企業(yè)日常業(yè)務(wù)離不開發(fā)票的填開，正確的使用和開具發(fā)票可以為企業(yè)免去很多不必要的麻煩和錯(cuò)誤。但是，實(shí)際工作中，往往會(huì)在發(fā)票抵扣、發(fā)票認(rèn)證、發(fā)票填開、發(fā)票保管等方面發(fā)生疏忽和遺漏，那么，怎樣做到防患于未然呢？
1、開具發(fā)票的時(shí)間
務(wù)必按規(guī)定的時(shí)限開具增值稅專用發(fā)票，不得提前或滯后，如采用預(yù)收貨款、托收承付、委托銀行收款結(jié)算方式的為貨物發(fā)出的當(dāng)天；采用交款提貨結(jié)算方式的為收到貨款的當(dāng)天；采用賒銷及分期付款結(jié)算方式的為合同約定的收款日期的當(dāng)天；將貨物交付他人代銷的為收到受托人送交的代銷清單的當(dāng)天。
2、發(fā)票的使用期限
正常經(jīng)營的一般納稅人領(lǐng)用增值稅專用發(fā)票雖然沒有規(guī)定使用期限，但被取消一般納稅人資格的納稅人必須及時(shí)繳銷包括空白專用發(fā)票和已使用過的專用發(fā)票存根聯(lián)；一般納稅人發(fā)生轉(zhuǎn)業(yè)、改組、合并、分立、聯(lián)營等情況，也必須在變更稅務(wù)登記的同時(shí)，繳銷包括空白專用發(fā)票和已使用過的專用發(fā)票存根聯(lián)。
3、發(fā)票的抵扣期限
國家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于調(diào)整增值稅扣稅憑證抵扣期限有關(guān)問題的通知》（國稅函〔2009〕617號(hào)）（下稱《通知》），將增值稅專用發(fā)票、公路內(nèi)河貨物運(yùn)輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票（下稱“三票”）和海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書（下稱“一書”）等扣稅憑證的抵扣期限延長到開具之日起180日內(nèi)。
4、發(fā)票丟失的處理
一般納稅人丟失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，如果丟失前已認(rèn)證相符的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方所在地主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，經(jīng)購買方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核同意后，可作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證；如果丟失前未認(rèn)證的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證相符的憑該專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方所在地主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單，經(jīng)購買方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核同意后，可作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證。
5、開具紅字專用發(fā)票
因開票有誤購買方拒收增值稅專用發(fā)票的，銷售方必須在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)向主管國稅機(jī)關(guān)填報(bào)申請(qǐng)單，并在申請(qǐng)單上填寫具體原因以及相對(duì)應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票的信息，同時(shí)提供由購買方出具的寫明拒收理由、錯(cuò)誤具體項(xiàng)目以及正確內(nèi)容的書面材料，報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核確認(rèn)后憑通知單開具紅字專用發(fā)票。
6、發(fā)生退貨的處理
一般納稅人開具增值稅專用發(fā)票后發(fā)生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況需要開具紅字專用發(fā)票的，在銷售貨物并向購買方開具增值稅專用發(fā)票后，由于購貨方在一定時(shí)期內(nèi)累計(jì)購買貨物達(dá)到一定數(shù)量，或者由于市場(chǎng)價(jià)格下降等原因，銷貨方給予購貨方相應(yīng)的價(jià)格優(yōu)惠或補(bǔ)償?shù)日劭邸⒄圩屝袨�，銷貨方可按規(guī)定開具紅字增值稅專用發(fā)票，并在開具紅字專用發(fā)票后將該筆業(yè)務(wù)的相應(yīng)記賬憑證復(fù)印件報(bào)送主管國稅機(jī)關(guān)備案。
7、發(fā)票的保管期限
一般納稅人必須將經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)證相符、用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的增值稅專用發(fā)票作為記賬憑證進(jìn)入賬務(wù)處理，不得擅自退還給銷售方，并按規(guī)定將稅款抵扣聯(lián)裝訂成冊(cè)，進(jìn)行妥善保管，保管期限為5年，保存期滿后報(bào)經(jīng)主管國稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)之后銷毀。一般納稅人銷售的貨物，由先征后返或即征即退改為免征增值稅后，如果其銷售的貨物全部為免征增值稅的，應(yīng)按規(guī)定上繳結(jié)存的增值稅專用發(fā)票，沒有特殊情況不得領(lǐng)購和使用專用發(fā)票。