善用Word文檔版本功能跟蹤文檔修改歷史

來(lái)源: 互聯(lián)網(wǎng) 編輯： 2011/03/22 13:59:08　　字體：大小

　　如果希望得記錄對(duì)Office文檔的更改，可以在同一個(gè)文檔中保存多個(gè)文檔版本。由于 Microsoft Word 僅保存版本間的差別而不是每個(gè)版本的完整副本，該方法也可節(jié)省磁盤空間。保存文檔的幾個(gè)版本后，可以退回審閱、打開(kāi)、打印和刪除早期的版本。

　　保存文檔的一個(gè)版本

　　手動(dòng) 如果在任何時(shí)刻您希望保存文檔當(dāng)前狀態(tài)的一個(gè)“快照”，可以保存文檔的一個(gè)版本。例如，可以在送交審閱時(shí)保存一個(gè)版本，合并審閱修訂后再保存另外一個(gè)版本。

　　自動(dòng)在每次關(guān)閉文檔時(shí)，可以使 Word 自動(dòng)保存文檔的一個(gè)版本。如果您需要記錄文檔修訂的作者和時(shí)間(例如對(duì)于法律文檔)，該功能非常有用。

　　將版本保存為獨(dú)立的文件

　　在一個(gè)文件中保存了同一文檔的多個(gè)版本后，在以下兩種情況下，可以將特定的版本保存為獨(dú)立的文件：

　　當(dāng)送交審閱的文檔中包含多個(gè)版本，但只需發(fā)送最新的或特定的版本時(shí)。該方法可以防止審閱者打開(kāi)文檔的早期版本

　　如果要將文檔的某個(gè)早期版本與當(dāng)前版本進(jìn)行比較?？梢允褂?ldquo;工具”菜單上的“比較并合并文檔”命令比較不同的文檔。

　　注釋保存多個(gè)版本不同于保存文檔的備份副本，保存?zhèn)浞莞北驹O(shè)計(jì)用于確認(rèn)不發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或無(wú)意中的更改。啟用了“保存?zhèn)浞?rdquo;功能后，每次保存文檔時(shí)新的備份都會(huì)取代原有的備份。

　　防止文檔的版本信息丟失

　　將文檔另存為網(wǎng)頁(yè)時(shí)，雖然 Microsoft Word 保持了大量原有信息，但是不保存文檔的版本信息。若要保存版本信息，請(qǐng)?jiān)诹泶鏋榫W(wǎng)頁(yè)前將文件的一個(gè)副本保存為文檔。

【我要糾錯(cuò)】責(zé)任編輯：雨非

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