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假設(shè)您要建立一個(gè)其中每個(gè)賬戶(hù)代碼均可出現(xiàn)多次的月度事務(wù)列表。在月末,您需要按賬戶(hù)代碼對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分類(lèi)匯總。以下是這5種方法的介紹:
注釋?zhuān)菏纠龜?shù)據(jù)集中的賬戶(hù)號(hào)碼在列A中,金額在列B中。數(shù)據(jù)區(qū)域是A2:B100,數(shù)據(jù)目前未排序。
方法 1:使用創(chuàng)造性的 IF 語(yǔ)句和“選擇性粘貼”
步驟如下:
按賬戶(hù)(列A)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。
在列C中創(chuàng)建一個(gè)公式,以持續(xù)對(duì)每個(gè)賬戶(hù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)匯總。例如,在單元格C2中創(chuàng)建公式:=IF(A2=A1,C1+B2,B2)
在列D中創(chuàng)建一個(gè)公式,以標(biāo)識(shí)特定賬戶(hù)的最后一個(gè)條目,例如,在單元格D2中創(chuàng)建公式:=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)
將C2:D2中的公式向下復(fù)制到所有行中。
復(fù)制C2:D100。在此區(qū)域仍處于選中狀態(tài)時(shí),單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”,單擊“數(shù)值”,然后單擊“確定”,將C2100中的公式改為數(shù)值。
按列D排序,降序排列。
對(duì)于在列D中值為T(mén)RUE的行,列A中是賬戶(hù)號(hào)碼的唯一列表,列C中是賬戶(hù)的最終動(dòng)態(tài)匯總。
優(yōu)點(diǎn):速度快。只需對(duì)寫(xiě)IF語(yǔ)句感覺(jué)敏銳。
缺點(diǎn):還有更好的方法。
方法2:使用“高級(jí)篩選”獲得唯一賬戶(hù)列表
這是一種獲得唯一賬戶(hù)號(hào)碼列表的方法:
突出顯示區(qū)域A1:A100。
在“數(shù)據(jù)”菜單上,指向“篩選”,然后單擊“高級(jí)篩選”。
單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”。
選中“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框。
選擇要在其中顯示唯一列表的工作表空白部分。將此位置鍵入“復(fù)制到”框中。
注釋單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”之前,“復(fù)制到”框顯示為灰色。
單擊“確定”。唯一賬戶(hù)號(hào)碼將顯示在輸入的位置。
輸入獲得結(jié)果所需的所有進(jìn)一步操作、數(shù)組公式等。
優(yōu)點(diǎn):比方法1快。無(wú)需排序。
缺點(diǎn):此后所需輸入的數(shù)組公式將使您頭暈。
方法3:使用“合并計(jì)算”命令
此方法使用“合并計(jì)算”命令,這有幾項(xiàng)要求:賬戶(hù)號(hào)碼必須在要匯總的數(shù)值字段的左側(cè)。每列上方必須有標(biāo)題。需要對(duì)其中包括左列中的賬戶(hù)號(hào)碼和頂部標(biāo)題的單元格矩形塊指定區(qū)域名稱(chēng)。在本例中,該區(qū)域?yàn)锳1:B100。
突出顯示區(qū)域A1:B100。
通過(guò)在名稱(chēng)框(在編輯欄左側(cè))中單擊并鍵入TotalMe之類(lèi)的名稱(chēng),對(duì)此區(qū)域指定區(qū)域名稱(chēng)。(也可以在“插入”菜單上單擊“名稱(chēng)”。)
將單元格指針置于工作表的空白部分。
在“數(shù)據(jù)”菜單上,單擊“合并計(jì)算”。
在“引用位置”框中,鍵入?yún)^(qū)域名稱(chēng)(TotalMe)。
在“標(biāo)志位置”部分,選中“首行”和“最左列”。
單擊“確定”。
優(yōu)點(diǎn):無(wú)需排序。可用一系列鍵盤(pán)快捷鍵將其實(shí)現(xiàn):Alt+D+N(區(qū)域名稱(chēng))、ALT+T、ALT+L、Enter。易于縮放。如果區(qū)域包括12個(gè)月份列,則結(jié)果將是每月的匯總。
缺點(diǎn):如果在同一工作表上再次使用“合并計(jì)算”功能,則需要通過(guò)使用Delete鍵從“所有引用位置”中清除舊區(qū)域名稱(chēng)。賬戶(hù)號(hào)碼必須位于數(shù)值數(shù)據(jù)的左側(cè)。這要比數(shù)據(jù)透視表稍慢,對(duì)于具有超過(guò)10,000個(gè)記錄的數(shù)據(jù)集,這會(huì)變得很明顯。
方法4:使用“分類(lèi)匯總”命令
這是一種很棒的功能。但因?yàn)榈贸龅臄?shù)據(jù)處理起來(lái)很陌生,所以與“合并計(jì)算”相比,您可能不常使用此功能。
按列A排序,降序排列。
選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。
在“數(shù)據(jù)”菜單上,單擊“分類(lèi)匯總”。
默認(rèn)情況下,Excel支持對(duì)最后一列數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總。這在此例中有效,但您往往必須在“選定匯總項(xiàng)”列表中滾動(dòng)才能選擇正確的字段。
單擊“確定”。Excel將在每當(dāng)更改賬戶(hù)號(hào)碼時(shí)插入一個(gè)新行,并進(jìn)行分類(lèi)匯總。
添加匯總后,您將看到小按鈕“1”、“2”和“3”顯示在名稱(chēng)框下,單擊“2”只查看每個(gè)賬戶(hù) 其中有匯總的一行。單擊“3”查看所有行。
優(yōu)點(diǎn):很棒的功能。極適于打印有匯總和每節(jié)后都有匯總的報(bào)告。
缺點(diǎn):必須先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。對(duì)于大量數(shù)據(jù),這可能會(huì)很慢。必須使用“定位”命令(“編輯”菜單),然后單擊“定位條件”才能只選擇可見(jiàn)的單元格,將匯總移動(dòng)到其他位置。必須使用“分類(lèi)匯總”命令(“數(shù)據(jù)”菜單),然后單擊“全部刪除”才能恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。
方法5:使用“數(shù)據(jù)透視表”
“數(shù)據(jù)透視表”是所有解決方案中最全面的。不必對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。數(shù)值列可位于賬戶(hù)號(hào)碼的左側(cè)或右側(cè)??奢p易使賬戶(hù)號(hào)碼向下或跨頁(yè)排列。
選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。
在“數(shù)據(jù)”菜單上,單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”。
單擊“下一步”接受步驟1中的默認(rèn)設(shè)置。
確保步驟2中的數(shù)據(jù)區(qū)域是正確的(通常是正確的),然后單擊“下一步”。
單擊步驟3中的“布局”按鈕。(Excel97用戶(hù)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到“布局”作為步驟3。)
在“布局”對(duì)話框中,將“賬戶(hù)”按鈕從右側(cè)拖放到“行”區(qū)域。
將“金額”按鈕從右側(cè)拖放到“數(shù)據(jù)”區(qū)域。
單擊“確定”。(Excel97用戶(hù)單擊“下一步”。)
指定是要將結(jié)果放在新工作表中還是放在現(xiàn)有工作表的特定部分內(nèi),然后單擊“完成”。
優(yōu)點(diǎn):快速、靈活、強(qiáng)大。即使對(duì)于大量數(shù)據(jù)也很快。
缺點(diǎn):有些令人望而卻步。
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