(shù)據(jù)的自定義Excel公式刪除

　　對于絕大多數(shù)企業(yè)而言，Excel表格仍然是非常有用的工具，所以由于Excel表格而產(chǎn)生的差錯(cuò)榜上有名也不奇怪了。在表格中誤刪除公式不僅會丟失所有數(shù)據(jù)，也會導(dǎo)致整個(gè)報(bào)告數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，最終因此受到處罰。只要有可能，企業(yè)就應(yīng)該選擇針對特定會計(jì)需求的會計(jì)或稅務(wù)信息系統(tǒng)，而不是依靠電子表格來完成會計(jì)與稅務(wù)的計(jì)算工作。

　　4、在有安全隱患的公共Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)上工作

　　有些員工可能認(rèn)為利用本地咖啡館的網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行工作是無損于公司的數(shù)據(jù)安全的，但是事實(shí)上在公共網(wǎng)絡(luò)上訪問公司敏感信息確實(shí)存在數(shù)據(jù)安全隱患。企業(yè)必須向員工明確從非安全的公共Wi-Fi_33網(wǎng)絡(luò)訪問公司數(shù)據(jù)將威脅到公司的數(shù)據(jù)安全，并且嚴(yán)重違反了公司政策。如果您的企業(yè)還沒有意識到這一點(diǎn)，那么可以考慮為員工提供虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）訪問端口，以便在辦公室以外的地方更安全地工作。

　　5、用外部生成的數(shù)據(jù)覆蓋企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)

　　雖然員工可能有各種理由需要覆蓋企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，但這樣做將為包括輸入計(jì)算有誤的數(shù)據(jù)在內(nèi)的各種可能的差錯(cuò)打開大門。稅務(wù)與會計(jì)專業(yè)人士沒有參與到企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）或其他新會計(jì)軟件系統(tǒng)的實(shí)施計(jì)劃是發(fā)生上述信息技術(shù)差錯(cuò)的根源。因此，專業(yè)人士的參與是避免數(shù)據(jù)覆蓋差錯(cuò)的有效手段。公司可以通過讓會計(jì)部門參與軟件選型和最終實(shí)施來降低出錯(cuò)的機(jī)率。與此同時(shí)，公司還可以要求在覆蓋系統(tǒng)數(shù)據(jù)之前必須得到管理層的批準(zhǔn)。

　　6、在收集到所有必需的數(shù)據(jù)前就進(jìn)行結(jié)賬工作，以及7、修改以前年度的資產(chǎn)信息

　　第6項(xiàng)和第7項(xiàng)差錯(cuò)都與數(shù)據(jù)有關(guān)，這反映出專業(yè)人員的信息需要與企業(yè)信息系統(tǒng)所能提供的信息之間存在脫節(jié)。這種以流程為導(dǎo)向的差錯(cuò)所帶來的一個(gè)主要威脅是，在這一差錯(cuò)被發(fā)現(xiàn)之前，多年積累的記錄可以被輕易地修改?？梢韵胍姡圃鞓I(yè)等資產(chǎn)密集型行業(yè)更有可能搖擺使用最有效的折舊表，以修改資產(chǎn)的歷史信息。

　　8、錯(cuò)誤地應(yīng)用單一的州級稅收法規(guī)，以及9、未能追蹤或遵循城市特別稅收法規(guī)

　　關(guān)注不斷變化的稅法以及企業(yè)所在的州與城市的稅法差異是相當(dāng)具有挑戰(zhàn)性的。有近10%的受訪專業(yè)人士表示，他們的企業(yè)錯(cuò)誤地應(yīng)用了單一的州級稅收法規(guī)。另外，有相同比例的專業(yè)人員承認(rèn)，他們的公司沒有追蹤或遵循城市特殊稅收規(guī)定。這些差錯(cuò)最終導(dǎo)致企業(yè)錯(cuò)失享受地方稅收激勵的良機(jī)。

　　10、未能使用最有效的稅率來最大限度地提高折舊

　　由于對城市和州級稅法的困惑，可能導(dǎo)致公司錯(cuò)失特定稅收激勵所帶來的好處，進(jìn)而，導(dǎo)致企業(yè)無法利用最有利的稅率表來實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)折舊最大化。通過留住合格的稅務(wù)與會計(jì)人員，并選用最先進(jìn)的會計(jì)軟件，有助于避免本項(xiàng)差錯(cuò)和第8項(xiàng)差錯(cuò)。

　　如果想解決所有這些常見的差錯(cuò)必須從高層開始入手。培養(yǎng)高管對這些差錯(cuò)的意識，尋求他們對稅務(wù)和會計(jì)工作的支持是確保企業(yè)做出全面考慮稅收影響的財(cái)務(wù)決策的關(guān)鍵。招聘和留住合格的稅務(wù)與會計(jì)人員也將減少發(fā)生疏漏和判斷失誤的可能。

　　此外，組織也應(yīng)該定期地識別和關(guān)注當(dāng)前會計(jì)實(shí)務(wù)中的薄弱環(huán)節(jié)，避免金融風(fēng)險(xiǎn)或聲譽(yù)受損。通過更加健全的方法和手段，企業(yè)可以更好地進(jìn)行財(cái)務(wù)投資規(guī)劃，更加準(zhǔn)確地確定稅負(fù)。

　　原文作者：迪恩。松德雷格（Dean Sonderegger）是彭博社BNA軟件分部的產(chǎn)品管理執(zhí)行總監(jiān)。

　　校對：張曉泉