第一步啟動(dòng)UFO，建立報(bào)表

　　點(diǎn)取安裝UFO時(shí)自動(dòng)生成的UFO程序組可啟動(dòng)UFO.

　　啟動(dòng)UFO后，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)報(bào)表。點(diǎn)取“文件”菜單中的[新建]命令或點(diǎn)取新建圖標(biāo)后，建立一個(gè)空的報(bào)表，并進(jìn)入格式狀態(tài)。這時(shí)可以在這張報(bào)表上開(kāi)始設(shè)計(jì)報(bào)表格式，在保存文件時(shí)用自己的文件名給這張報(bào)表命名。

　　第二步設(shè)計(jì)報(bào)表的格式

　　報(bào)表的格式在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)，格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效?？赡馨ㄒ韵虏僮鳎?/p>

　?、僭O(shè)置表尺寸：即設(shè)定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。

　?、诙x行高和列寬。

　?、郛?huà)表格線。

　?、茉O(shè)置單元屬性：把固定內(nèi)容的單元如“項(xiàng)目”、“行次”、“期初數(shù)”、“期末數(shù)”等定為表樣單元；把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。

　?、菰O(shè)置單元風(fēng)格：設(shè)置單元的字型、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。

　?、薅x組合單元：即把幾個(gè)單元作為一個(gè)使用。

　?、咴O(shè)置可變區(qū)：即確定可變區(qū)在表頁(yè)上的位置和大小。

　?、啻_定關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置，如單位名稱(chēng)、年、月等。

　　設(shè)計(jì)好報(bào)表的格式之后，可以輸入表樣單元的內(nèi)容，如“項(xiàng)目”、“行次”、“期初數(shù)”、“期末數(shù)”等。如果您需要制作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表等，則可以利用UFO提供的財(cái)務(wù)報(bào)表模板自動(dòng)生成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表。UFO還提供了11種套用格式，可以選擇與報(bào)表要求相近的套用格式，再進(jìn)行一些必要的修改即可。

　　第三步定義各類(lèi)公式

　　UFO有三類(lèi)公式：計(jì)算公式（單元公式）、審核公式、舍位平衡公式、公式的定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行。

　　計(jì)算公式定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，在報(bào)表數(shù)值單元中鍵入“=”就可直接定義計(jì)算公式，所以稱(chēng)為單元公式。

　　審核公式用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的鉤稽關(guān)系是否正確，需要用“審核公式”菜單項(xiàng)定義。

　　舍位平衡公式用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用“舍位平衡公式”菜單項(xiàng)定義。

　　第四步報(bào)表數(shù)據(jù)處理

　　報(bào)表格式和報(bào)表中的各類(lèi)公式定義好之后，就可以錄入數(shù)據(jù)并進(jìn)行處理了。報(bào)表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行?？赡馨ㄒ韵虏僮鳎?/p>

　　①因?yàn)樾陆ǖ膱?bào)表只有一張表頁(yè)，需要追加多個(gè)表頁(yè)。

　　②如果報(bào)表中定義了關(guān)鍵字，則錄入每張表頁(yè)上關(guān)鍵字的值。

　　例如，錄入關(guān)鍵字“單位名稱(chēng)”的值：給第一頁(yè)錄入“甲單位”，給第二頁(yè)錄入“己?jiǎn)挝?rdquo;給第三頁(yè)錄入“丙單位”等。

　?、墼跀?shù)值單元或字符單元中錄入數(shù)據(jù)。

　　④如果報(bào)表中有可變區(qū)，則可變區(qū)初始只有一行或一列，需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中錄入數(shù)據(jù)。

　　隨著數(shù)據(jù)的錄入，當(dāng)前表頁(yè)的單元公式將自動(dòng)運(yùn)算并顯示結(jié)果。如果報(bào)表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報(bào)表匯總和合并報(bào)表。

　　第五步報(bào)表圖形處理

　　選取報(bào)表數(shù)據(jù)后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動(dòng)；圖形的標(biāo)題、數(shù)據(jù)組可以按照您的要求設(shè)置。圖形設(shè)置好之后可以打印輸出。

　　第六步打印報(bào)表

　　可控制扣印方向，橫向或縱向打印；可控制行列打印順序；不但可以設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳，還可設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)表的頁(yè)首和頁(yè)尾；可縮放打??；利用打印預(yù)覽可觀看打印效果。

　　第七步退出UFO

　　所有操作進(jìn)行完畢之后，不要忘了保存報(bào)表文件。保存后可以退出UFO系統(tǒng)。如果忘記保存文件，則UFO在退出前將提醒用戶(hù)保存文件。

　　在以上步驟中，第一、二、四、七步是必需的，因?yàn)橐瓿梢话愕膱?bào)表處理，一定要有啟動(dòng)系統(tǒng)建立報(bào)表、設(shè)計(jì)牿式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過(guò)程。在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，具體的操作步驟應(yīng)視情況而定。